如何做好事業單位檔案管理

王金亮

摘要：做好事業單位檔案管理的對策，需要從“人”和“物”這兩個方面展開。“區就業和人才服務中心”，通過對單位檔案資源的開發與利用不僅能為域內各經濟主體提供人才信息，還能為域內的社會職業教育發展提供方向。具體的實施對策為：以思政教育提振檔案管理人員的崗位能動性、依據本土人才供給特點優化和再造歸集標準、管理層牽頭積極拓展與社會保障部門的合作、推動信息化流程管理倒逼各部門的協作意愿。

關鍵詞：事業單位;人才檔案;檔案管理;對策

做好事業單位檔案管理，將有助于增強其為社會提供公益性專業技術服務的能力。在問題導向下去探索做好事業單位檔案管理的對策，需要從“人”和“物”這兩個方面展開。事業單位檔案管理人員構成了“人”的要素，隨著檔案管理向信息化、智能化趨勢發展，提升他們適應時代要求的檔案管理能力則成為了第一要務。檔案管理的對象則構成了“物”的要素，事業單位檔案管理對象涉及科研、人事、文書、圖情等多個板塊，所以實現對這些檔案對象的開發與利用則成為了做好事業單位檔案管理的落腳點。本人所在的事業單位為“區就業和人才服務中心”，通過對單位檔案資源的開發與利用不僅能為域內各經濟主體提供人才信息，還能為域內的社會職業教育發展提供方向。

一、事業單位檔案管理存在的不足

結合本人的工作體會，事業單位檔案管理主要存在著以下三點不足：

（一）檔案管理人員的崗位能力性未能充分調動

以本人所在單位為例，檔案管理人員包括了：接待窗口的工作人員、檔案歸集人員、檔案信息化管理人員，他們工作中的崗位能動能力未能得到充分調動。具體表現在：（1）接待窗口的工作人員與客戶之間的信息互動較少，多為以回答客戶疑問的形式作答，且并未關注客戶在求職、就業方面的訴求;（2）檔案歸集人員按照人才檔案歸集制度和流程開展相應工作，缺乏對本土人才供給特點做出分析的主觀意識，使得檔案歸集工作過于死板;（3）檔案信息化管理人員并未利用自己的專業優勢開展大數據分析，而是簡單就紙質檔案信息遷移到在線平臺。

（二）檔案資源的開發與利用工作還未形成機制

隨著增強事業單位助力區域社會經濟發展的要求被提出，事業單位已將檔案資源開發與利用提上議事日程，但在實踐中卻缺少長效機制保障。具體表現為：（1）參與檔案資源開發和利用工作的人力資源整合工作相對滯后;（2）檔案資源開發與利用相脫節，難以對區域社會經濟發展提供建設性建議;（3）檔案資源開發與利用的工作體系尚不健全，無法實現全域式的檔案資源開發與利用工作。由于這項工作還未形成機制，則導致了大量的人才檔案資源仍處于“沉睡”狀態。在國家大力推進教育扶貧的歷史背景下，便弱化了就業與人才服務中心的服務能力和與社會保障部門之間的協作能力。

（三）檔案管理工作面臨著部門職能化壁壘影響

將目光回到檔案資源開發與利用相脫節的問題中來，其原因之一便是：檔案管理工作面臨著部門職能壁壘的影響。與體制內單位的組織架構相同，筆者所在單位的組織架構仍屬于直線職能型。在部門利益封閉性的驅使下，部門之間的分工與協作存在著“分工易、協同難”的困境，這就使得需要建立全域化檔案資源開發與利用的工作，卻在現實中遭到了部門之間職能壁壘的分割，這就使得在檔案管理工作中存在著苦樂不均的局面。

二、完善事業單位檔案管理的對策

根據以上所述，完善事業單位檔案管理的對策可從以下四個方面構建：

（一）以思政教育提振檔案管理人員的崗位能動性

在“不忘初心、牢記使命”教育活動的推動下，單位黨委應組織檔案管理人員對標、對表找自己的工作差距，并在教育活動中向檔案管理人員提出工作要求。工作要求應包含這樣幾個內容：（1）應發揮檔案管理工作的職能優勢，努力助力區域社會保障工作的精準開展;（2）應發揮自己的專業優勢，為單位更好的服務社會、服務群眾做出貢獻;（3）應發揮黨員職工的先鋒示范效應，勇于承擔檔案資源開發與利用的重任。與思政教育工作相配合，基層黨支部應聚焦目前的檔案管理工作短板，幫助檔案管理人員深化崗位意識建設。

（二）依據本土人才供給特點優化和再造歸集標準

將“不忘初心、牢記使命”落實到完善檔案管理工作中去，首先就需要根據本土人才供給特點優化和再造檔案歸集標準。本人所在地區的人才供給特點包括：擁有工科背景的人才資源較為豐富，年齡段主要集中在25—45歲之間。那么，在優化和再在檔案歸集標準時，就需要根據專業背景制訂人才檔案分類標準，且需要細化工科人才的檔案歸集標準，如細分為機械加工類人才、機電一體化類人才、智能制造類人才等。通過細分檔案歸集標準，不僅能為檔案資源開發提供便利，還能為用人單位的選材提供方便之門。

（三）管理層牽頭積極拓展與社會保障部門的合作

社會保障部門承擔著向社會公眾提供職業培訓的職能，但目前在提供職業培訓時存在著：培訓項目多而不精的現象。為此，單位管理層應牽頭檔案管理部門與社會保障部門建立人員往來機制，并在檔案資源開發和利用中實現信息共享。為了使雙方的合作更加有效，可以在雙方單位設立信息員崗位，由信息員之間保持時時信息交互去加強檔案管理工作的區域植根性。

（四）推動信息化流程管理倒逼各部門的協作意愿

為了解決職能壁壘對檔案管理工作所帶來的困擾，在減少組織變革阻力和降低部門間交易成本的思路下，可以推動信息化流程管理倒逼各部門的協作意愿。具體做法為，在單位OA系統中開展在線檔案管理工作，由軟件系統按工作流程將事項分別配備到各個崗位，在規定時間內必須完成在線任務，若超時系統將默認本崗位工作任務未完成，然后將余下工作任務向下一級工作崗位推送。這樣一來，就能在系統視域下追溯檔案管理工作中的主體責任，并與各主體的績效考核和職務晉升相聯系。

三、小結

做好事業單位檔案管理工作的對策為：以思政教育提振檔案管理人員的崗位能動性、依據本土人才供給特點優化和再造歸集標準、管理層牽頭積極拓展與社會保障部門的合作、推動信息化流程管理倒逼各部門的協作意愿。

參考文獻：

[1]符彩云.事業單位人事檔案管理面臨的機遇與挑戰[J].檔案天地，2019（10）：5657.