基于智慧校園環(huán)境下的高職院校檔案信息化建設

陳靜

摘 要：隨著社會的發(fā)展，科技的進步，高職院校的檔案信息化建設逐漸提上日程。學校的檔案信息化建設關系到一所學校的校園管理水平，它不僅事關于一所學校的形象也關系到學校在教育領域的評估，所以基于智慧校園環(huán)境下的高職院校檔案信息化建設刻不容緩。因此，本文將對高校檔案信息化建設的重要性和措施展開論述。

關鍵詞：高職院校 信息化 檔案 建設

由于互聯(lián)網(wǎng)和電子商務的普及，人們的管理水平更上一個階層，信息化可以幫助人們更好的管理歸納日常文件，極大的便利了人們的生活。然而目前許多高校的檔案管理方式還停留在過去古老的人工管理方式，此方式繁瑣易錯，并且不能完全地融入信息化管理，它們沒有足夠的設備用于管理，也缺乏相應的人才和信息化管理體制，所以這就導致了檔案的利用率極低，因此關于高校的檔案信息化建設還有很長的一段路要走。^[1]

一、高職院校檔案信息化建設的重要性

1.檔案的存儲環(huán)境

由于檔案的紙質(zhì)性，再加上沒有較理想的存儲環(huán)境，所以檔案的保存成了一個極大的難題，保存的時間過長，檔案就會出現(xiàn)字跡模糊、受潮、紙張變色等不好的現(xiàn)象，再加上由于長期的借閱和閱讀，紙質(zhì)邊緣多處出現(xiàn)磨損，加大了檔案管理工作的難度，再者就是如果遇上火災或者是到了夏天蚊蟲的破壞就會導致檔案缺失的現(xiàn)象發(fā)生。所以引進檔案管理的信息化建設，把檔案資料存儲于電腦的硬盤里便會有效的避免這些現(xiàn)象的發(fā)生同時還可以備份資料，極大地方便了檔案管理工作。^[2]

2.信息化利于檔案保存

信息化是當今時代的一個潮流和趨勢，大數(shù)據(jù)已經(jīng)讓這個世界變得越來越先進，傳統(tǒng)的檔案儲存方式加大了管理的難度，且時間長了檔案會出現(xiàn)字跡受損保存不完整的現(xiàn)象不利于查閱，所以信息化的管理方式很好地克服了這一方面的缺點，以科學的信息化作為依托為檔案管理工作提供了安全的保障，也提高了管理的效率。^[3]

3.方便檔案管理

眾所周知，傳統(tǒng)的檔案管理工作耗時、耗力、耗神，整個過程從整編到分類再到編排其工作復雜繁瑣又枯燥，并且極易出現(xiàn)整理錯誤，因此應用網(wǎng)絡信息化管理檔案便能有效地避免這些問題，運用計算機的分類管理功能可以讓管理實現(xiàn)自動化，并且計算機強大的功能使其對待數(shù)據(jù)處理非常的精確，可以極大地縮小檔案管理的容錯率。

4.可控制檔案的查閱和借閱

傳統(tǒng)的檔案借閱和查閱的方式都是檔案管理員手動去檔案架根據(jù)檔案的分類和編號拿出借閱人或者查閱人所需的檔案，這樣不僅浪費時間也浪費精力，極大地降低了工作效率。所以如果引入信息化系統(tǒng)和檔案管理相結合，就可以直接在信息系統(tǒng)上檢索需要的檔案，并且可以選擇多種檢索方式，無論是組合檢索還是分類檢索都可以根據(jù)借閱人想借閱的資料選擇最佳的檢索方式，這樣無形中就提高了工作效率，也減少了借閱人或者查閱人等待的時間，方便了他人也方便了管理者，是個一舉多得的好方式。除了方便管理人員進行檔案借閱管理以外，最重要的是可以提醒借閱人及時歸還檔案，不會遺忘，因此管理員可以通過計算機結合檔案上的二維碼設置借閱者的借閱期限，逾期就要扣錢，這樣可以提醒借閱者及時的歸還檔案，有利于管理員的管理也避免了檔案缺失等情況的發(fā)生。

5.提高管理檔案部門的工作效率

計算機的特點就是精確、高速，運用計算機可以處理龐大的數(shù)據(jù)庫，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，科技的進步，計算機的運算效率和系統(tǒng)都在不斷地精進，已經(jīng)大大超出了人腦的運算效率，成為人們?nèi)粘＾k公不可缺少的工具。同樣檔案管理工作也是如此，運用信息管理可以讓工作人員從復雜的手頭工作解脫出來，只通過計算機進行簡單地操作便可完成管理檔案等相關的工作，大大提高了檔案管理工作的工作效率，為檔案管理人員帶來了福音。

二、高校檔案信息化建設的措施

1.提高信息化管理的意識

作為高職院校更應該樹立信息化管理的意識，緊隨著時代潮流，優(yōu)化學校的管理體系，及時的下調(diào)資金，配備好網(wǎng)絡信息化管理相關的設施，比如計算機、鼠標、路由器等重要的電子設備，提高設施水平，才能讓檔案的信息化管理發(fā)揮最大的作用。

2.加強信息化建設的技術保障

除了配備好計算機等重要的相關設施以外，也要運用先進的軟件去完成管理工作，這方面可以申請上級配合，選用最優(yōu)的軟件讓管理工作進行的更加高效順利。^[4]

3.注重人才的培養(yǎng)

如果設施軟件等外在條件是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎，那么好的管理人員就是信息化管理的重要條件。所以學校一定要選拔優(yōu)秀的管理人員，不但要有管理經(jīng)驗，最重要的是有計算機應用能力，對網(wǎng)絡環(huán)境足夠敏感，具備足夠的專業(yè)知識，能快速地投入工作，除此之外學校也要定期對檔案管理隊伍進行培訓，并分配好任務，讓隊伍在不斷培訓和實踐中走向成熟并且越來越專業(yè)化。

4.提高檔案管理工作的信息化服務水平

目前檔案管理工作是一個有待開發(fā)的研究項目，檔案資源對于學校來說也具有十分重要的作用，所以運用信息化去管理檔案建設刻不容緩。在研發(fā)檔案建設的過程中，一定要運用好數(shù)據(jù)信息庫，建立合理的檔案檢索方式，通過校園網(wǎng)共享，建立有學校自己特色的管理網(wǎng)站，最后通過學生和教師的查閱，在使用中一步步進行完善，形成一個成熟的，有自己特色的，可方便廣大師生進行檔案查閱的一款軟件。

結語

很多學校并不重視檔案的管理工作，仍然延續(xù)落后的人工管理方法，然而檔案管理工作的好壞關系到一個學校的形象和管理水平，因此學校應該順應時代潮流，盡早地將信息化建設和檔案管理工作融合，實現(xiàn)檔案信息化管理。

參考文獻：

[1]孫紅梅.信息化背景下的高職院校檔案管理研究[J].智庫時代，2018（43）：61-62.

[2]李清安.智慧校園背景下的檔案信息化[J].蘭臺內(nèi)外，2018（06）：1-2.

[3]葉圣蕾.高職院校檔案管理工作的問題與對策[J].南通職業(yè)大學學報，2017，31（03）：28-30.

[4]王樹嫻.智慧校園背景下高職院校檔案信息管理的路徑探析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2017（18）：104.