互聯網背景下高校數字化檔案管理系統設計研究

摘要：近幾年來，互聯網發展迅猛并逐漸走進了千家萬戶。我國大部分高校在在對其內部檔案管理系統方面投入了大量的精力，然而產生的效果卻不盡如人意。當下我國處于信息技術快速發展的時代，數字化的檔案管理系統在各大高校得到了普遍的應用，使得其檔案得到了全方位的管理。本文通過對互聯網背景下高校數字化檔案管理系統的設計內容展開深入的研究，分析出在管理環節中產生的一系列問題與弊端，并依據高校檔案管理部門的發展現狀提出對其系統進行管理的各項決策。

關鍵詞：互聯網背景;數字化檔案管理;系統設計

當前，我國步入了互聯網信息技術快速發展的時代。在這樣的時代背景下，各大高校只有順應時代發展的步伐，對其檔案進行數字化的系統管理，才能構成一套全面的管理系統，使得信息得到更好的記錄與儲存，才能將檔案內的各項文件進行數字化的歸納與整理。然而由于電子檔案具有特殊性，使得管理人員在實際運作時面臨了新的挑戰，他們只有運用正確的方式對檔案進行管理，才能有力確保其真實性與安全性。

1 高校管理人員對檔案進行科學管理的必要性

高校檔案管理者在對檔案進行管理的環節中要確保整個管理工作的安全、平穩運行，才能提高其管理質量。檔案中的各項資料能夠直觀地展現出高校在各個階段的發展現狀及存在的問題，還能為其基礎方面的建設、系統的管理等方面帶來一定的參考價值，對高校教師教學水平與質量的提高具有很大的推動作用。伴隨著信息時代的到來，數字化檔案管理系統逐漸走進了各大高校。管理人員只有對管理系統工作展開深入的理解和分析，才能不斷完善自我，提高工作效率的同時促進電子檔案的完整性與準確性。

2 我國高校檔案管理現狀

過去很長一段時間，我國高校在對檔案進行管理的過程中一直沿用部門立卷歸檔的系統。就當前的發展現狀而言，這套系統的管理效果有些差強人意，甚至在運作環節中存在較多的弊端。首先，在管理的工作中產生了很大的形式化問題，究其原因，主要是由于很多高校沒有設置專門的檔案管理部門，管理人員也不具備專業的素養，相關設施亟待完善。其次，很多高校領導過于注重學生的考試成績，而沒有對檔案管理工作展開高度的重視，因此在對人員培訓的過程中也只是草草了事，導致管理者專業素養較差，在工作方面也不夠認真負責，缺乏社會責任感，長此以往檔案資料出現確實等現象頻頻發生。三是高校在對檔案展開管理的環節中管理制度不夠完善，導致管理人員在具體的工作環節中往往出現分工不明的問題。管理部門沒有劃分出具體的管理范疇，導致工作人員在實際工作過程中由于沒有熟悉掌握自身的業務而導致他們在對檔案資料展開收集時缺乏專業性與規范性。這一系列問題大大增加了檔案管理部門的工作難度，致使部門立卷歸檔制體系無法得到順利的實行，影響了整體的工作進度，導致管理人員的工作效率大打折扣，降低了他們的工作質量。

3 數字化檔案管理系統設計方案探討

為了能夠確保高校對其數字化檔案管理系統展開合理的設計，管理部門要健全工作的制度，做到分工明確，讓部門內的各人員認識到自身的職責。第一：要對檔案資料進行科學化的分工。高校內各相關部門在對數字化檔案進行搜集后需要轉交到管理部門人員手中進行初步的篩選、整理與歸納，之后將它們上交到高校的檔案室。第二，運用正確的途徑將檔案資料進行整理與判斷。高校的檔案管理部門要結合實際，按照歸納的范疇適當地選取具有代表意義的數字化檔案文件，通過更精確的篩選將那些不必要的資料刪除掉。第三，需要制定對應的文字說明。高校檔案管理部門人員將數字化檔案進行分類，并添加資料的文字說明。第四，對檔案進行分類。檔案部門人員應當依據年份、事件等方面，對篩選出的所有資料進行分類與匯總，在此環節中務必將檔案中的各部分進行無縫的銜接，讓資料能夠得到更好的儲存與運用。第五則是組卷部分的內容。一般而言，管理部門人員要按照數字化檔案的具體內容把資料進行組卷，此外還需要標注出對應的參見號。第六，高校內的檔案管理人員在對資料展開注釋說明后，需要展開仔細的對照，把資料的內容逐一錄入到檔案資料管理系統中。第七，將檔案進行裝盒。管理人員將檔案裝入對應的儲存盒后，還需要填寫對應的備考表格。第八，管理部門要嚴格按照學校的規定，在有限期內把數字化檔案上交到檔案科。檔案科在收取檔案后，要完成下面幾項工作：首先，對收集到的檔案內容展開逐一的核查，確保資料的完整性，杜絕了檔案內容出現缺失、遺漏等現象。還需要檢查檔案的內容、頁碼等是否出現錯誤。其次，對檔案進行排列。依據檔案的序列號將其進行有序的排列。最后一項工作則是編制對應的注釋，設置目錄。

4 結語

綜上所述，在互聯網背景下對高校數字化檔案管理系統開展設計項目的環節中，高校內的各有關部門人員要明確自身的分工，快速強化其工作質量。其次，各部門要做到相互配合、相互支撐，才能將檔案工作中的各部分內容進行合理的銜接。此外，高校領導要對檔案的管理引起高度的重視，加大對人員素養的培養力度，健全信息管理系統，構建完善的制度，使得其數字化檔案得到更好的管理與儲存。

參考文獻：

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作者簡介：鄒澤林（1979），男，漢族，貴州遵義人，碩士，網絡工程師，主要研究方向為信息系統與網絡應用。