淺析國企合同管理信息化建設問題

魏麟

國企大量的業務決定了其會簽訂很多合同，這些合同在查詢、分析過程中存在很大難度。而當前大部分國企對于合同管理系統的需求并未進行深入論證，尚未構建起相應的信息系統，由此也就制約著國企的運作質量和效率，阻礙其長期發展。本文首先闡述了國企合同管理信息化的必要性，結合該類企業的具體特征，總結了其信息化建設的方案，希望能夠為國企合同管理信息化建設提供參考依據。

近年來，計算機以及信息技術取得巨大進展，當前已經進入到信息化時代，信息技術已經成國企提高管理質量、實現自身超越的重要因素。國企由于具有特殊的性質，其一是擔負為國家開展科研攻關的重任，把握科技發展的導向;其二還承擔著一定的社會責任，開展一系列民生相關的經營活動。伴隨國企規模日益擴大，會形很多合同，合同管理成為國企的重要工作之一，新形勢下，國企亟需在合同管理中引入信息化技術手段，以進一步提高合同管理的效率。

一、國企構建合同管理信息系統的必要性

企業信息化建設即指企業引入計算機、網絡等技術，來開發和實現自身所需的信息系統，提高自身的經營效率，減小面臨的風險以及成本，改善管理水平，為提高收益、推動自身長期健康發展奠定基礎。

國企在經營運作過程中形成了許多合同，包括采購、研制、營銷等方面的合同，其貫穿于國企生產以及研發的很多方面，以往的人工方法比較落后，工作效率不高，同時易于發生合同丟失現象，無法滿足長遠發展的需要。所以，今后應采用先進的信息化方法，圍繞采購、營銷以及科研，同時兼顧內控要求，建立起與企業其它有關系統相結合的合同管理系統，利用該平臺來搜集、整理、保存及管理自身的合同信息。本文根據國企的實際特點，初步研究了構建國企合同管理信息系統的思路。

二、合同管理信息系統功能構想

通過構建國有企業合同管理信息系統，實現收付款合同全壽命周期管理的電子化、流程化，并初步具備合同管理工作的在線流轉、統計、分析功能，以達到內部相關業務部門信息共享，提升管理水平和管理效率。

（一）系統包括的主要業務

1.國企所有收款合同，主要涉及到以下幾方面內容：提供科研、預研、裝備產品及服務等。

2.國企所有付款合同，主要涉及到以下幾方面內容：加工服務外協外包、科研生產物資采購等。

（二）功能設計

1.收款合同管理功能主要包含以下幾方面：從合同評審/登記出發，囊括合同登記、合同臺賬、變更、執行、歸檔、客戶管理等相關功能。

2.付款合同管理功能主要包含以下幾方面：從合同簽訂出發，囊括合同范本管理、審簽、臺賬、變更、驗收付款等相關功能。

利用構建該平臺，能夠在很大程度上提高付款合同管理的規范化水平，可以對付款合同全程進行嚴格的監督、管理;另一方面，還能夠及時準確地對其必要信息資料進行采集，從信息資料的層面為項目計劃、立項、研發生產等業務過程提供強有力的支撐。

（三）操作人員授權

按照國企的特殊性質，結合其內控要求，在信息系統構建過程中，還要根據操作者的職責授予相應的權限，即做好授權管理工作，為該系統順利發揮作用做好鋪墊，確保數據資料的安全性，切實發揮其效益。

三、業務模塊設計

根據合同資金的流向進行劃分，國企的所有經濟合同主要包括以下兩種類型：收、付款合同，接下來本文主要按照上述兩種類型的業務需求，詳細分析兩者的模塊設計。

（一）收款合同管理業務模塊設計

收款合同管理包括客戶、基礎信息、歸檔等過程的在線監控，同時還包括為滿足國企需要所進行的統計分析。詳細功能如下：

1.基礎信息管理。該模塊功能：合同類型、性質警告等相關信息的維護，負責統一管理合同通用基礎數據，提高管理工作的規范化程度。

2.客戶信息管理。這一模塊功能：客戶信息、統計等相關數據資料的維護，確保國企領導層及時掌握顧客的資信情況，為有效預防合作伙伴的履約風險提供保障。

3.合同范本管理。該模塊功能：合同范本導入導出、新建、分類管理等相關功能，以更加有效、規范的管理合同范本，其中擁有統一的模板庫，不僅如此，在各種合同下還能夠與若干個范本相關聯。

4.合同起草管理。其主要包括以下幾方面功能：合同基本信息的自動提取、合同補錄等相關功能，為進一步改善該項工作的質量和效率奠定了基礎。

5.合同評審管理。具體來說，合同評審支持以下兩種模式：在線評審信息和線下評審結果信息登記。

按照合同管理要求開發出若干個線上評審流程，操作人員能夠按照合同內容找到與之相匹配的流程，在此基礎上，還能夠實現對審批節點的在線跟蹤，以便他們及時掌握審批的進程。審批人扮演的角色是審查合同信息、技術內容等方面形成自己的意見;倘若審核不通過，此時就會自動退回承辦人，再次進行操作。

6.合同簽訂管理。系統按照審批通過的合同，根據企業相關標準自動授予相應的編號，并且還具有外來合同編號手工錄入功能。將那些賦予編號的合同，將其文本導出（具備相應的防偽標志），然后將紙質版材料打印出來，接著需要進行蓋章簽字等流程，最后系統會自動掃描合同簽署頁并上傳。

7.合同履行管理。對合同履行相關的每一個事項產生的信息進行登記管理，該模塊還能夠保留那些變更作廢的合同，能夠查詢相關歷史記錄。除此之外，還能夠與國有企業的財物系統集成，實現對開發票以及合同到款等相關信息資料的充分共享，為更好地執行國企的回款計劃提供方便。與此同時該模塊還擁有線下數據導入功能。

8.合同歸檔管理。承辦人負責甄別國有企業生產以及科研、營銷等各個環節的合同，通過手動的方式對它們進行歸檔，然后認真完成歸檔信息的填寫工作，把相關資料錄入到檔案管理系統中，為將來國企對合同的全程查詢提供有力條件。

9.合同查詢、統計分析。按照管理需要，國有企業有關管理者以及職工能夠在自己的權限之內查詢合同，瀏覽甚至復印其文本，了解合同內容。另一方面，也能夠通過各種查詢功能，對國有企業全部合同狀態信息進行查詢，對其具體落實狀況進行實時的監控。通過各項功能來統計分析合同數量與金額，整理之后，研究其趨勢;不僅如此，該模塊還具有導出、打印統計結果等功能。

（二）付款合同管理業務模塊設計

該模塊包含以下幾個子模塊：供應商信息管理、基礎信息管理、合同范本、起草、審批、簽訂管理等。為防止系統的重復建設造成不必要的浪費，第一個子模塊能夠與國有企業的物流管理系統信息共享。其它子模塊與上文中闡述的收款合同管理大致相同，在此不再進行詳細的闡述。

四、集成思路

為進一步提升該系統的效益，最大限度地發揮出它的作用，國有企業在構建該信息系統過程中，應當適當地與其它系統信息共享，進一步提高學習系統的集成度，互聯互通。集成的思路包括以下幾方面：與單位門戶系統集成，共享其中人員信息、組織機構情況，實現賬戶統一管理、單點登錄管理。與主數據系統集成，實現對項目管理信息的有效共享。與物流系統集成，共享采購訂單等數據資料。與財務系統集成，共享合同收付款結果信息，作為合同履行數據等等。另外，還應兼顧國有企業信息化建設規劃，應具有與其它業務信息化系統的數據接口功能。

五、結語

國有企業經營運作過程中會形成大量的合同，合同管理質量的優劣在很大程度上決定著國有企業的長期健康發展，因此，國企在今后應當充分利用好信息技術，構建科學合理的合同管理信息系統，以確保提高管理效率。（作者單位：西山煤電（集團）有限責任公司設備租賃分公司）