關于信息化時代電子檔案和紙質檔案長期并存的思考

吳娜

摘 要：隨著社會經濟的不斷發展，現階段越來越多的地區都需要使用檔案，所以說檔案在社會中的作用是越來越重要，所以現階段為了更好地保存檔案，就需要將信息化技術逐漸深入到檔案管理中來，并將其更全面的深入到各個領域，有效發揮信息化的作用，通過這種新型的技術讓檔案管理人員在日后更好的進行工作。本文主要對電子檔案和紙質檔案本身的優缺點進行深入分析，在分析中闡述信息化時代下電子檔案和紙質檔案長期并存的相關策略。

關鍵詞：信息化時代;電子檔案;紙質檔案;長期并存

對于檔案管理人員來說，想要更好地保存檔案，需要找到新時代中最為合理的檔案管理模式，這樣才能提高檔案管理人員的工作效率。但是從目前的檔案管理中可以了解到的一點就是單一的電子檔案或者單一的紙質檔案本身都存在著缺點，這些缺點會影響檔案管理人員的工作效率，讓其無法更好的保護檔案。所以現階段為了更好地保護檔案，需要檔案管理人員采用電子檔案和紙質檔案長期并存的方式，在檔案管理中更好的融進信息時代的新型技術，通過這些新技術來進一步轉變傳統的檔案管理觀念，這樣就可以減輕檔案工作者的工作負擔，還可以提高檔案管理人員的工作效率，保證檔案可以受到更好地保存。

1 電子檔案和紙質檔案本身的優缺點

在對電子檔案和紙質檔案本身的優缺點進行深入分析的過程中主要從幾個方面來闡述：第一個方面就是電子檔案的優缺點，第二個方面就是紙質檔案的優缺點。

1.1 電子檔案的優缺點

隨著時代的不斷發展，現階段我國已經逐漸走進了信息時代，在這個時代中電子檔案逐漸出現在人們的視野中，而且電子檔案本身存在著很多優點：第一個優點就是電子檔案的存儲量是非常大是，而且傳輸的信息也比較快，保存檔案的時間比較長。第二個優點就是電子檔案可以通過信息技術進行備份，這樣就會降低人為因素導致檔案丟失的概率。但是即使這樣電子檔案也存在很多缺點，主要的缺點在于網絡是一把雙刃劍，很多時候由于系統被損壞或者被黑客進入，那么就會對檔案造成很大的威脅，這對社會還會造成不良影響。

1.2 紙質檔案的優缺點

紙質檔案是一種比較傳統的檔案保存模式，主要是檔案管理人員對檔案進行收集、整理，然后針對不同的類型對其進行分類，所以紙質檔案也存在很多優點：第一種優點就是紙質檔案增加了閱讀的便利性，而且為了讓其更好地為大眾服務，需要工作人員對其進行蓋章確認，從而增加其信息的真實性和準確性[1]。第二個優點就是紙質檔案是一種檔案保存到重要載體，是我國針對的文化資源。但是紙質檔案也存在很多缺點，最主要的原因就是對紙質檔案的保存，由于保存不善很多紙質檔案都出現了破損，而且使用起來比較麻煩，非常容易產生檔案丟失的問題，從而很大程度上影響整個檔案的管理工作。

2 信息化時代下電子檔案和紙質檔案長期并存的相關策略

在對信息化時代下電子檔案和紙質檔案長期并存的相關策略進行深入分析的過程中需要從幾個方面來闡述：第一個方面就是檔案管理人員對電子檔案和紙質檔案實施一體化管理，第二個方面就是需要注重對檔案管理工作人員的素質培養，第三個方面就是檔案管理人員需要有效開設檔案服務平臺。

2.1 檔案管理人員對電子檔案和紙質檔案實施一體化管理

從目前來看，檔案管理人員為了更好地工作就需要逐漸轉變傳統的管理觀念以及工作方式，不僅僅需要重視紙質檔案管理還需要注重電子檔案的管理。從現階段的情況中來看，電子檔案管理已經越來越受到檔案管理人員的歡迎，但是檔案管理人員不能完全拘泥于電子檔案管理中，需要在檔案管理人員中不斷構建全新的檔案管理模式，在檔案管理人員進行檔案管理的過程中將電子檔案與紙質檔案進行合理融合，實現電子檔案與紙質檔案的一體化管理模式，進而有效提高檔案管理人員的檔案管理工作的效率[2]。例如：檔案管理人員在對紙質檔案進行分類整理的過程中，需要對紙質檔案進行編號，然后通過信息技術將這些編號也分類到電腦中，這樣日后在使用檔案的時候可以對其進行更好地查找，并明確不同類型檔案的不同位置。不僅僅如此，檔案管理人員還需要將其運用到電子檔案的管理過程當中，明確電子檔案資料具體的存儲位置，從而真正意義上構建一體化的管理模式。

2.2 需要注重對檔案管理工作人員的素質培養

為了更好地管理檔案，不僅僅需要檔案管理人員采用更為合理的方式，還需要讓相關部門培養出一批高能力、高素質的檔案管理人員，這樣檔案管理人員才能更好地進行工作，從而有效提高自身的工作效率。在提高檔案管理人員工作能力的過程中需要提高檔案管理人員的專業素養，讓檔案管理人員對檔案管理有一定的認知。而且為了讓檔案管理人員更好的進行工作，需要相應的工作人員更加積極主動的學習相關的新技術，這樣不僅僅可以讓利用自己學習到的知識進行工作，還可以更好提高檔案管理人員的自身素質，讓檔案管理人員可以在日后更有效的進行工作[3]。

2.3 檔案管理人員需要有效開設檔案服務平臺

檔案管理工作主要擺闊幾個方面：第一個方面就是資料袋整理，第二個方面就是資料的采集。所以在檔案管理人員進行工作的過程中需要讓工作人員本身了解自己的工作內容，而且相關部門還需要針對檔案袋管理開設一個檔案服務平臺，從而有效實現檔案的發展目標，進而真正意義上實現資源共享。所以檔案管理人員在工作的過程中需要有找到工作的發展目標，在對相關人員來查找檔案的時候設立一套程序，這樣不僅僅可以保護檔案的安全性還可以讓檔案管理人員給予人們更好的服務，而且這種工作模式還可以有效減輕檔案工作者的負擔，讓檔案管理人員可以獲取相應的經濟和社會效益。

3 結束語

綜上所述，隨著時代的不斷發展，現階段我國逐漸走進了信息化時代，在這個時代中，在這個時代中我國了更好的保護檔案，就需要通過電子檔案與紙質檔案并存的方式，這樣不僅僅可以讓發揮二者各自的優勢，還可以讓這兩種檔案相輔相成，相互補全自身的缺點。從目前來看，作為信息化時代的檔案管理人員，需要不斷提高自身的管理力度，通過更符合時代發展的方式進行保存檔案，這樣才能有效提高檔案保存的效率，從而有效提高檔案管理人員自身的專業管理素質以及職業素養，這樣才能為我國更好地保存檔案，讓檔案可以在日后更好地服務于大眾，從而有效確保檔案管理工作的有效進行，讓檔案管理人員可以通過最先進的方式來推動檔案管理模式的有效發展。

參考文獻

[1]莫偉杰.對信息化時代地質檔案管理中電子檔案和紙質檔案長期并存的思考[J].蘭臺內外，2019（15）：60-61

[2]馬潤霞.信息化發展中大地測量電子檔案與紙質檔案并存的思考[J].測繪技術裝備，2017，19（01）：67-68

[3]徐懿.信息數字化發展對高職院校檔案管理工作的影響分析[J].安徽警官職業學院學報，2017，16（02）：104-106+128