關(guān)于信息化時(shí)代電子檔案和紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的思考

吳娜

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段越來(lái)越多的地區(qū)都需要使用檔案，所以說(shuō)檔案在社會(huì)中的作用是越來(lái)越重要，所以現(xiàn)階段為了更好地保存檔案，就需要將信息化技術(shù)逐漸深入到檔案管理中來(lái)，并將其更全面的深入到各個(gè)領(lǐng)域，有效發(fā)揮信息化的作用，通過(guò)這種新型的技術(shù)讓檔案管理人員在日后更好的進(jìn)行工作。本文主要對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案本身的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行深入分析，在分析中闡述信息化時(shí)代下電子檔案和紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;電子檔案;紙質(zhì)檔案;長(zhǎng)期并存

對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，想要更好地保存檔案，需要找到新時(shí)代中最為合理的檔案管理模式，這樣才能提高檔案管理人員的工作效率。但是從目前的檔案管理中可以了解到的一點(diǎn)就是單一的電子檔案或者單一的紙質(zhì)檔案本身都存在著缺點(diǎn)，這些缺點(diǎn)會(huì)影響檔案管理人員的工作效率，讓其無(wú)法更好的保護(hù)檔案。所以現(xiàn)階段為了更好地保護(hù)檔案，需要檔案管理人員采用電子檔案和紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的方式，在檔案管理中更好的融進(jìn)信息時(shí)代的新型技術(shù)，通過(guò)這些新技術(shù)來(lái)進(jìn)一步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，這樣就可以減輕檔案工作者的工作負(fù)擔(dān)，還可以提高檔案管理人員的工作效率，保證檔案可以受到更好地保存。

1 電子檔案和紙質(zhì)檔案本身的優(yōu)缺點(diǎn)

在對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案本身的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行深入分析的過(guò)程中主要從幾個(gè)方面來(lái)闡述：第一個(gè)方面就是電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)，第二個(gè)方面就是紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)。

1.1 電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段我國(guó)已經(jīng)逐漸走進(jìn)了信息時(shí)代，在這個(gè)時(shí)代中電子檔案逐漸出現(xiàn)在人們的視野中，而且電子檔案本身存在著很多優(yōu)點(diǎn)：第一個(gè)優(yōu)點(diǎn)就是電子檔案的存儲(chǔ)量是非常大是，而且傳輸?shù)男畔⒁脖容^快，保存檔案的時(shí)間比較長(zhǎng)。第二個(gè)優(yōu)點(diǎn)就是電子檔案可以通過(guò)信息技術(shù)進(jìn)行備份，這樣就會(huì)降低人為因素導(dǎo)致檔案丟失的概率。但是即使這樣電子檔案也存在很多缺點(diǎn)，主要的缺點(diǎn)在于網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍，很多時(shí)候由于系統(tǒng)被損壞或者被黑客進(jìn)入，那么就會(huì)對(duì)檔案造成很大的威脅，這對(duì)社會(huì)還會(huì)造成不良影響。

1.2 紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

紙質(zhì)檔案是一種比較傳統(tǒng)的檔案保存模式，主要是檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理，然后針對(duì)不同的類(lèi)型對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)，所以紙質(zhì)檔案也存在很多優(yōu)點(diǎn)：第一種優(yōu)點(diǎn)就是紙質(zhì)檔案增加了閱讀的便利性，而且為了讓其更好地為大眾服務(wù)，需要工作人員對(duì)其進(jìn)行蓋章確認(rèn)，從而增加其信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性[1]。第二個(gè)優(yōu)點(diǎn)就是紙質(zhì)檔案是一種檔案保存到重要載體，是我國(guó)針對(duì)的文化資源。但是紙質(zhì)檔案也存在很多缺點(diǎn)，最主要的原因就是對(duì)紙質(zhì)檔案的保存，由于保存不善很多紙質(zhì)檔案都出現(xiàn)了破損，而且使用起來(lái)比較麻煩，非常容易產(chǎn)生檔案丟失的問(wèn)題，從而很大程度上影響整個(gè)檔案的管理工作。

2 信息化時(shí)代下電子檔案和紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的相關(guān)策略

在對(duì)信息化時(shí)代下電子檔案和紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的相關(guān)策略進(jìn)行深入分析的過(guò)程中需要從幾個(gè)方面來(lái)闡述：第一個(gè)方面就是檔案管理人員對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案實(shí)施一體化管理，第二個(gè)方面就是需要注重對(duì)檔案管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，第三個(gè)方面就是檔案管理人員需要有效開(kāi)設(shè)檔案服務(wù)平臺(tái)。

2.1 檔案管理人員對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案實(shí)施一體化管理

從目前來(lái)看，檔案管理人員為了更好地工作就需要逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念以及工作方式，不僅僅需要重視紙質(zhì)檔案管理還需要注重電子檔案的管理。從現(xiàn)階段的情況中來(lái)看，電子檔案管理已經(jīng)越來(lái)越受到檔案管理人員的歡迎，但是檔案管理人員不能完全拘泥于電子檔案管理中，需要在檔案管理人員中不斷構(gòu)建全新的檔案管理模式，在檔案管理人員進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中將電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行合理融合，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的一體化管理模式，進(jìn)而有效提高檔案管理人員的檔案管理工作的效率[2]。例如：檔案管理人員在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理的過(guò)程中，需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)，然后通過(guò)信息技術(shù)將這些編號(hào)也分類(lèi)到電腦中，這樣日后在使用檔案的時(shí)候可以對(duì)其進(jìn)行更好地查找，并明確不同類(lèi)型檔案的不同位置。不僅僅如此，檔案管理人員還需要將其運(yùn)用到電子檔案的管理過(guò)程當(dāng)中，明確電子檔案資料具體的存儲(chǔ)位置，從而真正意義上構(gòu)建一體化的管理模式。

2.2 需要注重對(duì)檔案管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)

為了更好地管理檔案，不僅僅需要檔案管理人員采用更為合理的方式，還需要讓相關(guān)部門(mén)培養(yǎng)出一批高能力、高素質(zhì)的檔案管理人員，這樣檔案管理人員才能更好地進(jìn)行工作，從而有效提高自身的工作效率。在提高檔案管理人員工作能力的過(guò)程中需要提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，讓檔案管理人員對(duì)檔案管理有一定的認(rèn)知。而且為了讓檔案管理人員更好的進(jìn)行工作，需要相應(yīng)的工作人員更加積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)相關(guān)的新技術(shù)，這樣不僅僅可以讓利用自己學(xué)習(xí)到的知識(shí)進(jìn)行工作，還可以更好提高檔案管理人員的自身素質(zhì)，讓檔案管理人員可以在日后更有效的進(jìn)行工作[3]。

2.3 檔案管理人員需要有效開(kāi)設(shè)檔案服務(wù)平臺(tái)

檔案管理工作主要擺闊幾個(gè)方面：第一個(gè)方面就是資料袋整理，第二個(gè)方面就是資料的采集。所以在檔案管理人員進(jìn)行工作的過(guò)程中需要讓工作人員本身了解自己的工作內(nèi)容，而且相關(guān)部門(mén)還需要針對(duì)檔案袋管理開(kāi)設(shè)一個(gè)檔案服務(wù)平臺(tái)，從而有效實(shí)現(xiàn)檔案的發(fā)展目標(biāo)，進(jìn)而真正意義上實(shí)現(xiàn)資源共享。所以檔案管理人員在工作的過(guò)程中需要有找到工作的發(fā)展目標(biāo)，在對(duì)相關(guān)人員來(lái)查找檔案的時(shí)候設(shè)立一套程序，這樣不僅僅可以保護(hù)檔案的安全性還可以讓檔案管理人員給予人們更好的服務(wù)，而且這種工作模式還可以有效減輕檔案工作者的負(fù)擔(dān)，讓檔案管理人員可以獲取相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段我國(guó)逐漸走進(jìn)了信息化時(shí)代，在這個(gè)時(shí)代中，在這個(gè)時(shí)代中我國(guó)了更好的保護(hù)檔案，就需要通過(guò)電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的方式，這樣不僅僅可以讓發(fā)揮二者各自的優(yōu)勢(shì)，還可以讓這兩種檔案相輔相成，相互補(bǔ)全自身的缺點(diǎn)。從目前來(lái)看，作為信息化時(shí)代的檔案管理人員，需要不斷提高自身的管理力度，通過(guò)更符合時(shí)代發(fā)展的方式進(jìn)行保存檔案，這樣才能有效提高檔案保存的效率，從而有效提高檔案管理人員自身的專(zhuān)業(yè)管理素質(zhì)以及職業(yè)素養(yǎng)，這樣才能為我國(guó)更好地保存檔案，讓檔案可以在日后更好地服務(wù)于大眾，從而有效確保檔案管理工作的有效進(jìn)行，讓檔案管理人員可以通過(guò)最先進(jìn)的方式來(lái)推動(dòng)檔案管理模式的有效發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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