新時期高校檔案利用服務工作初步研究

鄒詩華

摘要：現在我國社會經濟的發展速度已經逐漸趨向于更為快速的狀態，在這樣的環境下，檔案的重要性也變得越來越明顯，而且檔案利用服務工作也隨之產生。對于高校來說，檔案利用服務工作的存在不僅可以提升高校的建設水平，同時還可以使教師自身的教學質量得到保障。所以下文將對新時期下高校檔案利用服務工作進行研究。

關鍵詞：新時期;高校;檔案利用;服務工作

其實對于檔案這一詞語來說，大多數人對其都不陌生，但是檔案利用服務工作的存在，卻是很少有人知道的。對于高校的檔案來說，其所記錄的就是高校從建立以來的歷史，這些歷史都是高校中的每一位領導、每一位教師以及每一位學生共同制造的，而且也是每一個人對高校進行了解的一個重要資料。但是現在我國社會經濟的發展腳步已經變得越來越快，所以在這樣的環境下，高校就要考慮怎樣才可以使相關的檔案工作可以與社會經濟的發展始終保持一致，同時現在各個高校之間的競爭也變得越來越激烈，在面對這一情況的時候，高校中的領導也要去思考怎樣才可以提升自己的競爭力。

1 高校檔案利用服務過程中存在的問題

1.1 高校檔案利用服務的對象單一

對于高校來說，其檔案利用服務所面對的對象主要是學生，其次才是老師或者是學校另外的一些工作人員，這樣的工作情況會在很大程度上阻礙高校檔案服務工作的發展。其實高校的檔案利用服務工作主要意義是為了高校可以朝著更好的方向發展，同時也為高校提供一些可以發展的方向等。但是由于高校檔案利用服務的對象相對來說比較單一，而且大多數情況下，高校檔案利用服務工作都是不具有對外開放性的，所以這樣一來高校就很難提升自身的知名度，同時還會在一定程度上阻礙高校的發展。

1.2 檔案利用服務工作的觀念陳舊

對于我國的任何一個行業來說，相關工作人員在對檔案進行管理的過程中，所使用的大多都是比較傳統的管理模式，同時在管理過程中所秉承的觀念相對來說比較傳統，大部分管理人員都會認為檔案是具有最高程度的保密性的，對于單位外部人員來說，都不能隨意對檔案進行查看。但是現在我國已經逐漸轉變為了一個信息化的時代，所以以往的檔案管理模式已經不再適合現在的時代發展背景。對于我國的檔案管理來說，工作人員所秉承的工作原則基本上都是“你借我調”，這種檔案的使用模式具有很大程度的被動性，而現在高校的檔案利用服務工作也是如此，如果高校檔案利用服務工作長期處于這一狀態，那么檔案自身所擁有的使用價值根本得不到完全的發揮，同時高校自身的競爭水平也就很難得到提升。

1.3 傳統的工作方式跟不上時代發展的步伐

現在我國的檔案管理工作人員大多數都缺乏一定程度的創新意識，在對檔案進行收集以及管理的過程中，從始至終使用的都是同一種工作模式。現在我國的信息技術已經處于了一種高速發展的階段，而且網絡在社會上也得到了更加廣泛的普及，雖然檔案基本上都是以紙質的形式存在，但是現在已經是信息時代，紙質檔案已經無法滿足社會在發展過程中的要求。同時管理人員在對紙質檔案進行管理的過程中，出現工作失誤的概率相對來說還比較高。除此之外，對于高校檔案利用服務工作來說，其中所包含的檔案基本上都不是最原始的檔案，如果相關的工作人員想要查找原始檔案或者是查找更為詳細的檔案，那么就需要通過檔案館才可以得到。但是檔案管的存在很大程度上束縛了整個高校檔案利用服務的工作效率，同時還會對其發展造成一定程度的影響。

2 新時期高校檔案利用服務工作出現問題的原因

2.1 高校缺乏檔案意識

現在對于我國的高校來說，其工作重點基本上都放在了學生身上，很少會有高校去重視對于檔案的管理，甚至有些高校中，存放時間相對來說比較長的檔案很有可能已經丟失。除此之外，基本上只有高校中的領導才能對所存放的檔案進行查看，基本不對外開放。在這樣的環境下，連高校都沒有重視檔案的管理，那么相應的檔案管理人員也就根本不會嚴格的執行自己的工作，這也就會在很大程度上阻礙高校檔案利用服務工作的發展。

2.2 檔案管理方面的資金相對來說比較少

高校中的領導基本上都沒有對檔案管理工作有過多的重視，所以高校對于整個檔案管理工作所投入的資金相對來說就會比較少，由于投入資金的缺乏，這也就會導致整個檔案的管理模式處于落后的狀態，同時高校中相關的檔案管理人員也無法去學習一些與時俱進的管理模式以及管理理念等，這樣一來整個高校檔案利用服務工作也就無法發揮出自身最大的作用。除此之外，資金的缺乏還會導致檔案管理人員所使用的設備相對來說比較落后，對管理人員的工作效率造成很大程度的影響。最后對于那些長期存放的紙質檔案來說，這些檔案會受到存放環境的影響，產生潮濕發霉的現象，而由于管理設備的落后，這些檔案都無法得到較高程度的還原，最終這些檔案只能被廢棄掉，對高校的發展造成一定程度的影響。

2.3 檔案管理工作對于經濟的發展無關緊要

其實大多數人都認為檔案管理工作的存在意義并不大，檔案管理工作的情況也根本不會影響到我國整個社會的經濟發展。正是因為人們的這種意識，使得檔案管理工作在高校中根本得不到應有的重視，整個高校的發展也會止步不前。其實如果檔案管理工作的水平以及質量可以得到保障，那么高校在發展的過程中就會因為該項工作的存在獲取更多的利益，高校領導一定要對檔案的重要性以及檔案管理工作的重要性有一個充分的認識。

3 解決高校檔案利用服務工作中的問題途徑

3.1 實行網絡化管理，擴大服務范圍

在信息化的今天，以往的檔案管理模式已經很難滿足現在社會發展的需求，所以現在高校可以針對檔案管理工作實行網絡化的管理。網絡化管理的存在不僅可以在很大程度上提升檔案管理人員的工作效率，同時還可以為高校在檔案管理工作中節約更多的物資以及人力等，其實更為重要的是，網絡化管理模式會在最大程度上降低檔案丟失的概率，也會減少管理人員在對檔案進行管理時出現失誤的頻率。最后，高校還可以把整個檔案利用服務工作的覆蓋的范圍進行適當的擴大，以便可以有更多的人可以因為高校檔案利用服務工作的存在得到相應的便利，而且整個檔案查詢工作的程序也可以變的更加簡易，節省人們的時間。

3.2 轉變檔案利用服務工作的服務觀念，與時俱進

對于我國高校的檔案利用服務工作來說，大部分工作人員所持有的觀念基本上都是比較傳統的，這些工作人員普遍認為，該校檔案利用服務工作只能為高校中的教師以及學生提供相關的服務，其他人員并不享有該項權利。如果檔案長期存放在這樣的工作觀念下，那么不但檔案自身的價值得不到充分的利用，同時方案利用服務工作的質量也無法得到保障。所以針對這一情況，工作人員在面對那些可以公開的檔案時，就可以適當的對服務工作范圍進行擴大性調整，以便更多的人都可以享受到這一服務工作所帶來的便利。同時，相應的工作人員還要注意，一定要根據我國社會的發展情況對自己的工作觀念進行不斷的更新，使其保持在與時俱進的狀態。

3.3 改變檔案管理的工作方式

經過調查結果可以顯示，現在我國大多數檔案管理人員所使用的工作方式都存在著一定程度的問題，比如不適合現在社會的發展，或者是不符合所在學校的發展情況。所以針對這些工作方式的問題，檔案管理人員就需要對自己的管理模式進行改變，對于高校中的檔案管理來說，就一定要結合高校的實際發展情況以及社會的發展情況的那個多個方面，創建出具有科學性的管理制度，挑選適合高校的管理模式，只有這樣，整個檔案管理工作的水平才可以得到提升。同時，現在社會對于整個檔案管理的要求已經不再停留在速度以及精準度的標準上，而是又對其提出了要具有科技性的要求。所以檔案管理人員一定要對自己的工作方式進行改變，同時在改變的過程中，還要注意一定要符合高校檔案利用服務工作，以便這一工作可以更加順利的開展。

3.4 培養新型的檔案管理人才

現在，我國高校中大部分檔案管理人員的年齡相對來說都比較大，同時其秉承的思想相對來說也比較傳統，如果高校領導想要對其思想進行轉變，那么在短時間內是根本實現不了的，甚至也有可能是根本不能實現的。所以針對這一情況，高校就可以選擇聘請富有經驗的管理人員去培養出新一批的檔案管理人才，并且對整個檔案管理工作的制度以及模式及等進行改革。這樣一來，高校中的檔案管理工作才可以更加滿足檔案利用服務工作的要求，同時新的檔案管理人才也可以在很大程度上使得整個檔案管理工作的效率得到提升。

4 結束語

總之，高校檔案利用服務工作的存在，不僅可以使高校所擁有的檔案發揮自己最大的價值，同時還可以推動整個高校的發展。但是高校檔案利用服務工作順利開展的首要前提是領導一定要給予檔案管理工作足夠的重視，此外相應的管理人員還要改變自己的管理觀念以及工作方式，只有這樣才可以保證檔案利用服務工作可以更加順利的開展。

參考文獻：

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