探析融入科技檔案工作的科技情報工作發展

李 瑩 何 鑫 張夢琪

（宜昌市科學技術情報研究所，湖北 宜昌 443000）

0 引言

國內的情報工作由原本的翻譯傳遞轉化成如今的信息服務，而相應的檔案屬于一項顯性信息的主要來源，對情報工作的發展具有實際價值，并強化檔案信息的利用效率。 借此滿足當下對科技情報的需求，同時也有助于解決檔案工作的管理服務需要。

1 科技情報工作

1.1 情報的定義

對于情報的界定還未有明確的標準，但該項工作也具有共同的特性。 其一，知識性。 在社會運行過程中，借助多項傳播方式，如網絡、電視、雜志等，不分時間地點地獲取大量的數據內容，該種數據信息中便包含人們需要的內容。其二，傳遞性。傳遞的過程是將知識轉變為情報的過程，屬于一個動態的環節。 每個人都會擁有不同的知識，通過溝通讓他人感知，由此僅能將其定義為知識，而不是情報。 情報的該種特性需要借助其他途徑實現[1]。

1.2 開展科技情報工作的意義

在科學信息技術日趨先進完善的當下，社會經濟各領域行業對于情報數據的需求愈加迫切。科技是實現發展的基石，在行業競爭中，在其他方面相差無幾的情況下，科技水平更高的一方能夠搶占發展先機。近年來，計算機網絡技術的發展，為情報收集工作提供更有效的途徑，相應的處理、儲存以及提供等數據服務都展現出良好的發展前景，促使該項工作在各領域追求發展的過程中，地位大幅度提高。 經濟發展伴隨著知識的進步，該項工作已經逐漸成為當今社會進步的主要推動力之一。

近幾年，科技知識的升級、傳遞、應用等都呈現出前所未有的態勢。若想在大量繁雜的數據信息中快速獲取到所需的內容，需對數據進行加工、整合以及開發操作，并借助當前先進的科技提高情報服務的及時性、準確度以及效益性。 新時期，為追求全面發展，對于信息結構以及相關的從業人員的需求量和專業水平都有所提升，并期望其能夠給自己帶來幫助。因此，在該時代背景下，需要研究的并不是相關機構是否有存在的必要， 而是此類機構如何適應當前的時代要求，如何提升管理以及開發的水平。

2 科技情報工作融入科技檔案工作的必要性、可行性與作用

2.1 必要性

該項工作為滿足時代需要，應在原本資源以及開展形式的基礎上實施合理的拓展創新?？萍紮n案是日常研發項目運行期間形成的各項記錄，其中包括運行項目的命題、申報以及研發過程中的各個步驟等信息都應記錄在案。由此，借助查閱相關的檔案資料，便可掌握該科技項目的研發進展與情報需要現狀，有利于將該項工作完整地融入到科技檔案中，以及時為科研提供情報數據，形成較為穩定的應用群體，為科研活動開展提供基礎保障。 另外，將該項工作嵌入檔案工作中，可以將科技數據信息及時歸檔，以實現系統化的科技信息管理。

2.2 可行性

書籍、情報以及檔案在本質上無明顯的差異，都是進行信息保存、傳達，僅在內容、容量等指標上有所不同，檔案強調信息的縱向傳達，但情報注重橫向傳播。 但書籍、情報以及檔案，在管理運行過程中，都需對收集到的數據內容實施整合處理，確保能夠及時準確找到對應的科技信息，三者都是信息服務領域，其服務性的特點是實現發展的基本。當前科技技術的運用提高材料的數字化程度，切實打破實體的限制，為數據信息運用以及服務提供基礎保障。

2.3 積極作用

國內的檔案管理“重藏輕用”使大量的數據信息難以發揮其原本的價值，而該項工作的融入，有助于提高科技檔案信息的開發程度。 就工作者而言，檔案管理者往往不具有專業知識，但情報工作者則擁有一定的專業水平，可以提高科技數據信息的利用效率。此外，由于部分檔案的保密級別較高，導致部分信息無法獲取或申請手續較為繁雜，而該項工作的運用，能夠合理縮短獲取檔案信息的應用程序。情報工作者將有效提取檔案中利用價值更高的數據，并將處理后的數據提供給需要的人，由此提高科技檔案數據的利用效率。

3 科技情報工作融入科技檔案工作的措施

3.1 信息管理環節

3.1.1 知識積累

知識積累是科技信息的采集，是最基本的工作。在此環節中，應整合有價值的數據信息，要求歸檔內容能夠完整闡述相關研究項目的實際情況。 同時，還需發掘其中所蘊含隱性信息并加以運用。而此也正是情報工作開展的長處。 對此，情報工作者可將獲取的數據信息補充到相應的檔案中，以提高檔案管理該環節的有效性。 此外，情報人員借助該活動掌握該科研機構項目開展的進度及相應的資料需要，由此提高情報工作開展的明確性。

3.1.2 知識組織

知識組織由檔案管理而來，根據既定的分類以及組織方式，整合檔案信息，無需考量檔案的現實特點，僅是針對信息內容本身實施整合分類，圍繞信息使用者的需求開展工作。 同時，對信息之間的內在關系加以描述，提高檔案內容的系統性。在此環節中，要求工作人員能夠合理進行知識組織，而檔案管理者往往缺少該方面的能力，但情報工作者卻可以補充。 其可以借助自身擁有的專業知識和對該科研項目有關內容的掌握，從信息需求者角度分析，對資料實施整合處理，有助于提高檔案管理的有效性[2]。

3.1.3 知識評價

該環節是對檔案的數據信息實施鑒定，評價信息本身，判斷其實際價值。 評價指標包括常規的歸檔及參考價值等多項價值。 該環節的鑒定強調保管價值等，但評價指標則注重信息本身及應用價值等，注重信息使用者的需要。由此，情報工作的融入，能夠從情報信息本身實施檔案評價，得出的評價結果更為符合市場需要，有助于實現信息的創新發展。

3.1.4 知識發現及開發

此環節是知識管理觀念在檔案管理工作的創新發展。 以檔案數據內容為前提，借助有效的信息挖掘方式實施研究，以找出其中更具有價值的數據。而“開發”是將隱性內容轉變成顯性內容的過程，促使二者有效結合，最終目的是實現科技知識的創新發展。 該環節開展期間通常需要借助情報分析手段，由此可得，情報工作的融入有助于提高知識發現以及開發的效率和價值。

3.1.5 知識服務

常規的檔案服務是以信息實體資料為載體，而現今的知識服務是圍繞知識使用者展開的，為其提供參考依據。該環節可以為信息使用者提供差異化的信息服務幫助，是該項工作聯系信息使用者的紐帶，實現檔案信息價值的最大化。 圍繞用戶展開的服務工作，若可以讓情報工作者完成，能夠提高該項服務工作的效果。主要原因在于情報工作本身便是圍繞信息使用者展開的，并為其提供處理當前困境的參考材料。 另外，情報工作者相較于檔案管理工作人員而言，對于相關的科研項目以及信息使用者的需要更加清楚，因此，可以提高檔案信息的利用價值，強化科技知識的服務質量。

3.2 融合工作模式

以上述分析為基礎，將科技情報工作融入檔案工作領域中，形成新的工作模式。 以檔案管理工作開展的各個環節為大綱，加入情報工作內容。 部分工作結構如下：

其一，檔案管理工作中的知識積累與相應的信息采集以及外部信息收集相融合。 在進行收集過程中，情報工作者可參與到具體科研項目實現信息收集，能更為全面地掌握項目的進展和用戶度信息的需要，由此提高外部信息收集的準確度，以補充相關科技檔案信息。

其二，檔案管理工作中的知識組織與信息整理及分析相融合。 在進行信息整理時，情報工作者能夠利用原本的信息分析工具及方式，此過程中借助科技專業信息，和檔案管理者共同完成知識整合，為后續的管理服務工作提供便利。

其三，檔案管理工作中的知識評價對應信息的鑒定與情報判定。 鑒定期間，情報工作者能夠以原本的工作角度開展，對檔案信息實施評價，之后可將價值評定更高的資料優先歸檔，以提高管理工作的開展效率[3]。

4 結束語

綜上所述，新時期，科技情報工作面對新的發展形勢，借助融入檔案管理領域中，能夠更為深入地開展工作，為信息使用者提供差異性的數據需要。另外，還有助于提高檔案信息的開發效率，推動科技信息的創新，并為科研項目提供準確的參考數據。