高校電子會計檔案的困境與突破策略

文·樓蔚文

2015年12月，國家檔案局、財政部頒布了新的《會計檔案管理辦法》，其中第八條規定，“單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存”。如何借助電子會計檔案，克服當前急劇增加的財會檔案的管理成本和空間成本，在會計檔案管理方面實現突破，是本課題探討的主要目標。

一、電子會計檔案的概念與管理現狀

在新頒布的《會計檔案管理辦法》第三條中，對什么是電子會計檔案作了明確定義，電子會計檔案是“通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的會計檔案”。強調了電子會計檔案虛擬性，并通過其產生途徑、傳輸途經、存儲方式等做了清晰定義。從本質上講，電子會計檔案是電子檔案的范疇。

目前，少數機構率先開展了電子會計檔案的試點工作，成效顯著。據天津市住房公積金管理中心提供資料，實現電子會計檔案保管后，相比較傳統紙質文件歸檔，“可以節省87%的紙質檔案，同時也大大緩解了庫房壓力。”相應也“大大減少了會計人員整理會計檔案的工作量”；同時，由于“會計檔案的電子化存儲，使得中心可以利用數據倉庫等系統技術進行歸類、排序、重組、分析、查詢、調取等靈活地加以處理，進行多維分析”，實現了會計檔案多元化的輸出及數據共享。總之，電子會計檔案的出現，不再耗費大量紙質材料，節約了自然資源，節省了保管空間和相應的人力物力；數據化的會計檔案信息，成就了其快捷利用、數據的共享和深度開發。優勢明顯，引人注目。

但新的管理辦法頒布4年有余，相關進展卻不容樂觀，尤其高校等事業單位仍持觀望態度，電子會計檔案的管理陷入困境。

二、電子會計檔案的困境分析

（一）財務信息泄露風險抑制了財務部門的積極性

財會檔案是學校經濟活動和財務收支過程的反映，其信息內容往往作為學校的核心利益，不予公開。任何人調閱會計憑證均需得到財會部門許可、授權。會計檔案實現電子化管理后，方便財務信息調閱的同時，勢必增加信息泄露風險。因此，出于對本單位財務信息安全的需要，財會部門、包括學校，本身沒有意愿將財會檔案以電子會計檔案的形式交由檔案部門保存，更無所謂財務數據共享。

（二）紙質發票廣泛使用，電子會計檔案尚無資源優勢

當前財務運作狀態，電子會計檔案的資源優化無法體現。新《辦法》對電子會計檔案的界定明確，“特別強調了電子會計檔案的原生性，即是通過計算機等設備形成的，以區別于將紙質會計檔案掃描形成的數字化副本”。據此釋義，在電子票據不占據主導位置的當代，占據館藏空間最大的各類報銷紙質憑單，短期內仍將大量存在。退一步講，承認掃描票據的電子會計檔案身份，不僅意味著會計部門大量的掃描任務（是否規范尚需認可），仍舊面臨大量紙質檔案的保管問題。總之，對于高等院校等事業單位而言，電子會計檔案的資源優化管理無法體現，是影響人們探究電子會計檔案管理的積極性的關鍵因素之一。

（三）技術缺陷和壁壘影響人們對電子會計檔案的認可與實施

作為電子檔案的一種，在技術上保障其完整、真實、可讀和安全，是實現電子會計檔案管理的關鍵。然而客觀現實是，各機構的會計管理系統和檔案管理系統更關注的是完成各自的業務管理流程，電子會計檔案的真實性、完整性歸檔，以及相關信息的安全、長期可讀等相關軟硬件建設并未準備或設計到位。因此，技術的缺陷和壁壘，安全方面的諸多陷阱，使人們對電子會計檔案的管理存有疑慮，影響了人們對電子會計檔案的認可與實施。

（四）傳統管理各自為政，增加了電子會計檔案的操作難度

做好電子會計檔案的保管和使用，離不開電子會計文件產生的前端控制。財務機構和檔案機構，作為職能與權限相對獨立兩個業務部門，管理范疇尤其是在前期文件產生和傳輸中，職能密集交叉。檔案部門要求實現電子文件前端管理，要求將檔案管理納入會計管理信息系統，從源頭保證電子財會檔案的真實、完整、可讀。而財務部門對于財會檔案，大都抱有移交完成，概不負責的心態。紙質檔案雖然有諸多弊端，但較為直觀、穩定和熟悉的管理模式更為二者所接受，也就不難理解了。

（五）相關制度和規范缺失造成電子會計檔案管理困境

電子會計檔案的管理，涉及電子文件管理，是目前檔案管理中較為前沿的問題，相關管理體制、管理制度、工作規范也大都沒能跟上。管理制度和工作規范的缺位，使各相關人員工作責權不清晰，突破無壓力，操作無依據，電子會計檔案管理的探索與實施止步不前。

（六）現有人員知識背景單一，難以承擔電子會計檔案管理重任

紙質會計檔案的管理，其直觀性的管理模式，對會計人員和檔案人員的素質要求相對較為單純。實行電子會計檔案管理后，電子會計檔案對信息設備和信息技術的依賴，使得具有信息技術的基本技能，成為完成會計檔案整理歸檔、借閱管理任務的關鍵。當前，無論是財務部門、還是檔案管理部門，大都未在財務檔案管理崗上配備相應合格人員。

三、電子會計檔案管理的突破策略

（一）建立對電子會計檔案的信任，建立新型管理理念

作為電子文件的一種，電子會計檔案管理已是必然。虛擬的、數字化的電子文件的出現，給檔案管理帶來的是一次根本性變革。致力于會計檔案現代化建設，探索出一條切實可行的電子會計檔案管理之路，是當代檔案人的使命與擔當。隨著信息技術的日新月異，管理制度業務規范的建立健全，法律制度的日臻完善，我們應該對電子會計檔案樹立堅定的信心與毋庸置疑的信任。

做好電子會計檔案管理，涉及管理理念轉變。管理理念，關系到管理者對電子會計檔案的管理態度，決定其是否目標明確，態度堅決，行動有力，是否全力應對管理過程中出現的各種問題與挑戰。長期以來，檔案管理理念均基于歷史記錄的實體管理。電子會計檔案管理理念的轉變，本質上是管理理念的數字化轉型問題，作為當前電子檔案管理的先行者，電子會計檔案的實現會為全面實現文件管理的數字轉型打開局面。

（二）建立切實可行的管理制度，引導與規范電子會計檔案管理

會計檔案管理制度，涉及會計檔案管理體制、管理規范。體制建設是管理的宏觀支撐性要素。通過體制建構，會計部門和檔案部門可以明確各自的權限和職責，調動和激發兩部門的積極性與主動性，研究與探索電子會計檔案管理的辦法與途徑。規范是組織機構行動的準則，是電子會計檔案真實性、安全性、可讀性的基本保障。目前，國家針對電子文件管理不斷出臺管理規范與標準，相關管理部門應依據現有各項國標與規范，出臺高校會計電子檔案管理制度，引導與規范電子會計檔案管理。

（三）加強部門間配合與協調，引入信息技術部門的支持

1. 會計部門、檔案管理部門務必加強合作與協調。作為電子會計檔案真實、完整、安全、可讀的內在需求，其目標達成依賴其全程的規范化管理，即會計管理系統生產真實、合格的數據，檔案管理系統對會計管理系統數據的完整、安全的接收，檔案管理系統對電子文件長期的可讀和安全管理。任何一個方面的缺位，都可能導致電子會計檔案數據的失真、失用。因此，會計部門和檔案部門各負其責、通力合作是做好電子會計檔案管理工作的基本保障。

2. 實時引入信息技術部門的支持，是做好電子會計檔案的必要條件。電子會計檔案的管理，由傳統的物質形態管理轉向虛擬形態管理，依賴的是大量日新月異的信息技術和數字信息管理設施設備。無論是會計管理系統、檔案管理系統，還是為兩系統提供基本的軟硬件條件保障，均離不開信息技術部門的技術支持以及相關信息存儲、傳輸設備與環境的維護。因此，電子會計檔案管理的開拓與探索，必須引入信息技術管理部門的配合與支持，否則電子會計檔案的管理就是一紙空談。

（四）階段性的實現電子會計檔案的管理工作

筆者認為，分階段實施是我們實現電子會計檔案管理的客觀途徑。可以依照由雙套制到單套制，由數字化到數據化的模式，分階段逐步實現，當然可以在某些領域重點突破。結合高校情況，從二系統數據共享出發，筆者提出以下三個階段的觀點。即檔案信息目錄共享階段、電子文件共享階段、智慧數據共享階段。目錄共享階段，依舊以紙質檔案為主，充分利用會計管理系統的相關數據，重點解決紙質會計檔案的檢索問題，為今后電子會計檔案與紙質實體的一一對應打下基礎，在實際管理中探索二者的電子文件結合。電子文件共享階段，開展并落實雙套制，以導入版式電子文件為主，如PDF格式的工資冊、賬簿、記賬單、憑證附件等，開展電子會計檔案的管理與使用，重點完善電子會計檔案的真實性、完整性、可讀性、安全性工作，為全面開展電子會計檔案的接收及使用做好技術和管理準備。第三階段是全面接收財務數據，實現格式化數據與非格式化數據的全面接收，實現電子會計檔案的數據化管理，達到“會計檔案的多元化輸出及資源共享”的目的。

（五）做好檔案管理系統的升級換代工作

做好電子會計檔案，必須做好檔案管理系統的升級和完善工作。鑒于電子會計檔案在電子文件管理領域的始創性，建議可以獨立設計電子會計檔案管理系統。該系統應加強電子會計檔案的數據采集功能，以財務共享云平臺為基礎平臺，利用多種數據庫來接收電子會計檔案數據，拓展檔案系統中一般實體管理數據信息量少的束縛。其次，充分利用大數據、云計算、物聯網等技術，加強相關數據分析和數據輸出功能，將電子會計檔案管理系統建成一個數據化的處理平臺，滿足財務檔案的深層次利用。再者，加強系統的安全管理功能，如電子簽名管理、防篡改功能、數據多方式備份等，確保電子會計檔案的準確、完整、可用。獨立建立電子會計檔案管理系統，既滿足財會檔案的專業性特點，也可解決財會信息的不宜公開的內在需求，這也許是加快電子會計檔案管理的有效途徑和重要手段。

（六）提高從業人員能力，培養引進復合型素質人才

新《會計檔案管理辦法》開啟了檔案管理數字化轉型的新時代，而人才是這一轉型的支撐性要素。作為電子會計檔案管理的開拓者，從業人員必須具有創新的意識，能夠致力于研究解決在電子會計檔案管理中出現的新課題；有良好的管理能力，能夠統籌協調涉及的方方面面的單位和人員；有管理數字文件的素質和技能，能夠熟練完成電子會計檔案接收、管理相關的操作程序，為會計檔案的利用和信息安全提供保障。簡單的說，電子會計檔案管理迫切需要集管理型、研究型、操作型為一身的復合型管理人才。檔案部門應更新人才理念，重視新型人才培養和引進。在培養方向上，重點要放在數字化管理意識、以及數字化知識與技術學習與運用；在培養方式和途徑上，要多樣化、高質量，提高現有人員的綜合素質和能力。總之，拓寬人才引進思路和渠道，擇優選取熟悉電子文件管理的復合型人才，充實會計檔案管理隊伍，開創電子會計檔案管理新局面。