影響歸檔文件材料完整性的因素及其對策

韓麗

摘? 要：檔案資料的完整與否，直接影響著檔案功能的發(fā)揮。只有保障歸檔文件材料的齊全完整，才能真實、系統(tǒng)地反映組織機(jī)構(gòu)的工作面貌和歷史沿革，充分發(fā)揮檔案的作用。影響檔案資料完整的因素很多，但不乏解決問題的方法和途徑。本文通過對工作實踐的思考與總結(jié)，就影響歸檔文件材料完整性的因素及對策進(jìn)行了探索。

關(guān)鍵詞：文件歸檔;完整性;影響因素

在檔案管理實踐中，總有一些因素讓管理者困惑，其中歸檔文件材料的不完整是常見的問題之一。歸檔文件材料的不完整直接影響到檔案質(zhì)量和檔案的運(yùn)用功能，是個不容忽視而亟待解決的問題。

1 歸檔文件材料完整性的重要意義

檔案工作的根本目的就是為人們的工作、學(xué)習(xí)、生活和經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展提供服務(wù)，所以歸檔文件材料的齊全和完整就顯得尤為必要和重要。歸檔文件材料的齊全完整，就是在收集的過程中把分散在各部門、個人手中或散失在其他地方的檔案資料，分別集中到檔案專業(yè)管理部門實行集中統(tǒng)一管理。檔案資料的完整與否，直接影響著檔案功能的發(fā)揮。只有保障歸檔文件材料的齊全完整，才能系統(tǒng)地、真實地反映組織機(jī)構(gòu)的工作面貌和發(fā)展的歷史沿革，充分發(fā)揮檔案的作用。通過檔案利用去促進(jìn)歸檔文件材料的完整性，從而完善今后歸檔文件材料的收集工作，豐富組織機(jī)構(gòu)的檔案存儲量，對規(guī)范、提升組織機(jī)構(gòu)全面管理具有積極的推動作用。

2 歸檔文件材料完整性方面普遍存在的問題

作為一個立檔單位，歸檔文件材料的來源主要有兩個渠道，問題也普遍出在這兩個方面。

一是發(fā)文，就是立檔單位內(nèi)部制發(fā)的文件材料，包括發(fā)往上級、平級和下級的文件。一份完整的歸檔文件材料包括發(fā)文處理單、定稿和加有印章的正文。為了保證文件的完整，組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部需要發(fā)文的單位首先要填寫發(fā)文處理單，然后連同底稿送往文書處理部門，再經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審核、簽發(fā)后打印制成正式文件。檔案管理實踐發(fā)現(xiàn)，需要歸檔的文件不是缺少底稿，就是份數(shù)不夠，再者就是格式不規(guī)范，偶爾還有文號重疊和遺漏的情況，說明我們的發(fā)文環(huán)節(jié)還有疏漏之處。這樣就給每年的歸檔工作增加了不小的難度。

二是收文，就是立檔單位收到來自外部的所有文件，這包括上級、平級和下級的文件。從每年的檔案整理和利用情況來看，收文的缺失情況比較普遍和嚴(yán)重。有的文件有請示少批復(fù)，有的有批復(fù)少請示;有的文件急需查閱，結(jié)果一查有登記沒歸檔;有的部門點著文件標(biāo)題去查找，結(jié)果一查既沒登記也沒歸檔。這種情況追查的結(jié)果多半是散落在領(lǐng)導(dǎo)辦公室內(nèi)，或者是散落在承辦者的手里，極個別也有丟失的現(xiàn)象。

3 歸檔文件材料出現(xiàn)缺失的原因

造成歸檔文件材料缺失的原因是多方面的。總的來說，文書檔案一體化還沒有深入人心，重視檔案工作還沒有形成氛圍，檔案意識還比較淡薄，在非管理部門存在“用時重要平時不要”的現(xiàn)象。各部門之間缺乏協(xié)調(diào)和系統(tǒng)性，在文書材料形成之后，往往沒有兼顧將來材料的歸檔和管理，造成文書和檔案脫節(jié)，使后續(xù)的歸檔工作費時費力，加大了成本。導(dǎo)致來文缺失還有一個重要的原因，就是由單位領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門從上級或其他單位和部門捎回的文件處理不規(guī)范，這些文件有的沒有經(jīng)過登記就交承辦部門或單位處理了，搜集比較困難，歸檔自然也不樂觀。

4 保障歸檔文件材料完整性的對策

檔案資料在關(guān)鍵時候能發(fā)揮四兩撥千斤的作用。但是，因為檔案管理少有顯山露水的機(jī)會，所以往往引不起人們的重視。要想保障歸檔文件材料的完整性，首要的是提高大家對檔案和檔案工作重要性的認(rèn)識，使大家都理解檔案工作，關(guān)心檔案工作，支持檔案工作，這樣才能保障檔案的完整性，才能更加有效地發(fā)揮檔案的作用。

第一，加強(qiáng)檔案管理人員和文書處理人員的培訓(xùn)工作，提高他們職業(yè)自豪感、責(zé)任感和工作的協(xié)調(diào)性。文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，文書處理和檔案工作是一個緊密聯(lián)系、相輔相成的統(tǒng)一體。但在實際工作中，他們又是兩個不同的業(yè)務(wù)主管部門，因此只有通過不斷學(xué)習(xí)，提高專業(yè)素質(zhì)，增強(qiáng)大局意識，加強(qiáng)協(xié)調(diào)合作，才能實現(xiàn)文檔一體化，保證文件的質(zhì)量與數(shù)量，文件的完整歸檔就有了必要的前提。

第二，保障內(nèi)部文件材料的完整性，文書處理人員這一環(huán)節(jié)非常重要，主要是把好用印這一關(guān)。文件在用印時，印章管理人員應(yīng)該對文件的文號、底稿和份數(shù)進(jìn)行認(rèn)真檢查，以防漏號或重號，用印后2份正文和底稿一并留存，待年底移交檔案室進(jìn)行文件的歸檔和整理。如果這一關(guān)把得好，對發(fā)現(xiàn)的問題就能及時采取補(bǔ)救措施，問題就能解決在萌芽狀態(tài)，基本能保障內(nèi)部文件的完整性，就為將來的歸檔打下了良好的基礎(chǔ)。

第三，保障外來文件的完整性，主要是把好登記這一關(guān)。當(dāng)收到外部來文時，文書處理部門應(yīng)該按程序簽收、登記和填寫收文處理單，然后再按照程序進(jìn)行閱辦落實。除此之外，應(yīng)經(jīng)常主動到各領(lǐng)導(dǎo)辦公室和業(yè)務(wù)單位詢問查收，看看是否有從外部捎回而沒有經(jīng)過登記的文件，如果有，就及時補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。

第四，承辦單位要有檔案意識。在文件閱辦過程中，收文處理單上會有領(lǐng)導(dǎo)批示的具體承辦單位，這時承辦單位宜保留復(fù)印件，而原件應(yīng)由文書處理部門統(tǒng)一保管，待年底移交檔案部門整理歸檔。如果承辦單位留下原件，貫徹落實過程中又不重視時間節(jié)點，隨著時間的推移，這些文件往往會散落在承辦人手中而被遺忘甚至丟失。所以要保障歸檔材料的完整性，承辦者這一環(huán)節(jié)也不能忽視。

第五，領(lǐng)導(dǎo)者要有檔案意識，重視檔案工作，支持檔案工作。一方面要加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，營造重視檔案工作氣氛，另一方面，領(lǐng)導(dǎo)者在保障檔案資料的完整性上也扮演著重要的角色。因為領(lǐng)導(dǎo)和上級部門接觸較多，上級的許多重要文件不是通過郵寄而是通過領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)交的。由于領(lǐng)導(dǎo)忙，有的文件沒有登記就直接交有關(guān)部門辦理了。這種情況最易于丟失，而且查無對證。如果不是日后到檔案室查閱使用，檔案室就可能不知道這些文件的存在。所以領(lǐng)導(dǎo)從上級部門捎回的文件，也應(yīng)該按照收文的程序辦理相關(guān)手續(xù)。

第六，依法啟動問責(zé)機(jī)制。檔案管理工作是一個系統(tǒng)的工程，從文件的生成、到流轉(zhuǎn)、到歸檔要經(jīng)過多個環(huán)節(jié)，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可能影響到檔案資料的完整性，依法管理是可靠保障。《中華人民共和國檔案法》第五章第二十四條第一項規(guī)定，“損毀、丟失或者擅自銷毀屬于國家所有的檔案的”，根據(jù)情節(jié)輕重，給予行政處分;造成損失的，責(zé)令賠償損失;構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。《中華人民共和國檔案法實施辦法》第五章第二十七條第六項也規(guī)定，“檔案工作人員、對檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守，造成檔案損失的”，依法給予行政處分。所以要保障檔案資料的完整性必須認(rèn)真貫徹落實有關(guān)法律法規(guī)，規(guī)范各個環(huán)節(jié)，依法啟動問責(zé)機(jī)制，追究造成檔案損失責(zé)任人的責(zé)任。

歸檔文件資料收集的完整與否，直接影響檔案資源的存儲和提供服務(wù)的質(zhì)量與效率。保障檔案資料的完整性，需要從源頭上遏制存在的問題，即健全檔案管理的體制機(jī)制，樹立全社會的檔案意識，重點施策，綜合治理，依法科學(xué)地管理檔案。

（作者單位：河南省陸渾水庫管理局?? 來稿日期：2019-12-20）