制造業(yè)公司應(yīng)用ERP優(yōu)化內(nèi)部控制探討

唐瑛

摘要：現(xiàn)階段，ERP的應(yīng)用范圍也在不斷的擴(kuò)大。多數(shù)企業(yè)管理者從最初的懷疑、不認(rèn)可，到現(xiàn)在的能夠熟練使用，在企業(yè)管理的方方面面都能看到ERP的影子，ERP對于企業(yè)管理的影響已經(jīng)越來越深入。本文主要從ERP的概念、采用ERP進(jìn)行內(nèi)部控制的策略進(jìn)行了分析，需要優(yōu)化公司組織結(jié)構(gòu)、優(yōu)化公司業(yè)務(wù)流程、優(yōu)化人力資源管理、優(yōu)化企業(yè)的供應(yīng)鏈、優(yōu)化企業(yè)崗位資源;希望能有效提升企業(yè)內(nèi)部控制的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：制造業(yè)公司;ERP;優(yōu)化;內(nèi)部控制

ERP技術(shù)，在英語中的解釋為企業(yè)資源計(jì)劃，其主要依托計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資金流、人流、物流、信息流等各方面管理工作的充分融合，整合企業(yè)合作的供應(yīng)商的資源、客戶的情況，有針對性的制定企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)劃，為企業(yè)管理者尋找提升生產(chǎn)效率的方法、優(yōu)化企業(yè)經(jīng)營資金的使用、降低生產(chǎn)成本提供必要的數(shù)據(jù)支持，進(jìn)而改變傳統(tǒng)的經(jīng)營模式，創(chuàng)新企業(yè)的管理方法，提升企業(yè)的市場競爭力。信息時(shí)代，很多企業(yè)都在本企業(yè)的信息化建設(shè)方面投入了大量的人力、物力和財(cái)力，而ERP 又是企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)過程中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，其不僅融合了現(xiàn)代企業(yè)管理的方法，更體現(xiàn)了先進(jìn)的企業(yè)管理理念。本文就針對制造業(yè)公司在應(yīng)用ERP進(jìn)行內(nèi)部控制優(yōu)化的相關(guān)問題進(jìn)行了探討，希望能有效地提升企業(yè)內(nèi)部控制的質(zhì)量。

一、優(yōu)化公司組織結(jié)構(gòu)

在企業(yè)的發(fā)展中，借助ERP系統(tǒng)，合理規(guī)劃企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中的生產(chǎn)、采購、成本控制、運(yùn)輸、分銷、人力資源管理、庫存管理等各方面的工作進(jìn)行合理規(guī)劃，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的資源配置，進(jìn)而有效地提升企業(yè)的經(jīng)營效益。

要想提升企業(yè)管理的現(xiàn)代化程度，做好內(nèi)部控制工作十分有必要。所謂的內(nèi)部控制，主要指的就是企業(yè)的普通員工、董事會(huì)、中層管理人員以及監(jiān)理人員在實(shí)際的工作中采取必要的手段實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)的過程。建立合適的內(nèi)部控制目標(biāo)，主要的作用就是提升企業(yè)管理的合法性、保證企業(yè)資產(chǎn)的安全，降低企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。優(yōu)化公司的組織結(jié)構(gòu)，一個(gè)重要的目標(biāo)就是減少企業(yè)內(nèi)部控制的層次，使企業(yè)內(nèi)部的管理更加趨于扁平化，企業(yè)中的每一位管理人員都要有明確的職責(zé)，進(jìn)而有效地提升企業(yè)的管理效率[1]。同時(shí)要改變以往松散的管理方式，不斷上移企業(yè)的決策中心。現(xiàn)在的很多大型制造企業(yè)都會(huì)設(shè)置自己的計(jì)劃中心，個(gè)別企業(yè)也會(huì)要求企業(yè)內(nèi)部的某一職能部門來完成計(jì)劃中心的工作任務(wù)。計(jì)劃中心的工作人員會(huì)以企業(yè)的銷售任務(wù)以及實(shí)際銷售情況為基礎(chǔ)，調(diào)動(dòng)企業(yè)內(nèi)部資源，完成采購、生產(chǎn)以及部門協(xié)調(diào)等各方面的工作。在統(tǒng)一指揮、統(tǒng)一目標(biāo)的前提下，對企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行層層分解，確保企業(yè)在實(shí)際的發(fā)展過程中能更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，在激烈的市場競爭中找到自己的位置。

二、優(yōu)化公司業(yè)務(wù)流程

在ERP系統(tǒng)中，不同崗位職責(zé)的劃分和業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)充分體現(xiàn)了以往企業(yè)在內(nèi)部控制工作的開展過程中內(nèi)部牽制理念和不相容職務(wù)理念的應(yīng)用[2]。改變了以往業(yè)務(wù)經(jīng)辦崗位和監(jiān)督檢查崗位、授權(quán)批準(zhǔn)崗位、稽核崗位、會(huì)計(jì)記錄崗位之間職責(zé)劃分不明確，導(dǎo)致企業(yè)管理工作中，部分工作無人管或是重復(fù)管理的情況出現(xiàn)，對于各個(gè)崗位以及各個(gè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)進(jìn)行了明確的劃分，避免了企業(yè)管理中崗位職責(zé)和部門職責(zé)相容的問題，在企業(yè)內(nèi)部建立了崗位和部門之間相互制約、相互監(jiān)督，合理制衡的現(xiàn)代化的管理結(jié)構(gòu)。

三、優(yōu)化人力資源管理

應(yīng)用ERP對整個(gè)企業(yè)管理流程進(jìn)行梳理，就需要對企業(yè)現(xiàn)有管理人員的崗位職責(zé)進(jìn)行重新的劃分。要保證ERP 系統(tǒng)中信息的全面性，不僅要包括傳統(tǒng)的產(chǎn)品生產(chǎn)需要的物料清單、工時(shí)限制等方面的信息，產(chǎn)品的設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)信息等也都需要在ERP系統(tǒng)中有所體現(xiàn)，企業(yè)每一位工作人員在完成自己的本職工作的同時(shí)，也需要了解產(chǎn)品的銷售、供應(yīng)、生產(chǎn)等其他環(huán)節(jié)的工作，同時(shí)針對自己在實(shí)際工作中需要的信息，可以隨時(shí)在ERP系統(tǒng)中查詢，減少收集信息需要的時(shí)間，提升工作的效率。同時(shí)，ERP系統(tǒng)還能方便管理者實(shí)時(shí)追蹤產(chǎn)品的質(zhì)量情況以及生產(chǎn)進(jìn)度。在對員工的生產(chǎn)績效進(jìn)行考核的過程中，能夠最大限度地實(shí)現(xiàn)公平，無論是員工薪酬的確定，還是在崗位的晉升方面，都能做到讓員工心服口服。同時(shí)在企業(yè)內(nèi)部控制工作的開展過程中，對于一些特殊崗位的人員要設(shè)立強(qiáng)制休假制度，減少員工因疲勞生產(chǎn)而出現(xiàn)生產(chǎn)安全事故的概率，在關(guān)鍵崗位人員的離崗方面需要加強(qiáng)管理，避免企業(yè)重要商業(yè)機(jī)密泄露，威脅企業(yè)的發(fā)展，最大限度的減少企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

四、優(yōu)化企業(yè)的供應(yīng)鏈

制造企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)更好地發(fā)展，不斷提升自己的市場競爭力，企業(yè)的信譽(yù)是最基本的要素。要想維持自身在客戶了心目中的良好形象，除了要保證產(chǎn)品的質(zhì)量之外，保證交貨日期也是十分重要的一個(gè)因素。這需要企業(yè)在開展內(nèi)部控制工作的過程中，一方面要保證自身的生產(chǎn)速度，一方面要控制好原料供貨商的交貨時(shí)間[3]。負(fù)責(zé)企業(yè)采購的人員在采購?fù)ㄓ迷倪^程中，可以選擇國家供貨商進(jìn)行比較，從價(jià)格、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨時(shí)間、廠商信譽(yù)等多個(gè)角度出發(fā)進(jìn)行綜合考量。但是對于非通用元件以及核心元件的采購，必須加強(qiáng)與供應(yīng)商的交流，了解元件的生產(chǎn)工藝和生產(chǎn)進(jìn)度，做好交貨時(shí)間的控制，保證企業(yè)的生產(chǎn)工作能夠正常開展。

在實(shí)際的操作過程中，企業(yè)可以要求供應(yīng)商將生產(chǎn)信息隨時(shí)記錄到ERP系統(tǒng)中，對于一些需要長期合作的企業(yè)，也可以通過并購的方式來加強(qiáng)對供應(yīng)商的控制。尤其是對于現(xiàn)在的制造業(yè)來說，設(shè)備的銷售是企業(yè)在經(jīng)營過程中的一項(xiàng)十分重要的工作，但是企業(yè)在關(guān)注設(shè)備銷售方面的工作的同時(shí)，也需要加強(qiáng)對設(shè)備配件銷售工作的重視。企業(yè)銷售的設(shè)備在使用的過程中，每一個(gè)元件都有使用的壽命，需要定期進(jìn)行更換，才能保證設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。這就需要在設(shè)備銷售工作結(jié)束之后，銷售人員需要及時(shí)將銷售的時(shí)間以及不同元件的使用周期錄入到ERP 系統(tǒng)中，主動(dòng)出擊，做好設(shè)備配件的銷售工作，提升銷售的針對性，在充分發(fā)掘客戶的購買潛能的同時(shí)，密切與客戶之間的聯(lián)系，最大限度的減少客戶流失的情況，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的提升。

五、優(yōu)化企業(yè)崗位資源

在實(shí)際的運(yùn)營過程中，企業(yè)難免會(huì)出現(xiàn)過分倚重某位管理人員或是某位技術(shù)人員的情況，這樣的做法會(huì)在一定程度上加大企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，一旦重要崗位的員工離職或是出現(xiàn)其他情況，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的經(jīng)營工作或是生產(chǎn)工作陷入停滯的狀態(tài)。因此，在實(shí)際的管理過程中，要避免出現(xiàn)企業(yè)資源私有化的情況。使用ERP系統(tǒng)來健全企業(yè)的內(nèi)部控制制度就能有效地解決以上的問題。企業(yè)需要在實(shí)際的經(jīng)營過程中優(yōu)化崗位資源，加強(qiáng)對崗位員工的培訓(xùn)，使企業(yè)的員工能夠由專有的人才轉(zhuǎn)化成綜合性的人才。企業(yè)需要建立一套完善的培訓(xùn)系統(tǒng)，同時(shí)記錄員工在工作期間參加培訓(xùn)的情況，對員工的培訓(xùn)效果進(jìn)行考核，將考核結(jié)果與員工的晉升、工資浮動(dòng)等掛鉤。如此，一旦出現(xiàn)有員工離職或是因其他原因無法繼續(xù)工作的情況，就會(huì)有其他員工承擔(dān)相應(yīng)的崗位職責(zé)，降低企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

六、總結(jié)

綜上所述，對于制造企業(yè)來說，ERP系統(tǒng)不只可以輔助企業(yè)管理者開展管理工作，更能帶來企業(yè)管理方式的更新以及管理理念的轉(zhuǎn)變，從根本上提升企業(yè)的內(nèi)部控制質(zhì)量，在提升企業(yè)市場競爭力的同時(shí)，降低企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。但是需要注意的是，要做好企業(yè)內(nèi)部控制工作與ERP系統(tǒng)使用之間的整合，還需要管理者充分發(fā)揮自己的創(chuàng)新潛能，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢，提升企業(yè)的管理效能。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫玥璠，張真昊.怎樣的企業(yè)實(shí)施ERP后財(cái)務(wù)績效表現(xiàn)更好？——基于滬深兩市A股制造業(yè)上市公司的數(shù)據(jù)分析[J].經(jīng)濟(jì)科學(xué)，2011 （03）：105-117.

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