系統思維讓你既見樹木又不忘森林

為什么要采用系統思維

傳統的項目管理方法將項目分解成任務，忽略了項目不同部分（如項目活動和人員）之間的相互關系，這可能會導致無法應對復雜性。系統思維能夠讓我們在混亂局面中更全面地理解處境，從而同時看到森林和樹木，以便應對復雜性。

一個系統是由通過流程和內在關系聯系在一起共同實現系統目標的幾個部分組成的。將系統作為一個整體呈現出的屬性稱為“突發”屬性。典型的例子是一輛自行車，它需要所有的部件以某種方式組合在一起，才能成為交通工具。當我們從系統的角度看問題時，我們需要明確系統內外的邊界。邊界可以是任意的，取決于我們在處理系統時的關注點。例如，當我們將一個項目作為一個系統來研究時，我們可能會關注整個項目，也可能只注意需要我們關注的項目相關方之間的關系。

系統思維要求我們考慮系統各部分之間的相互關系并采用多個視角。我們需要考慮：什么在系統內？什么在系統外？系統外部的事情如何影響系統內的工作？舉個例子，我們可能希望研究內部相關方之間的協作，這是我們所關心的系統。然而，內部相關方可能會受到某些外部相關方的影響，而這些外部相關方處于我們正在研究的系統范圍之外。再如，在一個項目中，政府要求在項目中使用當地勞動力，項目團隊可能會擔心他們不具備完成工作所需的技能，從而給團隊造成額外的負擔。

采用哪種系統方法

隨著系統方法學的發展，對于實踐者來說，往往困惑于選擇哪種系統方法來解決問題。“Cynefin框架”可幫助實踐者根據問題情境選擇合適的系統方法。“Cynefin框架”將問題復雜性分為5個域：簡單（Obvious）、繁雜（Complicated）、復雜（Complex）、混亂（Chaotic）及無序（Disorder）。管理者和領導者可以根據每個域的特點調整他們的決策方法。

“簡單”域。在簡單（或明顯）的情境中，因果關系很好理解，我們可遵循“感知—分類—響應（Sense - Categorise - Respond）”的系統方法。如果在鄉村的穩定地形上修路，你就處在“簡單”域中，可以采用最佳實踐的方法實施這個項目。

“繁雜”域。因果關系不明確時，問題情境就變成了一個繁雜的領域，我們需要進行一些分析才能做出響應，方法是“感知—分析—響應（Sense -Analyze - Respond）”。如果要在土壤不穩定或地形復雜的情況下修建一條道路，你可能需要對困難進行一些評估，或就如何實施該項目征求專家建議。根據此項目的復雜情況，你處在“繁雜”域。

“復雜”域。在許多未知的復雜情況下，因果關系是不可預測的，在感知和響應之前我們有必要對情況進行探索，方法是“探索—感知—響應（Probe - Sense - Respond）”。如果要在擁擠的城市里修建一條公路，包括隧道或鋪設橋梁作為公路的一部分，這個項目就會出現一些復雜性，可能需要轉移人員，暫時關閉或影響企業，甚至對環境產生影響，引起社會的焦慮。你現在處在“復雜”域，你需要嘗試一些方法來處理相關方的擔憂，并在開始挖掘之前克服地下的各種不確定性。

“混亂”域。該域中沒有系統級別的因果關系，在混亂的情況下，因為有許多不可知的事情，我們不能等待，需要迫切采取行動，將問題情境從“混亂”域轉移到“復雜”域，方法是“行動—感知—響應（Act - Sense - Respond）”。如果你被要求處理緊急情況，如災難之后的重建，你最初處于“混亂”域，在開始災后重建工作之前，你必須首先采取行動疏散民眾，你可能需要根據手頭的緊急情況隨機采取行動，當災后重建開始時，你將進入“復雜”域。

“無序”域。在無序情境下，由于因果關系未知，人們會傾向于根據自己的喜好做出決定。

另外，理解復雜項目的一種方法是使用軟系統方法（Soft Systems Methodology，SSM）。軟系統方法是一種有條不紊解決問題的方法。當項目目標存在一些不確定性和模糊性時，軟系統方法非常有用，因為不同的相關方可能對項目可交付成果有不同的期待。

對項目進行軟系統方法干預的方式之一是繪制一幅豐富的圖畫，用于非正式地獲得問題情形、正在進行的流程、當前公認的問題和任何潛在問題的概況、結構和觀點。比如，有一次，在悉尼科技大學的課程中，學生們分析的問題是悉尼中央車站的改造，該班被分成5個受項目影響的相關方小組，每個小組使用符號、情感和相互關系分別畫了一幅代表他們觀點的圖畫。這些小組互相傾聽，了解其他人的觀點，以便了解整體情況。學生們還進行了CATWOE分析，為改造項目系統開發了基本定義，并定義了實現變革所需的關鍵活動的概念模型。然后，他們在概念模型基礎之上開發出高水平的改造項目范圍定義。CATWOE是一種分析方法，用來識別受變革影響的客戶、共同實施變革的參與者、期待的變革、期待變革人員的觀點、支持或反對變革的業主及對項目有影響的外部環境。在該主題的課程中，學生們也使用了一些硬系統方法，如因果反饋圖、流量存量圖及可視化系統模型（Viable Systems Model）。因果反饋圖、流量存量圖（可用于模擬）用于構建因果關系和系統行為變化；可視化系統模型有助于設計建立治理、智能監控環境及改造項目所需的審計和操作功能。

怎樣才能具備系統思維

對項目經理來說，怎樣才能具備系統思維呢？以下是系統從業者鮑勃·威廉姆斯（Bob Williams）的建議。

自我反省。要清楚自己的假設心理模型（思維過程）和價值觀。

信任自我組織。不是所有的事情都必須加以控制，你要相信自我組織有時是可能的，一個動態的團隊就像一個復雜的自適應系統，能夠通過一個稱為自動生成的過程，根據情況自我調整。

假設事物可以進化和發展以適應變化。除非是緊急情況，否則不要過于迅速采取行動。

行動要負責任。培養對自己和團隊的責任感，使團隊成員意識到大家是相互依存的。

成為世界的一部分。雖然存在客觀現實，但對于同一種情況大家的理解不同。當你觀察的時候，你也是系統的一部分，并產生相應影響。

意識到系統的各個部分是相互關聯的，同時也受環境的直接或間接影響。我們經常使用“奇怪吸引子”這個詞，它可以在混亂狀態下創造秩序。例如，在項目中建立共同的價值觀可以減少沖突行為。

桑卡爾·桑卡蘭，PMI全球認證中心董事會副主席，澳大利亞悉尼理工大學教授、博士生導師。