“三位一體”的科研項目檔案管理模式探討

文·張瑞鋒 王磊 李鳳霞 劉繼義

科研項目檔案是記錄科研項目在前期論證、申報立項、組織實施、結題驗收、成果應用等階段形成的資料，是科研項目全生命周期的真實記錄，對相關領域科研項目的深入研究，具有重要的引導和借鑒作用。科研項目檔案作為單位無形資產的重要載體，在研發生產和經營管理等方面都發揮著重要作用，其管理的優劣程度在一定程度上反映了一個單位科學管理的水平。本文探討的“三位一體”科研項目檔案管理模式，即將科研項目檔案分為項目管理檔案、項目技術檔案、項目財務檔案三個部分，內容上互為支撐，管理上由不同的人員或部門分別負責。這種模式可以有效規避科研項目檔案管理的種種問題。

一、科研項目檔案管理存在的問題

（一）對科研項目檔案管理的重視程度不夠

在科研機構，人們更關注每年新申請到多少項目、爭取到多少科研經費、發表了多少論文、榮獲多少科研獎勵等這些直觀的、能給單位和個人帶來一定利益的東西，而對科研項目檔案這種隱形財富少有認知和關注。檔案管理人員對科研項目檔案管理的認識，也僅停留在項目研究資料的歸檔、整理、保管、利用等基礎業務上，并沒有認識到科研項目檔案的特殊性和重要性。因此，檔案工作被認為是一項什么人都能做、做不做都行的工作。

（二）對科研檔案的收集范圍和歸檔職責不清

目前，一些科研檔案管理人員缺乏相應的專業知識和業務能力，對科研檔案最基本的歸檔范圍認識不清，不知該如何鑒別接收檔案，導致許多該收集的科研項目檔案沒有整理歸檔，不需要歸檔的資料保存了許多。有些科研單位雖然建立了檔案管理制度，但對科研項目檔案的整理歸檔沒做合理分工。有的單位將科研項目檔案的整理歸檔職能放到了科研管理部門，讓科研管理人員負責科研項目檔案的整理；有些單位將這一職能放到了科研項目研發部門，讓項目研發人員負責科研項目檔案的整理；有些單位將這一職能放到了科研行政管理部門，讓負責文書檔案管理、人事檔案管理的文秘人員負責科研項目檔案的整理。

（三）科研項目檔案的利用程度不高

目前，科研檔案利用目的比較單一，主要是為項目報獎提供憑證、為項目研究人員職稱申報、崗位競聘等提供材料等，利用目的的單一，導致了對科研項目檔案深層次研究與開發的缺失，因此科研機構的檔案研究成果大多是單位發展概況、組織機構沿革、大事記等，真正能夠反映科研檔案內涵的系統性、專一性的編研成果少，使得科研檔案的價值和作用不能充分發揮出來。

二、三位一體的科研項目檔案管理模式

科研項目是一個系統工程，整個項目研發周期內涉及科研人員、科研管理部門、財務部門、資產管理部門等多個部門和人員。每個部門和人員都會形成項目研發的相關記錄，只有將這些方方面面的資料都整理到一起，才能真實反映科研項目的全貌。“三位一體”的科研項目檔案管理模式的建立，是基于對科研項目檔案是由項目管理檔案、項目技術檔案和項目財務檔案三個部分組成的認識，將三個部分的檔案分別分給不同的責任部門和責任人獨立整理、集中管理，使三個部分的科研檔案相互依存、互為支撐。

“三位一體”的科研項目檔案管理模式，可以讓科研項目檔案隨科研項目研究進度同步建檔，結題后集中歸檔。其中，項目管理檔案由科研管理部門負責整理和歸檔，主要記錄整個項目周期內科研管理的過程，例如項目如何組織申報、項目評審記錄、中期檢查情況、結題驗收情況等。項目技術檔案由項目承擔人員負責整理和歸檔，主要記錄整個項目周期內技術研發的內容，包含關鍵數據的原始記錄、重要的實驗譜圖、重要公式的推導等。項目財務檔案由項目財務助理（或單位財務部）負責整理和歸檔，主要是整個項目周期內與項目相關的資金往來、經費預算與支出、財務審計等檔案材料。重要的儀器設備購置與驗收、特殊耗材的出入庫記錄等也可以歸到項目財務檔案中。（見圖1）

圖1 “三位一體”的科研項目檔案管理模式

在上述“三位一體”的科研項目檔案管理模式中，三個方面的項目檔案不是獨立的，而是相互聯系、互為支撐的。比如，項目研制過程中，技術路線是否發生偏離，技術指標是否達到預期目標，可以由項目管理檔案中的計劃任務書提供依據；項目研究過程中某一參數超出預期結果，可以查看項目采購明細，判斷所用設備是否符合要求，所用耗材由哪家供應商提供，可以進行追溯；通過研究人員提供的進度報告，和計劃任務書進行對比，可以查看項目研究進展是否達到預期進度；如果經費支出中有零件購置和加工支出，那么項目技術檔案中必然要包含自制設備的信息，如果支出有專利申請費，那么必然需要有專利受理和授權等信息。可見，采用“三位一體”的科研項目檔案管理模式，最終歸檔的科研項目檔案是一個有機的整體，可以有效避免重要文件缺失、檔案資料不完整等問題，為項目檔案的深入開發和利用奠定基礎。（見表1）

總之，“三位一體”的科研項目檔案管理模式中，不同內容檔案的整理和負責人日常工作相結合，減輕了檔案資料收集整理的難度，而三方面檔案相互支撐，又避免了重要檔案資料的遺漏。這一模式將科研項目檔案管理有效地和項目管理結合了起來，實現了科研項目全生命周期的全過程狀態管理，促進了科研管理部門、財務部門、檔案管理部門與科研項目開發的深度融合，降低了科研經費使用風險，有助于單位科研誠信建設和科技水平的提升。

表1 科研項目檔案材料目錄（建議）