檔案資料信息化管理的思考與探索

摘 要：最具有保存價值的原始記錄資料就是檔案，受傳統工作理念的影響，檔案資料的收集、整理、歸檔等管理方式效率較低，且極易損壞與丟失。隨著科學技術的迅猛發展，信息技術在各個領域得到廣泛應用，在當前的大環境下，檔案資料管理逐漸向著數字化與信息化等方向發展。在具體的工作當中，現階段的檔案管理工作效率不高，依舊存在許多不足影響檔案信息化建設的步伐。因此，檔案管理人員應結合時代的發展做到與時俱進，創新管理方式實現既定的工作目標。

關鍵詞：檔案資料;信息化管理;創新策略

一、企業檔案管理信息化的意義

（一）實現信息互聯

檔案管理的信息化建設，使企業的檔案管理工作由以往的紙質檔案管理向著數字資料儲存的方向過渡，從某種程度來看，能夠真正提高企業檔案管理的效率。另外，能夠最大限度改變企業檔案利用率不高這一問題，將檔案存在的作用與價值充分凸顯出來。在信息化管理的模式下，為企業檔案的資料共享提供了必要的支持，對企業內部的大量閑置信息進行激活，同時為企業檔案信息資源的開發與利用提供必要的支持。

（二）保證信息安全

隨著企業檔案管理信息化建設的不斷推進，直接對企業檔案管理的保密方法進行了豐富。受各項因素的影響，傳統的紙質檔案存在一定弊端，泄密風險大且儲存時限長，對于外部環境等有著較高要求，因相關因素的存在直接影響后期各項工作的順利開展。構建完善的信息系統，檔案信息的安全管理，應將企業數字信息安全管理系統作為基礎，提高檔案資料的安全性，解決其中的各項問題。

二、檔案信息化管理中存在的不足

（一）缺乏完善管理模式

隨著科學技術的飛速發展，我國檔案信息化管理已經取得了一定進步，但站在發展的角度進行分析，其中依舊存在許多不足有待進一步完善。因缺乏完善的管理模式，開展檔案信息化管理工作的過程中，直接制約管理說的進一步提升。另外，開展檔案信息化管理工作的同時，因尚未形成統一的管理標準，不同地區之間存在的差異性，使得檔案信息化管理也存在巨大差異，限制檔案信息化水平的提升。最后，開展檔案信息化管理工作時缺乏規范的管理方式，使得檔案信息化管理形式相對多樣，資源的共享服務也會因此受到影響，影響檔案信息化管理功能的發揮。

（二）技術水平相對較低

站在技術的角度進行分析，在目前的檔案信息化管理工作當中，依舊面臨許多技術難題，影響檔案資料數字化轉變等各項工作的開展。因檔案資料種類十分復雜，文字、圖標等內容均包含其中，在檔案在資料信息化轉變的過程中，若缺乏相應的錄入技術，則會直接加大檔案信息的收集難度與整合難度。在檔案資料數字化轉變的過程中，因技術問題的存在，復雜多樣的編碼頻繁出現，為檔案資料信息化管理工作的開展產生阻礙。另外，因信息化技術存在的不足，也會降低檔案資料的整體性，影響檔案信息化管理工作的開展。

三、提高檔案信息化管理水平的創新策略

（一）加強人才隊伍的建設

檔案資料管理人員應具備的良好的專業能力與信息素養，為信息化管理工作的順利開展提供必要的支持。因此，進行檔案信息化管理建設的過程中，應構建一支專業的人才隊伍，為信息化管理奠定堅實基礎。首先，檔案管理部門可定期開展專業培訓工，管理人員通過多元化的方式學習與掌握與檔案管理相關的條例與專業知識，提高自身業務能力與操作技能，為檔案管理信息化建設提供智力支撐。其次，檔案管理部門可擴大管理人才隊伍，積極從外部引進專業且優秀的人才，注入更多新鮮的血液，在整體層面上提高管理隊伍的水平。例如，檔案資料管理部門可定期開展培訓工作，提高檔案資料管理人員的綜合能力，熟練掌握檔案的開發過程。進行檔案資料管理的同時，加強信息化管理人才隊伍建設，為檔案資料信息化管理工作的順利開展奠定堅實基礎。

（二）建立檔案信息數據庫

檔案的查閱者與利用者，能夠在海量的檔案資料當中直接且快速地找到自己所需要的檔案，是檔案信息化管理的主要目標。構建數字化的檔案信息數據庫，能夠在最短的時間內實現這一目標，并突出這一重點，實現檔案資料的共享，也是檔案資料信息化管理的關鍵。第一，檔案管理部門與相關工作人員，應合理運用信息技術與計算機技術，促進紙質檔案向著數字化的方向發展。第二，制定科學的標準與依據，對檔案資料進行信息化與數字化處理，構建數字化檔案的基本目錄數據庫，在能夠在最短的時間內確定查找方向，提高查找效率并減少辦公系統運行期間對于內存的需求。第三，結合數字化檔案的主要內容進行系統劃分，主要包含幾個不同的專題，將其作為基礎建立數據庫，實現檔案的互通與共享，提高檔案資料的利用效率。

（三）構建檔案信息化系統

信息化管理建設的核心與本質是構建信息化管理系統，檔案資料亦是如此。隨著時間的推移，才能夠轉變傳統的管理方式與載體，從根本提高檔案的管理以及利用效率。因此，檔案管理部門應結合具體的工作情況，研究與開發相關檔案管理軟件，構建檔案收集、整理、傳遞、儲存一體化的檔案信息化管理系統，開展檔案管理工作的過程中減少耗費的時間與資料，推動檔案管理工作向著科學化方向發展。另外，檔案管理部門還應保證檔案資料系統的安全性，對每一份電子檔案進行加密，設置電子檔案的啟用權限，做好電子檔案的備份工作，推動檔案資料信息管理工作向著科學與高效的方向發展。為實現檔案資料管理工作做到與時俱進，檔案管理部門可設置專業的在線管理系統，對分散的檔案資源進行統一管理，構建統一的標準與統一的平臺，完善檔案及時查詢與隨時上傳的功能。構建檔案資料信息化管理系統，實現檔案資料的及時性管理。

四、結語

總而言之，信息時代的到來對于檔案資料管理工作而言既是機遇又是挑戰，是檔案信息化管理的必然發展趨勢。開展檔案資料信息化管理工作的過程中，檔案管理部門與相關工作人員，應充分認識到傳統檔案資料管理方式中存在的不足，做到與時俱進對檔案管理方法進行完善創新，推進檔案資料信息化建設，提高檔案資料管理水平。在企業的發展歷程中，將檔案資料的作用充分發揮出來，實現我國檔案信息化管理工作的創新發展。

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作者簡介：

肖俐（1980.03）女，漢，湖南省益陽市，當前職務：資料員，當前職稱：助理工程師，學歷：研究生，研究方向：資料管理.

（湖南南方通用航空發動機有限公司? 湖南 株洲412002）