圖書資料檔案實施信息化管理的優勢分析討論

（通遼市圖書館 內蒙古 通遼 028000）

引言

在人們日常生活之中，知識來源主要依靠閱讀圖書與各類資料，圖書館是廣大人民群眾獲取知識的重要場所。在圖書館為人民服務的同時應思考如何為廣大人民群眾提供更加寬廣的閱讀平臺，利用先進的科學技術建立起信息化的圖書資料檔案管理制度，為人民群眾更好地服務，使人民群眾可以更加便捷地閱讀資料與圖書。為此，建立圖書資料檔案的信息化成為必然趨勢，作為圖書管理工作者有必要分析圖書資料檔案信息化管理存在的問題，并了解其優勢。

1.圖書資料檔案實施信息化管理優勢

1.1 完善圖書資料保存方式。傳統圖書資料主要是進行紙質化管理，占空間，管理難度大、易損壞。利用信息化進行圖書資料管理，可以使圖書資料長期有效保存，在信息化對圖書資料進行有效檢索應用的基礎上，能降低資料的誤用率，減少資料使用過程中的損壞。圖書資料信息化管理，可以使資料管理更完善，改善了資料的保存方式，也實現了資料的有效利用。

1.2 整合共享圖書資源。這項技術手段能夠整合相關圖書資源，將相關資源進行有效的區分和劃分，這樣能夠使得相關檔案資料能夠有效的利用，特別是信息技術，手段的運用，能夠更加的方便圖書資料的查閱，能夠方便大眾進行相關圖書資料的使用，信息化技術手段便于相關資料的查找，能夠使得相關圖書資料高度的被使用和運用，這句話技術手段能夠使得圖書檔案資料更加整合。

1.3 使圖書資料檢索更便捷。圖書資料信息化管理過程中的信息技術可以使資料管理更科學更合理。大眾在查找相關資料時可以利用信息技術進行關鍵詞的檢索，使資料查閱更便捷、更準確。

1.4 有效提升圖書資料利用效率。受傳統檔案管理體制和形式影響，一直以來，圖書檔案管理工作效率低下，全人工管理的工作模式已與時代發展脫節，無法滿足現代化工作需要。從一般意義的角度看待檔案管理，不利于檔案信息功能的發揮。當前，多個領域都實現了網絡信息共享，信息化建設和信息化管理都取得一定成績。用集成化管理的模式管理圖書資料檔案信息能有效提升文獻資源的使用效率，增加圖書檔案信息的活性，為檔案管理工作奠定夯實的基礎，實現檔案使用價值的最大化。截止目前，我國頗具規模的圖書館超過2000所，藏書量近10億，這些圖書館均配備了現代化設備。其中，高校圖書館往往藏書更多、數字化設備更先進。在信息化管理出現之前，很多高價值的圖書資料因各種原因被冷落于倉庫，使用價值大大受限。信息化管理破除了圖書館封閉管理的狀態，擴大了文獻資料的服務范圍，提高了圖書館資源的使用效率。

1.5 有效減少人力成本。圖書館以巨大的館藏和資源量被大眾所需。傳統的圖書管理工作單調重復且效率較低下，需要投入大量人力。應用計算機信息技術，大大提高了工作效率，較大程度改善了工作人員的工作環境，減少了人力成本，整體提高了圖書館的運營效益。

1.6 實現資源共享、促進公眾精神文明發展。當人們離開學校后，圖書館便成為了獲取知識和信息的重要渠道。隨著網絡和信息技術的普及，人們獲取知識的渠道更加豐富，圖書館的使用頻率逐漸降低。網絡信息具有種類多、渠道廣的特點，給傳統圖書館造成了巨大沖擊。圖書館要想在激烈的市場競爭中占據不敗之地，就必須與時代發展保持同步，用現代化的科學技術武裝管理工作，利用信息技術為圖書資料和讀者提創建有效的溝通平臺，全面實現信息互通，促進公眾精神文明穩定發展。信息化系統的建立，加大了圖書資料檔案信息的有效性和共享性，拓展了信息資源的服務范圍，圖書資料在網絡平臺上更易于需求者查找和使用，使需要者可快速在網上完成檢索、瀏覽。除服務使用者外，還方便工作人員按需瀏覽，可隨時調取存儲，大幅提升原件的使用效率，方便資源整合，實現圖書資料檔案信息的資源共享。

2.圖書資料檔案實施信息化管理措施

2.1 建立檔案管理工作系統。為保障檔案管理工作的全面性，需要整合建立檔案管理信息化工作系統，將檔案管理模塊、檔案管理配置模塊涵蓋在內，不同模塊設定相應功能。管理模塊負責數據導入、數據導出以及數據收集、整理等工作，管理人員可以在系統中開展工作，也可以進入到系統內部開展相關工作，進而融合檔案數據。檔案管理配置模塊需要整合機構管理功能、視圖配置功能，以提升檔案管理工作的便捷性。值得注意的是，圖書館的檔案管理工作系統需要重視與圖書館其他工作系統的銜接，以保證圖書館內部管理工作的有序開展。

2.2 豐富管理方法。在進行圖書資料管理過程中，要根據管理單位的實際情況，選擇有效管理方法，以實現圖書資料共享的目標，促進圖書資料得到有效利用。我國圖書資料管理部門有公共圖書館、高校圖書館、專業圖書館等多種管理模式，各種模式根據自身發展需求進行封閉管理，這導致了資源重復購買，資源不共享使用，造成了資源浪費及利用率不高的現狀。為了實現各館圖書資料的有效利用，需要利用信息技術將資料進行共享，以加強各館資料的管理與聯系，在打破傳統的服務壁壘的基礎上，為大眾提供豐富的資料資源，提高資料的利用效率。

結語

圖書資料是提升大眾文化水平的重要工具，對圖書資料檔案進行信息化管理可以實現圖書資料的管理高效性、科學性、合理性、資源共享性。對圖書資料檔案進行信息化管理，可以改善資料的保管方式，實現資源的整合，節約管理人力，使資料檢索更便捷，同時使大眾在第一時間獲取需要的資料，促進大眾文化水平的有效提升。