基于大數據時代的電子檔案管理研究

高琛琛

【摘要】檔案是一個公司或者一個部門在從事各種組織或者行政管理中出現的，多以一個檔案的形式進行保存。檔案一般包括：命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等等。檔案在不同的地方有著不同的分類，但卻有著共同的特征，就是其對個人和單位具有重要性。

【關鍵詞】大數據時代;電子檔案;傳統檔案

檔案具有客觀性、邏輯性、實用性和歷史性的原則，保管期限有永久和定期兩種類型。在事業單位或者企業長期發展的過程中，會產生許多種類不一的檔案，因此為了保障人們的工作效率，就需要及時地對文書檔案進行收集和歸檔處理。檔案因為其本身復雜繁多，在分類收集和歸檔等過程中很容易出現問題。大數據時代的到來在一定程度上改善了傳統檔案的弊端，電子檔案的出現可以稱得上是劃時代的變革，使檔案管理者的工作效率大大提升，還減少了傳統檔案損害和丟失的幾率。但是電子檔案依然存在著一些急需解決的問題。

一、檔案的特點——以人事檔案為例

人事檔案就像一個人的自傳。人事檔案中包含了一個人的政治面貌、工作經歷、是否有犯罪記錄等具體情況，是了解一個人最直接最快捷的方式。一個人無論去哪個學校讀書上班，學校或者企業首先是通過人事檔案來做出第一印象的，另外人事檔案又與社會各項權益息息相關。一份比較完整的人事檔案，基本上就是一個人的人生縮影。下面以人事檔案為例，簡單介紹其特點。

（一）機密性。學校教職工檔案以及學生檔案包含眾多個人正確和過失的保密內容，并且有的檔案還涉及一些重要的真實事件和舉報他人的相關內容，這些內容可能會與國家的安危和社會的和諧有關，因此，人事檔案具有機密性的特點，所有人都不能隨意查看和泄露其中材料里的任何內容。

（二）流動性。人事檔案是跟隨著本人一起流動的。當這個人在上學讀書時，檔案就被保存在學校里，有學校專門人員進行保管和填寫。當這個人大學畢業了，步入工作崗位，就由所在單位進行保管和填充。人去了哪里，檔案就應該隨著該人去哪里，這就是人事檔案所具備的流動性特點。

二、大數據時代電子檔案存在的必要性

電子檔案包含眾多類型，不管是企業的文書檔案還是學校的人事檔案等等都是非常重要的。當一項偉大技術到來的時候，是張開雙臂勇敢擁抱，還是躲在角落掩耳盜鈴，這是值得每個檔案管理者深思的問題。由于大數據時代的到來，檔案種類增多，數量也急劇增長，迫切需要電子網絡來分擔壓力。下面以辦公室檔案及學校人事檔案為例，闡述大數據下電子檔案存在的必要性：

（一）辦公室檔案的收集和歸檔工作得不到重視。許多事業單位和企業不太重視檔案的管理工作，很少有企業愿意專門聘請一個專門進行分類收集和歸檔的工作人員。一般情況下，為了節省人員和工資，會找一個在其他部門任職的工作人員兼職。因此，即使目前檔案對事業單位和企業的運行非常重要，但是由于上層領導不夠重視，找的工作人員不夠專業，不知道具體怎么收集，怎么存檔，使得檔案在查找、保存和交接等工作進行的時候非常困難。另外，兼職或者某些工作人員的責任心不夠強，在應對如此繁瑣且枯燥的工作時很有可能抱有應付心理，隨意擺放，不好好保存，使檔案受到損壞甚至丟失。

（二）學校教職工的檔案信息不夠全面。檔案的建立不是一蹴而就的，它需要各個階段不斷填充。但是在上學讀書的階段，學生的檔案總是不太詳細。某些學校認為，學生的檔案不是特別重要，教師和學生都不夠重視，甚至還會讓學生自己填寫其中的內容。最終導致小學和中學階段的個人信息不夠全面，出現了許多漏洞。隨著學生大學畢業，步入社會，找工作時，常常會因為上學時的檔案信息不全，帶來許多不可避免的麻煩，為今后的職業生涯帶來一定的阻礙，影響個人的職業發展。

（三）文書檔案很容易受到損失。首先要明確的一點是：現在人們使用的檔案基本上都是紙質的，稍微保存不當就可能會出現損失。例如：連降暴雨使得辦公室進水導致文件被水淹沒。或者沒有采取措施導致文件被蟲子老鼠之類的動物啃掉一部分。亦或者辦公室突然失火，造成檔案被大火燒毀。這些天災人禍都是難以預測的，眾多意外因素可能會導致檔案出現問題。就學校而言，人事文檔的補救方式非常麻煩，需要去小學、初中、高中、大學以及工作過的所有用人單位一一進行補辦，勞神費力，還不一定能夠使文檔完整且準確，如果管理人員不提前防范，而且由于檔案自身的材質，沒有辦法挽救，就會蒙受巨大的損失。

三、大數據時代電子檔案管理策略

（一）樹立風險意識，提高電子檔案的安全性能。雖然電子檔案避免了查找困難、容易丟失和損壞等問題，但仍然存在著很大的風險。網絡的出現必然會孕育出一些心術不正卻技術高超的“黑客”。他們可以攻克網站的重重守衛，篡改文檔或者使其丟失。由于電子檔案從空白到完善需要經歷好幾個階段和步驟，從生成到共享，每一步都蘊含著無形的危險，如果檔案管理人員沒有發現這些隱形的危險，就不能做到對癥下藥。電子檔案無論是對個人還是對企業單位的重要性都是不言而喻的，管理工作人員務必擁有面對隨時可能出現危險的意識，對平常運營和管理中經常出現的危險熟記于心，對于破解這些危險的方法更要牢牢掌握，以謹慎從容的辦事心態面對無形的風險，爭取將危險消滅在萌芽狀態。

（二）完善電子檔案的管理。正如上文中一直強調的那樣，電子檔案的填充和存檔工作雖然瑣碎，不太起眼，但卻會在很大程度上影響企業和單位的運營和日后的考證。因此，企業和單位的高層領導要以身作則，在思想上加強重視，定期印發一些宣傳文件或者召開會議，以具體的事例來說明文檔的重要性。填寫文檔的人員要寫的詳細具體，材料充足;收集和歸檔的工作人員要認真核對，及時收集文檔，并且準備存檔。對于一個單位或者一個企業而言，只有高層的領導者認真對待，才能樹立良好的風氣，使下面的工作人員更加認真地對待工作。企業和事業單位要從思想上發生改變，充分認識到檔案的重要性，要舍得投入人員和資金。目前，電子檔案管理者大都薪資不高，文化水平和專業水平不足，因此，企業和公司要從根本上進行改變。首先，在應聘時要聘請所學專業與文檔管理相近的專業，學歷最好是在本科以上，會熟練使用計算機還要擁有修復網絡等技能。其次，要在工作人員上崗前，進行專業的培訓。讓工作人員了解文檔的分類方法。如何調取和填寫文檔？怎樣進行歸檔？按照什么條件對文檔進行分類……這些培訓在日后的工作中是非常有必要的。最后，要對文檔管理工作人員進行定期考察，對于收集及時、歸檔認真的人員可以按照制度進行獎勵，而對于那些工作不負責任，文檔隨意擺放的人員進行嚴格的處理，只有做到賞罰分明，才能激發工作人員的工作熱情。

（三）建立科學合理的數據庫。電子檔案要做到方便調取，就必須建立科學合理的數據庫。首先，就分類而言，有以下幾種類型：第一種：保管期限-年度分類法，就是先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。第二種：年度-保管期限分類法，即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類。第三種：年度-組織機構-保管期限分類法等等。其次，要制定具體的分類方法，什么文件應該放在哪個文件夾中或者哪個硬盤里，要求在具體的時間內做好文檔分類并且準確歸檔。這些方式都是建立科學合理數據庫時最為基本的。

四、結束語

檔案對于企業和事業單位的重要性不言而喻。大數據時代，電子檔案的興起于推廣切實解決了傳統檔案存在的弊端，但因為網絡的復雜性，電子檔案在管理上也有著很大的風險。而要真正使檔案的管理工作更加嚴謹，就需要領導者和工作人員提高重視，端正態度，采取有效的措施加以避免。

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