淺析制造業企業采購業務內部控制

唐碧玉

摘要：隨著現代企業制度不斷完善和市場不斷開放，企業間的利潤追逐變得更加激烈，制造業企業為了增強成本優勢和提高經營效率，需要不斷完善企業的內部控制。制造業企業的采購是其經營中的一項重要環節，直接影響企業運營效率，因此加強采購業務內部控制也是至關重要的。本文主要剖析采購業務內部控制中的風險，并提出措施來優化采購的控制效率。

關鍵詞：制造業 ?采購業務 ?內部控制

一、引言：

采購環節對于企業，尤其是制造業是必不可少的一項環節，采購循環運作的正常與否直接關系到企業的運營效率。采購業務環節中既涉及到采購計劃的制定、供應商的選取、采購驗收管理，又涉及到貨款支付，不管是采購環節的各項管理還是貨款的支付，都與企業資金息息相關，若缺少內部控制，容易滋生舞弊，侵害企業利益。因此，加強制造業企業采購環節內控管理勢在必行。

二、采購業務內部控制及存在的主要風險

內部控制是指在一定的經濟環境下，企業為了實現目標而實施的程序。《企業內部控制應用指引第7號—采購業務》所稱采購，是指購買物資（或接受勞務）及支付款項等相關活動。采購既是一個商流過程又是一個物流過程。它的作用是資源從供應商轉移到采購者手中的交易過程。采購還是一種經濟過程，在整個采購過程中包括采購效益和采購成本。為了追求采購效益的最大化，需要不斷的降低成本，用最少的成本去獲取最大的效益。采購業務主要涵蓋以下流程：采購計劃制定、采購申請、供應商篩選、合同簽訂、采購驗收以及款項支付等。采購環節全過程均會涉及企業資金流，因此，本文從每一環節剖析存在的主要風險，并以此為基礎識別控制節點、提出優化建議。采購業務內控管理風險主要包括以下方面：

（1）采購計劃缺少控制

所有工作都要有計劃安排，對于一個企業而言，采購計劃是采購業務的關鍵。企業對采購計劃不夠重視，采購計劃的安排不合理，導致采購人員的工作不能順利進行，再加上市場變化的不確定性，造成庫存缺乏或累積，可能導致企業資源滯留的浪費。

（2）采購申請缺少控制

企業對采購申請工作容易忽略，采購管理相關的制定缺乏采購申請的相關規定;采購申請中顯示的具體內容和企業實際存在的采購需求存在較大的差異;在后續的具體采購環節中企業過于依賴采購申請。

（3）供應商篩選缺少控制

供應商準入制度不健全，導致供應商資信不良，不能有效保障產品質量和供貨周期;采購方式存在問題，定價機制的不完善，可能會在采購時遇到供應商之間惡意哄抬物價，受到欺騙;供應商評價制度不科學，對評價指標缺乏定性和定量的規范，導致交易間存在主觀臆斷和徇私風險。

（4）合同簽訂缺少控制

采購合同是交易雙方就交易細節及雙方的權利和義務達成一致而簽訂的合約，對交易雙方起到了監督管理作用。企業簽訂合同不當時，如合同條款缺失、不明確，就會導致合同糾紛和法律風險，企業的合法權益不能得到保障。

（5）采購驗收以及款項支付缺少控制

在采購的驗收不夠嚴謹，收付款審核制度的疏忽，會導致采購資金損失和企業信用受損。采購付款的審批程序不夠完善，采購付款與約定好的合同條款不相符;應付賬款缺乏定期分析和對賬制度，未能及時發現賬務處理錯誤。導致企業信譽受損和增加資金損失的風險。

三、優化采購業務內部控制的舉措

（1）采購業務采取集中管理制度。采購業務的集中管理可以免采購分散導致的管理分散。采購人員應定期輪流換崗，保證采購過程的透明度;針對技術性較強的采購業務，須經專家進行評論，對其進行集體決策和審批。采購業務的過程不得經同一家機構辦理，以免企業采購信息的泄露。

（2）加強對采購申請工作的風險識別和控制。全面制定采購申請工作標準，加強審核制度減少需求差異，完善采購申請制度，使企業在具體采購環節中獨立判斷。建立采購管理部門，明確各工作人員的職責權限，各工作人員在各自的崗位上認真的履行職責，保證采購業務的順利進行。

（3）完善供應商篩選制度，完善招標管理系統。完善供應商的信息，確定符合要求的供應商名單，與選定的供應商簽訂質量保障協議。建立供應商信息管理系統，委托正規的資質中介機構對供應商的資信進行調查，建立健全誠信的市場交易制度。在將招投標體系引入企業的供應商的選擇過程中，即公司需將采購的價格、數量及規格等要求公開發布出來，并編制出招投標的相關要求、標準及方法等，然后符合要求的各個供應商展開公平競爭，進而在里面選擇出優質的供應商。

（4）加強采購合同管理。執行嚴格的審核，建立全面標準的流程，企業須按照流程嚴格執行。一企業須明確合同簽訂流程和規范，明確規范采購雙方需承擔的責任及履行的義務。在特殊采購時存在差異的數額應做出明確說明;二當采購合同簽訂完后，相關審批人員應展開全面審核;三合同簽署完畢后，雙方必須要嚴格按照合同的規定履行相關的義務。

（5）加強物資采購的流程管理。根據不同的采購方式確定科學合理的采購價格。制定合理的采購方式。結合企業的采購情況建立科學合理的采購方案，例如：大宗采購應采用招標方式;一般物資采購應采用詢價或定向采購方式等，這樣不僅滿足了企業的采購要求而且還減少了采購時應選擇何種采購方式所花費的時間成本。

（6）加強采購驗收控制。有些不良的供應商為了自身利益，在產品的質量和數量上以次充好魚目混珠，這樣可能造成企業產品供應中斷的情況，導致利益的損失，建立健全嚴格的采購驗收制度后，就可以減少驗收的風險。

（7）加強付款管理控制。加強企業的采購付款的內部控制。企業應加強對購買材料、驗收入庫以及售后付款業務的會計系統的控制，確保會計記錄的采購記錄和倉庫記錄核對要一致;還應當指定專門的人員對往來款項進行定期核對。

四、小結

在現代的經濟市場上，一個企業若要增強自身的競爭力和提高企業的經營管理，就必須指定建立健全企業的內部控制體系，增強內部控制的有效性，使內部控制體系在企業管理中發揮著有效的指導作用，進一步提高企業的競爭力、影響力。

參考文獻：

吳彥.關于加強集團企業內部控制的思考.[J]中國商論2019.10

劉保龍.企業采購業務的內部控制研究[J].知識經濟，2018（06）：87-88.