機關事業單位檔案管理信息化水平提升研究

趙閩麗

【摘要】機關事業單位由于工作內容較為多樣，對檔案管理工作要求較高，需要機關事業單位投入大量成本。面對這一局面，機關事業單位檔案管理工作引進互聯網技術，可以有效提升檔案管理工作的效率，將檔案管理人員從復雜多樣的工作中解脫出來，從而為機關事業單位的高效運行提供良好的后勤基礎。與此同時，機關事業單位檔案管理信息化，還有助于提升檔案內容的安全性。由此可見，提升檔案管理信息化水平，對機關事業單位的運行有著極其重大的作用。但是，機關事業單位檔案管理信息化過程中，仍存在一定的問題，需要管理人員加以重視，從而保障檔案管理信息化的順暢運行，提升機關事業單位的運轉效率。

【關鍵詞】機關事業單位;檔案管理;信息化

在機關事業單位的日常工作中，會對很多文書、影像等內容進行歸檔處理，為今后的工作提供理論基礎和佐證依據，提高機關事業單位工作人員的工作效率。在檔案管理工作中，由于檔案種類的復雜，檔案數量的龐大，將會給管理人員的工作帶來巨大的困擾。工作人員要想獲取相關資料，需要進行較長時間的等待，這就降低了工作人員的工作效率。與此同時，部分檔案在長期保管過程中出現損壞，也會影響檔案內容的完整性。因此，機關事業單位的檔案管理工作急需加強，這時引進互聯網技術的應用，實現檔案管理的信息化很有必要。

一、檔案管理信息化的必要性

（一）降低檔案管理人員的工作壓力。在以往的檔案管理工作中，管理人員需要對檔案進行整理，依據檔案不同的種類進行分類存放，這種情況下會給檔案管理人員帶來極大的工作壓力，需要檔案管理人員投入大量時間。通過實現檔案管理信息化，可以提升檔案的收集整理速度，幫助檔案管理人員建立檔案中心數據庫，增加檔案內容信息的安全性。機關事業單位可以根據自身需求，通過數據庫自主獲取相關檔案內容信息，大大降低檔案管理人員的工作壓力。

（二）提高檔案管理人員的工作效率。在機關事業單位檔案管理工作中，對庫存檔案的搜尋需要耗費較長的時間。而且機關事業單位工作多樣化帶來的檔案數量眾多問題，要求機關事業單位檔案管理需要擁有較大的工作空間，無疑加重了機關事業單位的負擔。檔案管理信息化，可以將眾多的檔案內容全部數字化，集中到互聯網檔案數據庫中，從而可以有效降低檔案管理工作的空間，提升檔案獲取的速度，提高檔案管理人員的工作效率，為機關事業單位的運行提供及時、高效的后勤支持。

（三）提高機關事業單位檔案的安全性。傳統的機關事業檔案大都由紙質文檔組成，在檔案管理過程中，易受外在因素影響，出現字跡模糊、紙張損壞、檔案遺失等問題。一旦檔案出現問題，將會影響檔案內容的嚴謹性，不利于機關事業單位工作的展開。檔案管理信息化，可以將傳統的紙質文檔轉換成數據信息，從而提升文檔保存過程中的質量，保證檔案內容的長期有效。與此同時，機關事業單位的部分檔案需要進行保密處理，傳統紙質文檔的保密性較差，檔案管理信息化，就可以實現檔案信息的加密，大幅度提升檔案的安全性。

二、機關事業單位檔案管理信息化的影響因素

（一）機關事業單位高層領導信息化意識不足。在檔案管理趨勢化發展進程中，部分機關事業單位的高層領導對信息化認知不足，認為檔案管理信息化，就是將所有的檔案內容錄入電腦系統。這種片面的認知，無疑會影響檔案管理信息化工作的開展，檔案管理信息化發展緩慢。與此同時，高層領導檔案管理信息化意識不足，也會導致機關事業單位不重視檔案管理人員的培訓工作，從而降低了管理人員對信息化的認知，對其工作的展開帶來不利影響。

（二）檔案管理信息化工作經費不足。檔案管理信息化工作的展開，需要大量基礎設施的配合。但是由于機關事業單位高層領導的不重視，對檔案管理工作的資金投入較少，導致檔案管理信息化進程缺少合理的基礎設備配合，無法順利開展，由于領導無法直接看到檔案管理信息化對機關事業單位工作的幫助，導致對檔案管理信息化工作不夠重視。檔案管理信息化工作陷入僵局。

（三）檔案信息化數據庫不完善。現階段，部分機關事業單位已經初步實現了檔案管理信息化，建立了檔案信息化數據庫。但是，與數據庫相匹配的基礎設施仍需完善，數據庫中的檔案內容無法實現實時共享，導致檔案內容的利用率低下。與此同時，數據庫中的檔案內容，只向單位內部開放，無法與其他機關事業單位達成交流，影響了檔案資源的有效利用。

（四）檔案管理信息化技術人才不足。由于受傳統檔案管理模式的影響，機關事業單位現有檔案管理人員大都對檔案管理信息化了解不夠充分，不具備相應的信息化管理知識，限制了檔案管理信息化工作的優勢發揮。與此同時，由于檔案管理信息化工作的高效開展，要求管理人員除了具備專業的檔案管理水平之外，還需要具備一定的計算機管理技術，而社會中雖然具備較多的信息化管理人才，卻對檔案管理信息化工作存在一定的認知不足問題。

三、提高機關事業單位檔案管理信息化的辦法

（一）提升機關事業單位高層領導的信息化意識。機關事業單位的領導應加強對信息化的認知，明確信息化是檔案管理工作的未來發展趨勢，提升自身對檔案管理信息化建設的支持力度。檔案管理信息化工程的建設，需要機關事業單位各部門之間相互協作、共同參與，要求機關事業單位領導協調好各部門之間的聯系，保障檔案管理信息化工程的順利建設。與此同時，機關事業單位領導應制定相應的獎懲措施，從而調動單位工作人員參與檔案管理信息化工程建設的熱情，全面推動檔案管理信息化工程的建設進程。

（二）加大檔案管理信息化的資金投入力度。由于檔案管理信息化工程的建設，需要大量設施設備的配合，這就要求機關事業單位，在既有資金的基礎上，加大對檔案管理信息化工程的資金投入力度，為檔案管理信息化工程的建設提供建設基礎。首先，投入大量資金購進基礎設施設備，為檔案管理信息化建設打好基礎。其次，機關事業單位應借助社會中的力量，不斷擴大自身的經濟效益，為檔案管理信息化工作提供更多的資金支持。

（三）加強檔案信息化建設力度。機關事業單位要想提升檔案管理信息化水平，就要構建完善的檔案信息化管理體系，對檔案管理人員的工作進行指導。首先，制定完善的檔案信息化管理制度，對檔案信息化管理的建設過程進行規劃，保障檔案管理信息化工作的高效運行。其次，對既有檔案進行格式的轉換，將傳統的紙質文檔轉換為數字格式，對其分類形式進行編制，提升檔案的查找速度。最后，提升檔案管理人員的互聯網信息技術水平，從而保障檔案在數據庫中的安全。

（四）提升技術人員的綜合素質。檔案管理信息化具備較為先進的技術水平，對檔案管理人員的工作水平有了新的要求。因此，機關事業單位應加強對技術人才的管理，提升技術人員的綜合素質。首先，機關事業單位應加強對高素質人才的引進，尤其是同時具備檔案管理與計算機技術的復合型人才，從而建立高素質的技術團隊，提升機關事業單位檔案管理信息化水平。其次，加強對檔案管理人員的培訓工作。現有檔案管理人員在長期的工作中積累了較為豐富的檔案管理經驗。針對這一現狀，可以單一加強現有檔案管理人員的計算機技術水平，降低機關事業單位的培訓成本。

四、結語

綜上所述，檔案管理是機關事業單位發展的重要資源，機關事業單位想要實現自身的突破發展，必須借助互聯網技術，實現檔案管理的信息化，提升檔案管理效率，從而為機關事業單位的發展提供堅實的后勤保障。

【參考文獻】

[1]秦莉莉.對機關事業單位檔案管理信息化建設的探討[J].辦公室業務，2017（12）：101.

[2]馬曉娟.事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2017（04）：83.

[3]脫連弟.新時代背景下如何提升機關事業單位信息化檔案管理[J].科技傳播，2018，10（11）：146-147.

[4]郭華鋒.信息化條件下機關事業單位檔案管理問題分析[A]."決策論壇——創新思維與領導決策學術研討會"論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院，2017.

[5]趙振宇.淺談現階段機關單位檔案信息化工作中存在的問題和對策[J].辦公室業務，2013（19）：77+88.

[6]鄭文龍.淺議信息化在機關事業養老保險檔案管理中的作用[A].第五屆世紀之星創新教育論壇論文集[C].北京中外軟信息技術研究院，2016.