企業(yè)物資采購風(fēng)險(xiǎn)分析及防范措施探析

劉竹芬

[摘要]物資是保障企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營的重要基礎(chǔ)之一，物資采購是企業(yè)管理中一項(xiàng)相當(dāng)重要的工作，物資采購的質(zhì)量在很大程度上決定著企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等多項(xiàng)工作能否有效開展。當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)中各種不確定性因素廣泛存在，很容易導(dǎo)致企業(yè)的物資采購工作受到影響。企業(yè)需要對(duì)物資采購中的風(fēng)險(xiǎn)加以關(guān)注，通過采取有效的應(yīng)對(duì)措施來對(duì)物資采購中的風(fēng)險(xiǎn)加以有效管控。

[關(guān)鍵詞]物資采購;風(fēng)險(xiǎn)管理;采購管理監(jiān)督

[DOI]1013939/jcnkizgsc202009167企業(yè)物資采購涉及的物資主要有原材料、設(shè)備備品備件、工器具和輔助材料等，物資采購中一旦某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題就可能給企業(yè)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。為促進(jìn)企業(yè)物資采購工作有效開展，需要企業(yè)對(duì)這些不確定因素進(jìn)行有效的管控，通過采取風(fēng)險(xiǎn)衡量、風(fēng)險(xiǎn)管理決策、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等措施來提升物資采購水平，保證企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展。

1物資采購可能出現(xiàn)的問題和風(fēng)險(xiǎn)分析

物資采購過程中存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)較多，對(duì)這些可能存在的風(fēng)險(xiǎn)加以分析和應(yīng)對(duì)是保證物資采購工作有效開展的重要基礎(chǔ)和前提，在這里對(duì)主要風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析。

11企業(yè)物資采購的外因型風(fēng)險(xiǎn)

外因型風(fēng)險(xiǎn)就是存在于企業(yè)外部并且會(huì)對(duì)物資采購產(chǎn)生影響的風(fēng)險(xiǎn)，主要包括五個(gè)方面的風(fēng)險(xiǎn)：意外風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)和欺詐風(fēng)險(xiǎn)。

意外風(fēng)險(xiǎn)，是指在物資采購過程中可能遇到的各種意外情況導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)，例如經(jīng)濟(jì)政策、自然因素和價(jià)格變動(dòng)因素等;價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)，主要有兩個(gè)：一是采購的物資價(jià)格存在不確定，一旦價(jià)格下降，或采購人員對(duì)價(jià)格預(yù)測失誤就會(huì)對(duì)物資采購造成影響。二是存在供應(yīng)商惡意提價(jià);質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，在質(zhì)量檢驗(yàn)過程中出現(xiàn)疏漏，或供應(yīng)商以次充好，提供的物資質(zhì)量不滿足要求就會(huì)影響到物資的采購質(zhì)量;技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，由于技術(shù)內(nèi)容和設(shè)備應(yīng)用需要及時(shí)的加以更換和淘汰，但淘汰和更換的速度過快會(huì)造成企業(yè)成本的浪費(fèi);欺詐風(fēng)險(xiǎn)，這主要是在物資采購中可能會(huì)存在的一些欺詐行為，主要表現(xiàn)有以虛假的主體身份利用偽造的票據(jù)和虛假的產(chǎn)品證明來和企業(yè)簽訂采購合同，或者是皮包公司的倒買倒賣行為等。

12企業(yè)物資采購的內(nèi)因型風(fēng)險(xiǎn)

內(nèi)因型風(fēng)險(xiǎn)就是存在于企業(yè)內(nèi)部并且會(huì)對(duì)物資采購產(chǎn)生影響的風(fēng)險(xiǎn)，主要包括五個(gè)方面的風(fēng)險(xiǎn)：計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)、存量風(fēng)險(xiǎn)和責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)等。

計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)，主要體現(xiàn)在市場需求預(yù)判和跟蹤調(diào)研等方面，一旦對(duì)市場需求沒有做好調(diào)研和預(yù)判，或物資采購計(jì)劃編制不合理就會(huì)導(dǎo)致物資采購和生產(chǎn)經(jīng)營需求之間發(fā)生較大偏離，最終導(dǎo)致物資采購的效率低下;合同風(fēng)險(xiǎn)，主要是在簽訂購買合同的時(shí)候一定要對(duì)其中的各項(xiàng)條款加以認(rèn)真的核對(duì)，一旦某些條款存在模糊不清就會(huì)導(dǎo)致合同出現(xiàn)問題時(shí)缺乏足夠的依據(jù)，對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益造成不良影響;驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)，這主要表現(xiàn)在物資入庫的時(shí)候質(zhì)量檢查不嚴(yán)格，相應(yīng)的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)和質(zhì)量等存在不足;存量風(fēng)險(xiǎn)，由于企業(yè)的物資需求是根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營適時(shí)需要有計(jì)劃地進(jìn)行采購，當(dāng)物資存量無法和實(shí)際的需求相對(duì)應(yīng)的時(shí)候就會(huì)出現(xiàn)物資不足或者過剩的問題，這樣很容易對(duì)生產(chǎn)產(chǎn)生影響，給企業(yè)帶來損失或占用企業(yè)資金;責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)，其主要是由于工作人員責(zé)任心不強(qiáng)或采購業(yè)務(wù)水平不足等問題帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

2企業(yè)物資采購風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防措施和控制

上面對(duì)企業(yè)物資采購中存在的多種風(fēng)險(xiǎn)展開了相應(yīng)的分析，針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)提出以下措施進(jìn)行預(yù)防和控制，從而最大程度降低這些風(fēng)險(xiǎn)可能對(duì)物資采購工作產(chǎn)生的影響。

21建立完善物資采購管理流程

物資采購是一個(gè)綜合化的過程，其中要涉及很多的環(huán)節(jié)和內(nèi)容，針對(duì)物資采購中存在的問題就需要對(duì)整個(gè)的物資采購流程內(nèi)的環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，其中，借助建立并完善物資管理制度是一個(gè)有效的方法。首先，物資采購制度的建立和完善需要從采購的全過程著手，從采購計(jì)劃到合同簽訂，再到產(chǎn)品驗(yàn)收入庫等都需要納入采購制度內(nèi);其次，要對(duì)相關(guān)的制度標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范加以完善，對(duì)包括《物資采購管理辦法》在內(nèi)的制度標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行具體內(nèi)容的調(diào)整和完善，從而為相關(guān)活動(dòng)的開展提供標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。

在進(jìn)行物資采購時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)和產(chǎn)品的質(zhì)量加以關(guān)注，確保提供的物資符合采購要求;在簽訂物資采購合同時(shí)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真對(duì)相關(guān)條款進(jìn)行核查，確保不存在遺漏內(nèi)容;物資采購和入庫的過程中需要進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量核查，確保其符合實(shí)際需求。

22強(qiáng)化合同過程管控提高履約效力

合同過程管控包括對(duì)合同訂立、執(zhí)行和結(jié)果的審查和監(jiān)督。合同簽訂過程中實(shí)行合同會(huì)簽審批，合同會(huì)簽有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正合同訂立過程中存在的不合理、不合法的現(xiàn)象。企業(yè)相關(guān)部門按照規(guī)定的權(quán)限會(huì)簽合同，對(duì)于大額采購或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的合同，實(shí)行不同的專業(yè)部門聯(lián)合會(huì)簽，以最大程度地規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)還應(yīng)建立嚴(yán)格的物資采購合同跟蹤督查制度，依據(jù)合同主要條款跟蹤檢查合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況并提出解決方案。對(duì)合同實(shí)行信息化管理，向相關(guān)單位部門提供及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)的反饋信息，保障合同的有效執(zhí)行。

23建立完善并適時(shí)更新供應(yīng)商管理系統(tǒng)

企業(yè)應(yīng)建立一套完善的供應(yīng)商評(píng)估、準(zhǔn)入和淘汰制度，由專業(yè)的部門組織專業(yè)的人員嚴(yán)格對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)的真實(shí)性和合法性進(jìn)行審查，對(duì)其履約能力進(jìn)行評(píng)估，擇優(yōu)選定供應(yīng)商;按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟螅{入企業(yè)供應(yīng)商管理系統(tǒng)。建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，將供應(yīng)商劃分為不同的等級(jí)，采取靈活的等級(jí)升降機(jī)制對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，根據(jù)考評(píng)結(jié)果適時(shí)更新和淘汰供應(yīng)商。確保企業(yè)在開展物資采購時(shí)優(yōu)先從管理系統(tǒng)中選擇供應(yīng)商，降低采購風(fēng)險(xiǎn)。

24加強(qiáng)采購人員職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)提高

采購人員開展物資采購工作的能力會(huì)對(duì)實(shí)際的物資采購工作產(chǎn)生關(guān)鍵影響，企業(yè)要重視對(duì)采購人員進(jìn)行相關(guān)的理論技能培訓(xùn)和思想道德素質(zhì)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)來幫助他們樹立起良好的職業(yè)操守，促使他們?cè)诓少忂^程中懂得用法維護(hù)企業(yè)利益，保證能合法合規(guī)有效地開展物資采購活動(dòng)。

25切實(shí)加強(qiáng)物資采購的管理監(jiān)督

為了更好地保證物資采購流程可以得到有效的管控，企業(yè)需做好相應(yīng)的采購管理監(jiān)督工作，通過對(duì)具體的物資采購環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督和管理來保證采購工作在規(guī)范范圍內(nèi)開展。為了有效地加強(qiáng)物資采購的管理監(jiān)督工作，企業(yè)可從以下兩個(gè)方面著手：首先是加強(qiáng)對(duì)人的管理，通過績效考核制度、激勵(lì)約束機(jī)制等的建立來達(dá)到激勵(lì)和約束的目的，從而保證員工的操作規(guī)范。其次是從物資采購的全過程開展有效的審計(jì)工作，這個(gè)過程中審計(jì)人員應(yīng)對(duì)包括物資采購計(jì)劃、合同臺(tái)賬、合同執(zhí)行及信息反饋、合同簽證和合同匯總以及必需的決策程序等進(jìn)行審計(jì)上的管理監(jiān)督。

3結(jié)論

企業(yè)物資采購工作的開展中存在著很多的不確定性因素，并且物資采購的實(shí)際效果很容易受到這些因素的影響。為了保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營物資的有效供應(yīng)，企業(yè)和相關(guān)部門需要對(duì)物資采購工作中會(huì)涉及的風(fēng)險(xiǎn)加以管控，通過有效的風(fēng)險(xiǎn)管理來促進(jìn)物資采購工作的提升。經(jīng)過分析可知，企業(yè)物資采購過程中涉及的風(fēng)險(xiǎn)主要包括計(jì)劃、存量、責(zé)任、價(jià)格、質(zhì)量、技術(shù)等，面對(duì)諸多的風(fēng)險(xiǎn)，需要有對(duì)應(yīng)的策略來加以應(yīng)對(duì)。在解決策略上應(yīng)當(dāng)包括建立完善物資采購管理流程、強(qiáng)化合同過程管控、建立供應(yīng)商評(píng)估準(zhǔn)入淘汰制、加強(qiáng)管理監(jiān)督在采購決策中的應(yīng)用等。

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