大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展對(duì)策分析

葉松

摘 要：依托于信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的重要日漸顯現(xiàn)來(lái)，深刻影響和改變了現(xiàn)有的檔案管理方式，電子檔案管理已成為新形勢(shì)下的檔案管理發(fā)展趨勢(shì)。作為一種新興的檔案管理方式，大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理的推廣應(yīng)用還在嘗試階段，在發(fā)展的過(guò)程中一些問(wèn)題逐漸暴露出來(lái)。要想充分發(fā)揮出電子檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代應(yīng)用效果，需要對(duì)電子檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行全面分析，采取合理對(duì)策加以推動(dòng)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;電子檔案管理;現(xiàn)狀與發(fā)展

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理實(shí)現(xiàn)了了電子化，大的改變了以往的檔案管理方式，推動(dòng)檔案管理的便捷化、高效化、集中化以及實(shí)時(shí)在線更新，提高了檔案的存儲(chǔ)效果，大大減輕了人們的時(shí)間和精力，可以說(shuō)是推動(dòng)了檔案管理水平邁上了新臺(tái)階。但是，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，人們?cè)谶M(jìn)行電子檔案管理中也面對(duì)著一系列新的問(wèn)題，需要認(rèn)真思考和應(yīng)對(duì)，依托于大數(shù)據(jù)做好電子檔案管理工作，推進(jìn)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理現(xiàn)狀淺析

1.缺乏約束管理電力檔案的法律法規(guī)

電子檔案在不斷發(fā)展，但是相關(guān)的關(guān)于電子檔案的立法工作相對(duì)滯后，沒(méi)有及時(shí)跟進(jìn)。我國(guó)現(xiàn)行的檔案法是專門針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理的法律法規(guī)，無(wú)法適用于與時(shí)俱進(jìn)的電子檔案管理，導(dǎo)致電子檔案管理缺乏約束。至今，對(duì)于電子檔案的法律適用效力、開(kāi)放范圍等問(wèn)題仍未明確。時(shí)下，人們對(duì)于電子檔案的需求增大、要求開(kāi)放的呼聲日漸增加，但是電子檔案信息的公開(kāi)務(wù)必會(huì)伴隨著風(fēng)險(xiǎn)和責(zé)任，影響到檔案的安全。基于此，電子檔案管理人員為避免承擔(dān)責(zé)任，以保護(hù)檔案安全為由很少公開(kāi)電子檔案，無(wú)法滿足社會(huì)的需求。因此，必須要加強(qiáng)立法，從法律制度上為電子檔案的開(kāi)放使用提供強(qiáng)有力的保障。

2.制定的電子檔案的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

大數(shù)據(jù)時(shí)代就是信息化時(shí)代，數(shù)據(jù)多、信息量大，實(shí)現(xiàn)信息化資源共享的前提條件是統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。國(guó)家基于信息共享的考慮，早已提出“合理科學(xué)整合檔案信息資源以便于實(shí)現(xiàn)資源共享”，然而對(duì)于如何制定資源整合的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范缺乏明確的指導(dǎo)，導(dǎo)致制定的電子檔案的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。雖然，2016年制定了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，在電子檔案的存儲(chǔ)、利用、維護(hù)等方面簡(jiǎn)單進(jìn)行了規(guī)范，但是未能定期的審查督導(dǎo)電子檔案的保存標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范，導(dǎo)致行業(yè)協(xié)會(huì)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)未能與《規(guī)范》同步，造成信息資源的不同步、無(wú)法共享，嚴(yán)重阻礙了電子檔案資源的在大數(shù)據(jù)背景下的跨界融合和共享共用。

3.電子檔案管理專業(yè)隊(duì)伍信息化不足

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，需要更多的專業(yè)素養(yǎng)的信息化人才。在注重高效的今天，如何在浩如煙海的電子檔案中快速找到所需要的信息資源，離不開(kāi)專業(yè)的電子檔案管理人員。事實(shí)上，我國(guó)檔案管理從業(yè)者數(shù)量不少，但是專職檔案管理人員缺乏，檔案管理人員水平能力不足，特別是信息化水平較低，普遍缺乏發(fā)現(xiàn)捕捉電子信息轉(zhuǎn)化為檔案并與現(xiàn)實(shí)檔案管理工作有效融合的本領(lǐng)，已成為制約電子檔案管理工作發(fā)展的主要在因素。檔案管理人員對(duì)電子檔案管理的思想認(rèn)識(shí)不到位等問(wèn)題也影響了檔案管理科學(xué)化水平的提升。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理的發(fā)展對(duì)策探討

1.制定完善相應(yīng)的電子檔案法律法規(guī)

政府立法部門要加大力度調(diào)研立法，制定完善的電子檔案管理法律法規(guī)，以制度的形式保障電子檔案的法律效力，明確電子檔案管理工作的各種職責(zé)和義務(wù)，如收集、歸類、發(fā)布等主要工作。進(jìn)一步的明確公開(kāi)電子檔案信息的各種情形以及不予以公開(kāi)的情形，列出免責(zé)條例為電子檔案管理者解壓釋?xiě)眩瑴p輕責(zé)任負(fù)擔(dān)和壓力，確保他們正常有效的投入工作，在法律許可范圍內(nèi)向大眾提供檔案信息。對(duì)于公開(kāi)的信息，可以借助于有關(guān)平臺(tái)向群眾征集意見(jiàn)建議，調(diào)度群眾的需求，明確那些可以開(kāi)放、那些因安全考慮不能開(kāi)放。對(duì)于開(kāi)放信息中涉及到的安全問(wèn)題，要在法律規(guī)定中明確責(zé)任主體，可以要求電子檔案的輸出單位作為責(zé)任主體，配套開(kāi)放的條件、提出保證安全的意見(jiàn)措施，進(jìn)而發(fā)揮出信息數(shù)據(jù)的價(jià)值。同時(shí)，要壓實(shí)責(zé)任，落實(shí)到個(gè)人，實(shí)行獎(jiǎng)懲追究責(zé)任制度。要表?yè)P(yáng)先進(jìn)，對(duì)于嚴(yán)格履行責(zé)任的部門或者個(gè)人要加以獎(jiǎng)勵(lì)表?yè)P(yáng)，鼓舞士氣，推動(dòng)電子檔案管理領(lǐng)域各項(xiàng)工作取得進(jìn)步。對(duì)于那些不盡職盡責(zé)，嚴(yán)重阻礙信息共享和造成電子檔案信息泄露的要追究責(zé)任。相信，完善法律法規(guī)才會(huì)推動(dòng)電子檔案開(kāi)放，發(fā)揮出電子檔案的價(jià)值和作用。

2.制定統(tǒng)一科學(xué)規(guī)范的電子檔案標(biāo)準(zhǔn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，要打破信息共享的藩籬，制定統(tǒng)一科學(xué)規(guī)范的電子檔案標(biāo)準(zhǔn)，確保各行各業(yè)甚至世界數(shù)據(jù)接軌，消除障礙。制作高質(zhì)量的電子檔案數(shù)據(jù)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，明確數(shù)據(jù)存儲(chǔ)類型、使用用途以及格式，在構(gòu)建的大數(shù)據(jù)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)各方共同努力整合各種信息資源，實(shí)現(xiàn)無(wú)障礙共享。因此，要主動(dòng)與國(guó)外先進(jìn)的部門溝通交流，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，主動(dòng)融入世界大格局，確保指定的標(biāo)準(zhǔn)好用安全，能夠有效避免因載體不穩(wěn)定或技術(shù)無(wú)法更新時(shí)出現(xiàn)丟失等風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)要及時(shí)定期的檢查修訂有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，與時(shí)俱進(jìn)，與世界同步，真正推動(dòng)實(shí)現(xiàn)信息的跨部門、跨區(qū)域共享，便于查詢。

3.強(qiáng)化電子檔案領(lǐng)域教學(xué)改革培養(yǎng)人才

電子檔案管理工作中，人的素質(zhì)能力決定著檔案管理工作的水平高低。要強(qiáng)化電子檔案領(lǐng)域教學(xué)改革注重培養(yǎng)專業(yè)人才，注重加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理專業(yè)學(xué)生的專業(yè)、技術(shù)的培養(yǎng)，讓專業(yè)的人做專業(yè)的事，這樣才能保證工作的質(zhì)量。經(jīng)常的開(kāi)展培訓(xùn)技能，及時(shí)將最新的電子檔案管理知識(shí)傳授給電子檔案管理從業(yè)，不斷增強(qiáng)工他們的信息服務(wù)能力和為用戶解決實(shí)際問(wèn)題的智慧。加強(qiáng)教學(xué)改革培養(yǎng)專業(yè)人才將推動(dòng)電子檔案在大數(shù)據(jù)時(shí)代創(chuàng)造出更大的價(jià)值。

結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)于電子檔案管理提出新的要求。要認(rèn)真思考電子檔案管理工作的現(xiàn)狀與發(fā)展策略，不斷推動(dòng)電子檔案管理成為人們獲取信息價(jià)值的重要途徑，釋放電子檔案價(jià)值。

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