信息化時(shí)代行政事業(yè)單位檔案管理探究

張書橋

摘 要：信息化時(shí)代，信息技術(shù)的出現(xiàn)推動了行政事業(yè)單位發(fā)展的速率，其中就包含檔案管理。但是從目前行政事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際情況來看，還存在有諸多問題，管理效率不高，檔案信息更新不夠即時(shí)等，都限制了檔案管理工作的質(zhì)量。基于此，為提高行政事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化管厘模式。本文主要圍繞信息化時(shí)代下行政事業(yè)單位檔案管理存在的問題，總結(jié)出有助于改善檔案管理質(zhì)量的措施。

關(guān)鍵詞：信息化;行政事業(yè)單位;檔案管理

引言：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和社會的進(jìn)步，市場經(jīng)濟(jì)逐漸呈現(xiàn)出復(fù)雜性和多樣性。大數(shù)據(jù)時(shí)代，行政事業(yè)單位發(fā)展對信息技術(shù)的依賴性逐漸增強(qiáng)。但目前很多行政事業(yè)單位在技術(shù)上無法跟上時(shí)代潮流，在資金上無法更新管理設(shè)備，保持人工檔案管理模式，不僅不利于行政事業(yè)單位的發(fā)展，而且對行政事業(yè)單位的社會效益產(chǎn)生了負(fù)面影響。如果能積極構(gòu)建信息管理體系，注重推進(jìn)資源信息管理、部門建設(shè)管理、信息采集管理等綜合因素，是行政事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)“優(yōu)質(zhì)高效”完成任務(wù)的重要保證。

一、信息檔案管理模式具有重要意義

1. 檔案是行政事業(yè)單位的信息源數(shù)據(jù)庫

在發(fā)展過程中，每個(gè)行政事業(yè)單位都有自己的發(fā)展記憶數(shù)據(jù)，具有自己的特點(diǎn)，這些數(shù)據(jù)對行政事業(yè)單位、社會乃至國家的發(fā)展都能起到積極的作用，因此有必要對其進(jìn)行保存。同時(shí)，檔案是行政事業(yè)單位發(fā)展過程最權(quán)威的見證，也是行政事業(yè)單位分析最直接的信息資源，通過檔案的查閱，使人們對行政事業(yè)單位的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)、實(shí)踐和文化理念有了深刻的了解，因此檔案具有重要的現(xiàn)實(shí)意義行政事業(yè)單位文化知識的深刻意義。行政事業(yè)單位檔案管理技術(shù)、信息化技術(shù)，使復(fù)雜的檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一、有序，使數(shù)據(jù)存取變得方便、簡單。文件信息、圖像資源、表單信息等被逐一規(guī)劃成統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，保證了訪問者在最短的時(shí)間內(nèi)找到最滿意的資源，極大地提高了方便性。

2. 促進(jìn)資源的合理利用和統(tǒng)一管理

與信息管理模式相比，舊的手工檔案管理有其不可忽視的局限性。對行政事業(yè)單位來說，給人、物、時(shí)帶來了諸多不便。對于所涉及的信息，還存在由于氣候、溫度或事故導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致許多有價(jià)值的信息丟失。技術(shù)化、系統(tǒng)化管理模式下的檔案管理，首先可以為行政事業(yè)單位的發(fā)展節(jié)省更多的人力資源，減少人工管理時(shí)間的比例，然后在很大程度上實(shí)現(xiàn)強(qiáng)大資源的整合，從而達(dá)到“優(yōu)勝劣汰”的效果，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理管理各類資源，實(shí)現(xiàn)資源的定期更新和改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)綜合管理，提高行政事業(yè)單位檔案資源的綜合效益。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化策略分析

1. 增強(qiáng)檔案管理的信息意識

對于一個(gè)行政事業(yè)單位來說，檔案管理工作要重視起來，因?yàn)闄n案管理涉及的資源種類豐富，涉及的內(nèi)容也有自己的特點(diǎn)，注重檔案信息的開發(fā)有利于促進(jìn)檔案管理的進(jìn)一步推廣和發(fā)展，關(guān)注檔案資源開發(fā)效率，加大檔案信息管理建設(shè)。領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)信息資源的整合，加強(qiáng)信息管理電子系統(tǒng)的建設(shè)、完善或更新。同時(shí)，也需要行政事業(yè)單位員工積極配合領(lǐng)導(dǎo)安排，能夠提供相應(yīng)的管理解決方案和數(shù)據(jù)信息。對行政事業(yè)單位而言，為了切實(shí)提高檔案管理部門工作人員的質(zhì)量和責(zé)任意識，單位應(yīng)當(dāng)定期組織開展宣講會，確保部門內(nèi)部的職工深刻意識到檔案管理的重要性。

2. 加強(qiáng)行政事業(yè)單位內(nèi)部建設(shè)

行政事業(yè)單位檔案資源管理信息化工程不是單一的、暫時(shí)的，而是全面的、廣泛的，也就是說，行政事業(yè)單位信息資源管理是一項(xiàng)需求大、范圍廣的工作，這就需要行政事業(yè)單位內(nèi)部各部門密切聯(lián)系，搭建信息資源的“對話橋梁”。行政事業(yè)單位需要將任務(wù)分配給部門人員，并將其劃分為不同的任務(wù)組，承擔(dān)檔案信息管理系統(tǒng)的不同任務(wù)。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)需要人力來完成信息數(shù)據(jù)的錄入、篩選和分類工作，因此需要組織部分員工完成數(shù)據(jù)的記錄和整理。其次，國家統(tǒng)一的數(shù)據(jù)信息要求是管理標(biāo)準(zhǔn)，而描述、語言形式、檢索標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)協(xié)調(diào)等工作需要統(tǒng)一有序，因此，也要安排合適的人選進(jìn)行工作。同時(shí)，建設(shè)后的檔案管理也不容忽視。整理、檢查、設(shè)備維護(hù)等崗位工作也需要隨時(shí)妥善安排，確保信息化檔案管理系統(tǒng)能夠繼續(xù)為需求方提供服務(wù)。各部門之間的密切聯(lián)系和共同行動，更有利于形成統(tǒng)一的規(guī)劃管理模式。

就檔案管理工作而言，事業(yè)單位只有不斷有關(guān)工作體系，才能夠切實(shí)提高檔案管理的效率和質(zhì)量。對檔案管理部門的工作人員而言，同樣需要提高責(zé)任意識，單位應(yīng)當(dāng)建立并完善績效考核機(jī)制，定期對檔案管理部門工作人員進(jìn)行考核，根據(jù)其工作態(tài)度以及效率進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)罰。

3. 積極引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)

檔案管理信息化建設(shè)，行政單位需要先增加資金投入，配備信息化管理所需要的電腦等設(shè)備。對行政事業(yè)單位來說，每年下發(fā)到單位的經(jīng)費(fèi)是定額的，一般都會投入到主要的工作內(nèi)容上，對檔案管理并未過多的投入。基于此，為了提高檔案管理信息化，單位應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理的資金投入，不斷升級檔案管理工作的效率。

與此同時(shí)，實(shí)現(xiàn)科技信息管理目標(biāo)的首要因素是缺乏科技支撐。檔案是行政事業(yè)單位發(fā)展的最好記錄，具有重要的歷史意義。同時(shí)，它也是行政事業(yè)單位發(fā)展的方向依據(jù)，具有指導(dǎo)作用。作為一個(gè)重要的資源庫，對技術(shù)的要求是可以想象的。首先要注重資源管理和信息保存的安全性，積極借用計(jì)算機(jī)編程和編碼，在行政事業(yè)單位內(nèi)部創(chuàng)建一個(gè)獨(dú)特的管理網(wǎng)站或系統(tǒng)，設(shè)置準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，提高系統(tǒng)準(zhǔn)入資格，防止重要資源被盜。其次，要結(jié)合先進(jìn)的圖表和數(shù)據(jù)處理技術(shù)，及時(shí)更改數(shù)據(jù)，在提高系統(tǒng)安全性的同時(shí)，為需求者提供更多便利。

結(jié)束語

信息化時(shí)代，行政事業(yè)單位的發(fā)展不僅僅局限在業(yè)務(wù)能力上，包含檔案管理在內(nèi)的行政管理工作同樣決定著事業(yè)單位的發(fā)展，應(yīng)當(dāng)提高對檔案管理的重視，切實(shí)完善好檔案管理工作體制，提高檔案管理工作質(zhì)量。對行政事業(yè)單位而言，應(yīng)當(dāng)加大信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，建立信息化檔案管理系統(tǒng)。

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