基于建設項目工程檔案管理的幾點建議

韋慶娥

摘 要：隨著社會主義進程的不斷加快，我國經濟快速發展，檔案管理工作也隨著社會的發展出現了很多新的業務領域，而受傳統檔案管理工作理念的束縛，現代檔案管理工作實踐之中新的問題與挑戰日益突顯。因此有效提升檔案管理水平既是社會發展的需要，更是檔案事業發展的根本保證。

關鍵詞：信息社會;檔案管理;制度建設;方法理念

建設項目檔案管理中最難實施的一個環節就是項目檔案的收集工作，對此每個項目檔案管理人員都有切身的體會。為此，我們采取了很多措施來提高項目檔案的收集效率，制定了相關的制度、參與合同制定、參加開箱驗收等過程節點、進行宣貫培訓等，但現實效果總是與預想存在一定的差距。造成這種情況有很多客觀原因——項目數量多、投資金額大、建設周期長、項目建設過程復雜、涉及的檔案門類多、項目檔案管理人員少等，另外項目相關進展消息滯后，也使得項目檔案工作較為被動，客觀原因很難改變。如何在現有條件下改善項目檔案的收集狀況，提升項目檔案管理水平，就是我們每個項目檔案管理人員需要思考的問題。

1 信息化檔案建設存在的問題

1.1 檔案信息化程度不高

隨著工業化的快速發展，工程建設如火如荼，由于建設單位、施工企業的檔案管理意識淡薄，再加上工程項目的周期相對較長，因此檔案的收集管理變得更為困難。一是建設單位信息化意識淡薄。在檔案收集過程中目前依然以紙質為主，信息化建設水平低。工程建設過程中生成的聲像、音頻、圖片、視頻等檔案收集管理不全，工程項目建設的全周期檔案記錄不完整，檔案收集形式單一與信息化檔案建設不能很好地匹配。二是工程檔案信息化管理的制度建設不夠完善，當前檔案的收集整理仍然以傳統方式為主，信息化建設進度緩慢，缺乏頂層設計。三是檔案收集嚴重滯后。工程項目在建設過程中很多企業沒有及時收集整理檔案資料，造成檔案流失、不全、缺損，很多施工企業在竣工后再突擊補齊檔案資料。

1.2 檔案信息化的平臺建設水平較低

當前檔案的信息化實現借助互聯網、新媒體等便捷工具，很多檔案管理部門、建設單位處在探索階段，信息化平臺建設還不夠完善，在人機交互、遠程監督、云檔案存儲、在線指導、開發利用等方面存在很多問題。移動客戶端的便捷在檔案行業發展緩慢，未能很好地利用其便捷性。企業普遍缺乏實現檔案數字化、信息化的硬件設備，沒有意愿投入資金購買相關設備，這在一定程度上也制約了工程檔案信息化的實現。

1.3 檔案的信息化建設人員素質不高

檔案信息化建設中缺乏高素質的人才，建設企業的檔案管理人員流動大，普遍存在專業人才欠缺的現象，年輕人對檔案工作重視不夠，認為檔案工作不能發揮其潛力。檔案管理人員缺乏規范的培訓，對信息化檔案缺乏足夠的認識，使得信息化檔案建設不能很好地推廣應用，依靠傳統的方式管理檔案已不能滿足當前的檔案工作需要。很多企業的檔案管理還停留在手工管理階段，無法滿足信息化管理的新要求。

2 當前信息化檔案建設的措施

2.1 重視檔案信息化建設

首先，應制定信息化標準規范。作為檔案管理部門應當依照國家、地方、行業的法規和規范制定符合當地的標準規范，采用統一的檔案整理目錄、統一的檔案整理模版、統一的驗收標準，并嚴格執行，督促企業認真落實。其次，要加強監督指導。在工程建設的全周期實行監督指導，主動宣傳檔案信息化的優點，通過開展培訓、咨詢、進入工地指導等多種渠道開展檔案信息化建設工作。通過培訓讓工作人員在思想上樹立工程檔案信息化的重要性意識，切實體會到信息化在管理和利用工程檔案中的優勢。最后，企業要認真執行相關規范。作為建設單位、施工單位等工程項目的參與者應當嚴格執行檔案信息化建設的標準規范。

2.2 健全檔案管理制度，壓實檔案管理責任

建全的檔案管理工作組織與完善的檔案管理制度是檔案管理水平不斷提高的前提與保障，健全的檔案管理制度，能夠有效推進檔案管理的責任落實。隨著社會的進步，檔案管理工作對時代發展的影響日趨重要。因此，認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》，不斷健全與完善新時期檔案管理相關制度機制，以制度建設來不斷規范檔案管理工作人員，不斷推動檔案管理工作更加適應社會發展需要。在過去傳統的檔案管理實踐中，檔案管理工作重視程度不夠、檔案管理制度不健全、檔案管理制度落實不到位的現象尤為突出，導致一些檔案管理人員對自己的本職工作重視程度不夠，在檔案管理工作中出現了檔案收集不全、整理不善、檔案借閱不按流程辦理等現象，檔案材料失去了其本身的真實性與完整性，不能為社會的發展提供有效、完整的信息，失去了檔案管理在社會發展中應有的價值。

2.3 加強檔案管理培訓，提高檔案管理能力

管理中最重要的因素是人的因素，檔案管理工作也同樣如此。在檔案管理工作實踐中，相關管理人員的業務水平與自身素質對檔案管理工作的開展非常重要，檔案工作人員的責任意識和工作理念對檔案管理的效率與質量影響也非常重要，也是真正實現檔案管理現代化的關鍵。因此，不斷提高檔案管理人員的思想認識，加強檔案管理人員的業務培訓是新時期檔案事業快速、健康發展的前提和基礎。因此，在檔案管理工作實踐之中，我們應該從新時代檔案管理工作的實際出發，依據社會發展對檔案管理工作不同崗位提出的新要求，堅持“立足實際、以用促學、按需培訓”的教育方針，立足新時期檔案管理案例分析的基礎，有效開展分層次、多形式的檔案管理專業知識與檔案管理新方法、新理念的教育培訓活動，使廣大的檔案管理人員在工作中及時對相關學科知識進行有效補充與更新，全面提高檔案管理人員的自身素質和檔案管理業務能力，有效解決檔案管理過程中遇到的新問題，真正提高檔案管理工作的效率，確保檔案管理材料準確、齊全、安全。

3 結語

信息化時代的高速發展為檔案管理工作提出了挑戰，也提供了機遇。作為項目檔案管理人員責任重大、使命光榮、任重道遠，我們要勇于迎接挑戰，抓住機遇，多思考、多嘗試、多實踐，力爭為項目檔案管理水平的全面提升貢獻自己的力量，展現時代擔當。

參考文獻

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