淺談辦公室行政管理的現狀及優化建議

摘 要：為了適應新時期發展的需要，國家對于高等院校辦學的規模、教學的內容、師資的力量和管理機制等的要求逐步嚴格，面對高等教育的新變化，高校作為高等教育的一個重要的部分，該如何在開放的教育環境中促進高等教育的發展，在招生規模、院校規模持續壯大的當下，如何能更好的管理好獨立學院的學生工作和各院系的管理統籌工作，就需要辦公室行政管理的高效運轉和整體統籌，本文結合當下辦公室的實際情況，就辦公室行政管理當前的現狀進行深入的剖析，并針對說存在的問題提出相關優化的建議，希望本文對辦公室行政管理的人員的工作能起到輔助作用。

關鍵詞：獨立學院;辦公室;行政管理

1 辦公室行政職能的概述

辦公室是一個有著協調多方，上傳下達，溝通內外等多職能的綜合性管理組織，在組織和單位扮演者重要角色，是一個牽連眾多環節的中心樞紐部門。其中協調職能、輔助職能、管理職能等在日常的辦公室工作中起著核心的作用。

1.1 協調職能

所謂協調，就是將總體中的事務進行梳理，將各部門、各單位匯總到辦公室的事務都進行有序安排，加強組織、單位間的內外交流，實現信息的對稱，對接相關人員從而達到統一各部門、單位的步伐一致。從更細致的層面看，協調作為一個中心點，是從中心散發將上級領導、下級單位以及其他沒有隸屬關系的單位連接起來，通過協調職能，處理好單位間的關系，有序的進行工作從而實現總體的目標。

1.2 輔助職能

在辦公室的內部組織中，起著決定性作用的雖然是領導，但是辦公室的行政人員也是對于組織的整體性決策起著輔助性作用。因此，在行政工作中，要在緊張繁忙的工作中深入組織內部留心觀察，調查研究，收集資料進行分析總結，以便在關鍵時刻為領導做決策提供依據，做到想領導所想;領導制定出決策后，辦公室的行政人員也需要發揮輔助職能，將決策落實下去，進行決策的執行與監督，同時再進行從下至上的反饋，將決策的執行情況反饋給上級領導以供領導對決策進行情況的了解和及時作出調整。

1.3 管理職能

管理職能與協調職能在辦公室的工作處理中是魚水關系，辦公室行政人員要站在全局的高度去對待每一件事情，要系統的去處理好人、事、物的關系，人就是行政人員，行政人員要有計劃有目標的辦公，就得制定一套適用的制度，依靠這項制度來堅持處理好辦公室的事務與事物，制度是每一位職員實行好自己的職責的依據，根據制度，行政人員順利完成職責工作;在完成自己分內工作后，再充分運用協調職能將相關事務、決策上傳下達后順利完成。

2 辦公室行政管理中存在的問題

辦公室行政管理要做得好，需要清晰明確辦公室行政管理與服務的職能，提高辦公室行政人員的綜合素質，盡可能達到量化管理、有效辦公。

從實際工作中來看，辦公室的行政管理確實還是存在一些問題，這些現象導致員工工作效率低，辦事結果不盡人意。

2.1 行政人員的綜合素質低、專業技術不對口

辦公室的行政人員的綜合素質影響著工作的成果的執行，一般在單位或者組織中，辦公室的行政人員都是通過研讀了相關專業畢業或者積累之前的工作經驗就進入崗位工作，沒有經過系統的、有針對性的崗前培訓，行政人員對于工作性質理解不透，無法有效的進行辦公，工作效率低，不能為領導或者下層單位提供切實有效的服務。

2.2 行政人員對其涉及工作沒有清晰的界定

辦公室的行政管理是涉及一個單位大大小小的事情，行政人員處理的事務也是繁多雜亂，行政人員沒有按照事務的類型進行工作，工作事情雜多混亂，行政工作人員還要先將工作進行歸類，花費較多的精力來了解和熟悉工作內容，沒有形成一套成熟的解決方案，一旦出現人員缺位，將直接影響辦公室事務的完成情況，加大了辦公室行政管理工作的難度和辦公室行政人員工作的壓力。

2.3 辦公室工作無氛圍、個體松散、各自為體

一個團隊不可避免總是要互相交流溝通來共同完成工作，工作中出現的個體松散、零交流等會導致團隊成員之間缺乏默契，除了工作之余沒有感情，各自為體，這將影響辦公室業務的開展，長期以往如此，員工工作的環境也影響人員心情，導致影響工作，對外來講，也會給前來辦公室辦理業務的人員帶來不好的體驗。

3 辦公室行政管理工作順利開展的應對之策

辦公室的行政管理工作要順利開展，需要明確辦公室行政管理的相關職能，厘清辦公室相關工作人員的工作類別，對癥下藥，提高辦公室工作人員的綜合素質能力，從而達到事半功半的結果。

3.1 保持不斷學習的意識，不斷提高自身業務素質和創新能力

文化的快速發展和科學技術的不斷前進，知識在日新月異的更替變換，唯有日常工作實踐中常保持學習狀態，與時俱進，不斷提升自我，才能更好的完成工作。

首先是強化辦公室行政人員的政治學習，特別是在單位組織中，辦公室行政人員要充分利用習近平新時代中國特色社會主義思想來武裝頭腦，堅持多關注新聞時事，多翻閱黨報黨刊來提高自身的理論水平，從而了解最新的政治政策與國家發展的動向，以便更好推進工作進展。與此同時，辦公室行政人員應該與時俱進，不斷提高自身的修養與黨性，樹立正確的三觀意識。

其次是辦公室行政人員個人的崗位業務能力學習，要對辦公室的行政人員進行專業崗前培訓，最基本的行政辦公管理軟件使用、會務工作的安排、公文寫作知識、專業技能運用、黨團建設認識等，這些眼看基礎性的工作，掌握的程度熟悉與否往往能起到關鍵的影響作用，雖然都是小事務，但是有專業的指導再工作的方式，事務處理也能達到事半功倍的效果。

3.2 針對性的分類工作，歸類處理辦公室事務

辦公室行政人員分為綜合科、秘書科、檔案科、黨建科、督辦科，針對各個科室的工作性質，有針對性的對辦公室的事務進行分類，專人負責相關的事務，歸類處理，這樣既提高辦事效率，積累經驗，又可以追責到人，避免推諉、敷衍，切實做好行政工作。

3.3 辦公室行政人員要加強溝通，樹立好的工作氛圍

辦公室人員之間的相互聯系十分緊密，辦事人員內部要著力營造一種團結互助、溫馨和諧的工作氛圍，溫馨的工作環境有利于影響行政人處理辦公室事務的態度，加強溝通，及時反饋，經常反思自己工作中的不足，多學習他人的優點、長處，辦公室間經常組織開會議，增進人員間的交流，分享工作經驗，以一顆真誠的心，完成行政管理和服務的工作，這一過程中“溝通”起著重要的作用，無論對內對外，好的工作氛圍還是一定程度上能帶動工作進展。

4 結語

辦公室的行政管理在一個組織中起著至關重要的作用，就當前階段的辦公室行政管理的現象來看，還是存在很多的經驗不足，針對所存在的問題，我們要不斷的開拓新思路，用創新的管理方式來做好辦公室行政管理的事務，讓辦公室在組織的發展中發揮更大的作用，從而推動組織更好的發展。

作者簡介

林曉鈴（1991-），女，廣東汕頭，本科，漢族，研究方向：辦公室行政管理。