大數據時代高職院校學籍檔案管理與開發

淮偉鳳

摘要：隨著我國社會經濟的發展，對人才的需求不斷增加，高職院校也在不斷的擴大規模，這就導致了學籍檔案的數量也在不斷增加，這給學籍檔案的管理，開發利用都帶來了不少的機遇與挑戰。隨著信息化、大數據的普及，社會服務理念的轉變，傳統的檔案管理利用模式已經不能適應社會的發展了。因此，本文從大數據背景下，對現階段高職院校的學籍檔案的管理現狀和特點進行剖析，指出當前學籍檔案管理存在的問題，并提出了改進學籍檔案管理及開發利用的新方法。

關鍵詞：大數據;高職院校;學籍檔案;檔案管理;開發利用

1大數據時代下，高職院校學籍檔案的現狀及特點

學籍檔案具有憑證作用，是學生在校的學習、工作、生活等方面的真實初始記錄，是檔案管理的重要組成部分，包括學生入學前的高中材料、入學后在校成績、實習考核、思想道德、畢業生登記表、個人獎懲、學籍異動等情況。對學校、學生就業、用人單位等都有重要作用。因此，保持學籍檔案的完整性、真實性特別重要，學校必須給予重視。

1.1學籍檔案數量急劇增長，傳統的統計手段已無法適應。社會不斷發展，對技能型、全能型人才需求量不斷上升，導致高職院校的規模不斷擴大、生源不斷增加。入學的學生人數逐年增加，學籍檔案的數量也在逐年增長，在學籍檔案管理人員數量不變的情況下，任務量變大，傳統手工管理學籍檔案的手段已經無法跟上時代的發展和變化，這就為學籍檔案管理工作帶來了巨大的挑戰。

1.2高職院校檔案以紙質檔案為主是由于辦學時間短，沒有大量的資金投入。隨著信息化的普及，對于學籍檔案管理，信息化可以提高檔案歸檔效率和質量，同時也可以為檔案的利用提供便利。

1.3學籍檔案由多個部門生產導致收集不便。學籍檔案材料來源于學校的多個部門，如學生入學前的檔案材料由招生辦負責提供，學籍卡、學生學年鑒定表由學生所在學院（系部）負責提供，成績單、畢業生登記表、實習考核手冊等由教務處負責提供，且學校各部門之間信息管理系統互不相通，導致學籍檔案整理工作繁瑣、有重復性，造成一定的資源浪費。

2大數據時代學籍檔案存在的問題

2.1一些高職院校對學籍檔案的不重視。長期以來，學籍檔案在單位都是被動提供服務利用，利用者多為畢業之后的學生，因此，學籍檔案的作用往往被忽視，即使投入大量的資金和人力也無法在短時間內獲得收益，導致了一些高職院校對學籍檔案管理的資金投入比較少，而且只集中在為辦公室設備及日常消耗品上，在管理軟件大數據引進方面缺少重視。

2.2技術手段和信息化有待加強。大數據時代，檔案管理應該規范化和智能化，有配套的軟硬件條件和統一的標準，利用科學手段，實現檔案數字化管理。目前來看，高職院校對檔案工作的投入還是十分有限的，很難達到信息化要求。信息化要求檔案有統一的數據格式和標準，這也是提供利用與數據統計的前提，實現檔案信息和智能化、數字化管理是當前高職院校迫切而有難度的工作。

2.3提供利用方式單一，與時代脫節。目前，高職院校學籍檔案以紙質為主，利用主要以單一的人工服務為主，由于學籍檔案的法律憑證作用，要求信息內容具體、準確、權威。學籍檔案涉及隱私，利用者必須提供有效身份證件、合理的事由，并進行登記審核才能利用，所以提供的材料多以復印、打印、掃描，并加蓋公章的紙質材料為主。這種單一的面對面利用方式使用戶在獲取信息方面受到了時間和空間的限制。

3，大數據時代高校學籍檔案信息安全管理策略

安全管理的缺失會影響高校學籍檔案信息管理工作的正常運行，不利于學生學籍信息的保護。因此高校在構建學籍檔案信息管理系統的過程中，要對大數據時代的利弊有所了解，并著重對大數據時代存在的弊端進行把握，制定出符合大數據時代的高校學籍檔案信息安全管理策略。

3.1做好思想轉變，強化人員自覺。

預防工作要優于治理工作，搞好預防工作能夠將網絡安全問題帶來的影響控制到最低，進而提升學校學籍檔案信息管理的質量。高校內部學籍檔案信息管理人員要在思想上形成全新的認知，做好思想上的轉變，在工作的過程中有意識地對網絡安全問題進行關注，增加管理人員在工作過程中的自覺性。

3.2做好制度設置，完善相關措施。

網絡環境具有著一定的復雜性，因此在大數據時代下高校的學籍檔案信息管理工作要從實際入手，圍繞現實問題制定管理制度和解決策略，只有這樣才能避免安全管理工作失去實際意義。高校要做好管理制度的設置。在對相關制度進行設置的過程中，高校應注重管理上的全面性，增加安全管理方面的內容，要在制度中明確安全管理的目的、范圍、任務等，借助制度的作用，提升高校學籍檔案信息管理人員對安全管理的重視。

4束語：

綜上所述，對高職院校學籍檔案信息管理進行信息化建設，施行網絡化管理是對高職院校學籍檔案信息管理工作的發展和完善，有益于學校內部管理工作效率的提升，只有這樣學校內部的學籍檔案信息管理工作才能順利地進行下去，并與大數據時代的發展保持一致。

參考文獻

[1]李嗚宇.信息時代下高校學籍檔案管理途徑II.科技創新導刊，2015，7（11）.