“一庫一表”環境下“最多跑一次”高校財務管理實踐探索

○浙江農林大學計財處 柘益香

“一庫一表”是為了應對高校師生信息零散、各業務部門重復采集同一信息等諸多效率低下問題而提出的以數據整合、資源共享為核心的解決方案，旨在提高高校管理的辦事效率和服務質量。這不僅是深入執行“最多跑一次”的有力舉措，而且是高校長遠發展的戰略方針。“一庫”指的是一個數據中心、一個數據檔案館，“一表”指的是數據采集信息表。因此，為了實現數據中心目標，各業務部門和中心數據庫的順利對接和正常運行顯得非常重要。

一、文獻回顧

近年來，已有文獻對我國高校管理信息化的必要性、現狀和存在問題、管理建議等進行了豐富的研究。李先毅(2015)對高校信息化運維基礎——校園云數據中心的技術方案、服務與維護管理以及進一步完善措施等方面作了研究，重點強調校園云數據中心提供的服務應與信息化建設需要緊密結合。吳勝和蘇琴(2018)提出大數據條件下基于云會計的財務決策的特點有決策模型的量化、決策方法的智能化、算法化等。趙依楠(2019)對基于虛擬化的高校財務信息化進行了探析，指出數據中心建設是智慧校園的核心內容。對高校數據中心的研究，有的從技術方面和數據中心維護方面給出了建議，也有的基于財務決策方法等進行深入研究。但對以數據中心為平臺把高校各業務部門業務整合，以資金為鏈條，提出面向全校和全社會的財務管理探索還比較少。

“最多跑一次”是浙江省“放管服”改革的具體舉措，體現了黨全心全意為人民服務的根本宗旨。黃石(2019)以高校財務為例提出實施“最多跑一次”的改革目的和主要做法，強調推動數據共享和提升工作人員服務意識的重要性。黃明非(2019)對“最多跑一次”的高校報銷業務流程再造提出在線審批和維護數據安全的建議。

綜上所述，已有文獻對高校數據中心和智慧校園的發展、“最多跑一次”財務流程重構等問題進行了探討，這為我國高校信息化建設和“最多跑一次”在教育服務領域的推進提供了很好的借鑒作用。然而已有文獻還是存在兩點不足：①對高校數據中心的研究大多局限于技術層面或者某一業務部門，對大數據的內在聯系和具體業務部門業務流程重構探索不足；②“最多跑一次”的研究也局限于業務部門內部制度管理、人員提升等方面，對業務的整體管理思考較少，對真正意義上的讓數據“跑路”人少跑路或不跑路的服務目標不能順利銜接。

二、 “一庫一表”和“最多跑一次”概述

“一庫一表”是高校的數據中心庫，是“電子數據檔案館”，是全心全意為師生服務的落地工程。浙江省提倡“最多跑一次”是公共教育服務領域提升服務質量的契機。本文以浙江省某省屬重點建設高校為例對“一庫一表”和“最多跑一次”進行概述。

(一)“一庫一表”

“一庫一表”是以數據整合、資源共享為核心，全面推進校務管理改革，優化簡化辦事審批流程，強化服務意識，增強服務水平，提高辦事效率，貫徹和深化教育公共服務領域“最多跑一次”改革的典范。“一庫”是學校中心數據庫，“一表”重點強調師生就同一信息力求只填寫“一張表”，盡量避免教務系統填一張表，人事考核系統再次填表，讓數據中心當好信息“儲蓄池”，數據采集一次，各業務部門需要再從“儲蓄池”提取。“一庫一表”不僅僅是簡單的數據收集匯總和儲存，而是以資源共享為核心，以準確、安全和可持續為數據建設目標，更重要的是利用數據中心各數據的內在聯系簡化、優化和重構業務流程。通過構建學校數據中心、服務平臺，充分利用大數據和“互聯網+校務服務”，全面推進校務管理改革，提高師生的滿意度。

(二)“最多跑一次”

“最多跑一次”起源并發展于浙江，積累了豐富的實踐經驗。在公共教育服務領域推進“最多跑一次”改革，是以師生需求為導向，整合各業務部門，提供整體式高校服務。以互聯網信息技術為基礎，各業務部門能實現內外部實時共享信息并完成某一特定流程流轉。流程線上辦理，讓“數據跑路”提高效率，對業務流程再簡化、再優化、再重構，進一步完善高校管理體系。“最多跑一次”不是政治任務和形象工程，而與“一庫一表”的管理目標一致，①有較強的系統性。二者并非一個業務部門小范圍、單方面調整。在“最多跑一次”改革和“一庫一表”建設過程中，人事、教務、財務、后勤等多個業務部門打破“信息壁壘”，在數據中心的標準化基礎上，通過智慧校園系統實現信息共享和“一表到底”；②具有較強的戰略性。二者不是高校管理部門為做出管理業績的短期改革，而是一個長期發展戰略，是大數據時代高校管理保持競爭力的戰略手段。

“最多跑一次”是以為師生服務為宗旨，充分運用先進的信息技術手段，變“師生跑路”為“信息線上傳遞、辦事流程流轉、信息結果及時多向反饋”，實現學生入學、學生選課、考試成績查詢、圖書資料借閱等日常生活所需都能通過智慧校園平臺完成，提高學生的體驗感，使學生不在學業之外的“小事”上花費太多時間。“最多跑一次”在高校管理中落地實踐主要體現在“入學報到不排隊、繳納學雜費更便捷、生活瑣事少跑腿、學習科研更省心、后勤保障更貼心、學費結算更快速、科研項目經費查詢更便捷及財務報銷更高效”等多個方面。經過不懈努力，浙江農林大學基本上完成了“最多跑一次”改革目標，完善了為師生服務的內涵，提高了高校服務質量。例如在財務服務流程上，通過完善學生收費方式提供多渠道繳費結算，改變了傳統單一的收費方式，實現了支付方式、支付途徑的多樣化，極大程度地方便了學生學雜費查詢和繳費。隨著電子票據改革的推進，學生繳費數據與財政票據系統的實時對接，學生能在繳費后收到電子發票，不用跑財務領取學費發票，發票丟失也不用到財務翻發票，在方便學生領取和保管學費票據的同時提高學生事務崗位管理工作效率。

(三)財務管理在實現“最多跑一次”中的作用

為實現“最多跑一次”工作，提高高校教學、科研、后勤等服務質量和效率，需要財務管理提供多重保障。

1.用資金鏈把各業務部門串聯起來。資金鏈就像人體血液貫穿整個教育辦學及科學研究活動中，財務管理的核心就是要保障正常教學和科研的資金需求，結合學校發展規模和實際情況，提高資金使用效率，降低運營成本，規避財務風險。財務管理立足財務部門，加強各個業務部門的聯系，保證各項財務工作的開展能充分協調和統一。

2.能改進、完善、重構業務流程。結合數據中心庫信息化成果，財務管理需要及時修訂完善財務制度。比如對學校資產進行管理，從資產采購中心出發，教師可線上提出申購要求，采購中心審核通過后進行采購，采購完成驗收，數據流轉至設備處資產系統，最后財務處接收采購中心的支付備案信息和設備處的資產入賬信息并與發票信息核對無誤后完成支付。該資產被編碼存入資產系統后與折舊、維修、增值、報廢等信息都能做到準確對應。

3.能提高各業務部門工作效率。財務管理面向全校師生，財務管理的重點之一是提高財務工作效率，財務工作效率的提高能及時滿足各業務部門資金支付的需要，保障業務部門工作的順利開展。比如，教育處能從數據中心提取學生繳費數據，財務數據與業務部門的對接不僅能減輕財務數據手動傳送工作量同時也能解決數據傳輸可能泄露的問題。需要協同處理的事項，從財務管理角度對業務部門提出意見建議，不僅能提前預警該業務可能存在的財務風險，還能幫助業務部門解決財務專業問題。

4.能適應現代高校發展需要。隨著國家數字經濟的發展，高校發展的競爭愈演愈烈。政府會計制度的改革傳達了一個非常強烈的信號，高校財務管理的地位被提到一個新的高度。“最多跑一次”在浙江省各級政府部門實行并取得很好的社會反響，高校發展也需要借助這一機遇提升高校的辦學質量。所以財務管理制度的完善，財務管理模式的探索，財務管理重心的轉移都是為了適應現代社會發展的需要。

三、 目前高校財務管理狀況

(一)財務管理制度有待完善

我國特有的社會主義經濟體制決定大多數高校的辦學經費來源是財政撥款，在財政撥款撥出和實際使用過程中，這些資金的管理權從財政部門轉移到高校。由于高校財政資金沒有盈利壓力，所以在日常財務管理過程中缺少壓力和動力。在這種管理環境下高校財務管理的重點放在規范執行預算和完成預算執行率上，在追求財政資金高績效、高利用率等方面管理力度不夠。

(二)財務管理信息化程度有待提高

財務信息化一直是財務管理的一個重要方面，現如今財務信息化變得尤為重要。“一庫一表”、數據中心、智慧校園的發展都促使高校財務管理必須利用信息化技術。高校教學規模和科研經費成倍增長，在現有財務人員配備基礎上不充分利用信息化技術很難完成財務工作。政府會計制度的執行，電子發票的全面使用，學生學費繳納方式多樣化，這些財務工作都需要財務管理信息化的保障。高校各業務部門之間“數據壁壘”問題亟待解決。在高校資產管理中，資產數據流轉未能實現，分析后得出主要原因為傳統的管理模式沒有得到根本性改變。比如設備處在資產入賬時，首先讓教工在資產系統提出申請、上傳資產實物照片、資產信息標簽照片及購買資產的發票等其他佐證材料的電子文件，填寫該資產單據所采集的信息是非常全面的，新增資產信息在數據填報完成后能夠線上流轉至學院或部門資產秘書、單位負責人等等，這個過程沒有規定的審批時效，可想而知一個資產的新增要當日完成流程的概率并不大，當申請人在網上等待數日能打印資產單時，需要保管人簽字確認結合其他材料送計財處報銷。業務部門數據傳遞問題需要解決如下問題，①資產的所有信息和流程都能經過網上辦理，可以使用保管人的電子簽字確認代替以往的親筆簽名確認，可以減少當面簽字流程；②資產申請單上采集了該資產報銷的開支渠道和項目負責人，流程也能流轉到該項目負責人處并通過其審批。然而實務操作中，該筆資產要報銷還需到計財處報銷平臺重復填寫開支項目經費號等信息，耗時費力，簽字審批都存在重復。打破業務部門“數據壁壘”，結合數據中心和“最多跑一次”工作要求，對各業務部門的流程進行財務管理規劃，從學校整體管理發展需要出發簡化、優化、重構流程，減少審批手續，提高管理效率。

(三)財務績效評價有待完善

隨著社會經濟的發展，高校辦學的資金來源呈現多樣性，在各高校發展競爭力的促使下，高校辦學的經費規模也在迅速擴大，市場科研資金的流入對高校財務管理提出了更高要求。針對從市場流入的科研經費，財務管理方法更加注重經濟效益和財務風險控制。為了把控市場經濟帶來的風險，高校在財務管理過程中設立了相應績效評價體系，以此來規范各項財務活動。經實踐，實際績效評價效果并不明顯，這其中涉及到的原因諸多，其中高校財務管理對財務資金和市場數據沒有進行深入分析、績效考核后的獎懲措施不明確等原因造成各部門對績效考核不夠重視，失去了績效考核的積極作用，降低了財務資金利用率。

(四)財務管理成本控制有待提高

高校的財政資金來源以政府撥款為主，很多高校在財務管理過程中缺少深入的財務成本分析機制，造成大量成本浪費。在財務管理成本控制過程中，“一庫一表”方案能提供高校成本控制所需要的數據，經過科學分析預測能為管理層提供決策依據。學校數據庫中心能集合教務處、學工部、研工部和建管處等業務部門數據，能為分析生均辦學成本、資產使用率及生均水電費等指標提供準確的數據支持。

四、 實現“最多跑一次”財務管理建議

(一)從根本上改變服務意識

要實現“最多跑一次”，業務部門需要深入學習《關于深化“最多跑一次”改革推動重點領域改革的意見》，學習浙江省各部門“最多跑一次”的改革理念、設計和實踐經驗，結合高校實際，從根本上轉變工作作風，主動針對師生在教育科研活動中遇到的痛點和難點，從繁瑣耗時的細節工作入手，簡化、優化和重構業務流程。

(二)強化信息化手段與“一庫一表”形成多向反饋機制

高校“一庫一表”數據中心承載著高校所有師生信息和教育資源信息，在保證數據準確、有效、安全基礎上強化信息化手段，促使各業務部門與數據中心多向反饋。高校數據中心要及時對各業務部門的業務流程進行系統上簡化與優化，打破各業務部門數據壁壘，如解決學生收費系統與學工系統、迎新系統、離校系統及教務系統信息孤島問題，做好系統對接，實現系統間對同一條信息可查詢、可確認。師生一個經濟事務涉及的業務部門眾多，在同一天完成該業務就需要多向反饋數據并確認完成，如學生離校，教務部門輸出學分信息到數據中心庫，財務部門讀取數據并結算，反饋結算及學費繳納情況到中心庫，相關部門從中心庫抓取已完成畢業學分并對繳清費用的學生辦理離校手續。如某欠費學生補繳學費的當天要完成所有離校手續，這就對數據中心庫數據的準確性、及時性及多向反饋提出更高要求，只有解決這些信息化技術問題，才能實現真正意義上的“最多跑一次”。

(三)強化“業財融合”與業務部門形成緊密聯動機制

“一庫一表”工作小組在建設數據中心過程中，要走訪各業務部門，發掘數據的聯動性。財務管理中對電子財務原始數據的管理就非常關鍵，比如，設備處的大型儀器使用費管理，以資金為主線，設備處通過“一庫一表”數據中心提取項目信息，該流程中電子簽名確認項目經費開支，鎖定使用設備租賃費用，電子數據實時對接財務系統，財務系統可直接完成制單，該流程是財務管理部門和業務部門“業財融合”管理的一個例子，顯而易見，業財融合管理模式能發掘出更多提高工作效率和數據使用效率的結合點。

(四)強化業務培訓，提高業務技能，持續改進服務質量

2019年我國開始實施政府會計制度，這對財務人員而言不僅是對專業知識的更新，更是對財務管理能力提出挑戰。新制度下，歷史財務數據的清理，新舊會計科目的銜接，新會計科目的設置等工作都離不開財務人員過硬的業務能力，所以財務人員強化專業知識和業務培訓，深入學習上級部門及各分管部門的規章制度，把制度與財務實務操作結合，準確全面掌握財經法規非常重要。財務人員在保障日常工作處理的情況下，利用各種培訓機會增強業務技能。財務窗口的服務質量要持續改進，當師生在辦理報銷業務或打來咨詢電話時，需要準確全面地給予回答。財務人員不僅僅對財務部門制度要精確掌握，對科技處、設備處等相關業務部門制度也要準確掌握。對不屬于本窗口業務的要準確引導至相關窗口或業務部門，并在引導的同時向對應窗口和業務部門介紹已經了解到的詳細情況，避免師生在各窗口和部門之間多次解釋問題。對需要多部門協同處理的事務，做到“首問負責”，及時向協同部門了解事情進展直到完全解決。

五、結束語

高校管理在“最多跑一次”和“一庫一表”改革后服務質量和效率得到很大提升。當然不可否認這場改革并沒有取得決定性勝利，要真正實現“最多跑一次”還有很多管理問題需要解決。比如辦理科研設備購置，采購中心、設備處、財務處各部門都提出“最多跑一次”舉措，在三個部門都能“一次解決”辦理的情況下，不能真正實現業務人員的“最多跑一次”。這需要從學校管理層做好設計，完善各業務部門管理制度。財務管理利用現代數字經濟先進技術，利用財務數據治理推進高校管理改革真正實現“最多跑一次”，并且展示出財務數據電子化時代財務管理的優越性。“最多跑一次”改革和“一庫一表”建設已有成效，但在數據深度挖掘、智慧校園方面的發展仍然還有很大空間。