善用系統(tǒng)力量 四兩撥千斤

系統(tǒng)思維的重要性似乎人人皆知，“要有大局觀”“考慮問題要周全”這樣的話耳熟能詳。但在項目管理實踐過程中，將系統(tǒng)思維拋于腦后的情況又比比皆是。荀子說：“登高而招，臂非加長也，而見者遠；順風而呼，聲非加疾也，而聞者彰。”項目經(jīng)理是弱勢的管理者，只有掌握系統(tǒng)思維、善用系統(tǒng)的力量才能彌補這種角色的先天不足。

僅做好本職工作難有貢獻

項目是一個開放系統(tǒng)，項目經(jīng)理的工作不能局限在工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）界定好的“本職工作”范圍之內(nèi)。

企業(yè)的利潤來自企業(yè)和外界互動的盈利模式，而不是企業(yè)和員工互動的內(nèi)部管理機制。企業(yè)賺的每一分錢都來自企業(yè)外部，企業(yè)內(nèi)部并沒有所謂的“利潤中心”。項目也同樣如此。項目存在的目的不是保質(zhì)、保量、按時完成某種可交付成果，而在于對相關(guān)方的價值貢獻，是要達到相關(guān)方的目的。

項目經(jīng)理是滿足相關(guān)方需求的協(xié)調(diào)人，而不是完成既定任務的執(zhí)行者。如果不注重與項目外部相關(guān)方的互動，不僅項目管理很難成功，項目更難成功。特別是在VUCA環(huán)境下，客戶和其他外部相關(guān)方的需求很難一次性、清晰地表達，“執(zhí)行力強”這個確定環(huán)境下的優(yōu)點反而會成為缺點。項目經(jīng)理的職責范圍難以事先界定，也很難有所謂的“本職工作”。項目經(jīng)理與相關(guān)方之間難以存在明確的工作分工，而是角色糾纏在一起的創(chuàng)新、創(chuàng)業(yè)，項目經(jīng)理的大半精力需要放在WBS之外。

復雜系統(tǒng)的解恰恰很簡單

太極拳中有“四兩撥千斤”一說。很多人都認為這不符合物理學原理，但這恰恰是太極拳的真正奧秘所在。太極拳講究自身和對手之間系統(tǒng)的互動性，在互動中我們發(fā)現(xiàn)或營造對方最薄弱的環(huán)節(jié)，然后以局部的絕對優(yōu)勢力量對其予以打擊。從整體上看，我們是四兩而對方是千斤；但從局部上看，我們是千斤而對方是四兩。這就是毛澤東所說的“戰(zhàn)略上藐視敵人、戰(zhàn)術(shù)上重視敵人”“分兵發(fā)動群眾、集中打擊敵人”“傷其十指不如斷其一指”和“集中優(yōu)勢兵力打殲滅戰(zhàn)”等戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)能做到以弱勝強的原因。

項目經(jīng)理應該像戰(zhàn)場的指揮官一樣，根據(jù)戰(zhàn)局的變化確定指揮所的位置。良性循環(huán)和惡性循環(huán)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)都是一樣的，只是兩者杠桿的受力方向不一樣。項目可能牽涉到大量的相關(guān)方、有成千上萬道工序，表面上看起來很復雜。但是，任何復雜系統(tǒng)在某一個時間段內(nèi)都會有一個，甚至只有一個重心。這個重心就是系統(tǒng)的主要矛盾，就是解決系統(tǒng)復雜問題的解，也是項目經(jīng)理應該投入精力的地方。

快速行動的前提是慢慢計劃

項目一般會有明確的工期限制，時間上的緊迫感很容易讓項目經(jīng)理患上焦慮癥，加強系統(tǒng)思維的訓練有助于緩解這種焦慮癥。項目系統(tǒng)各組成部分之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系常常是非線性的，有“因”不一定有直接的“果”，系統(tǒng)的響應會有時間延遲，在實際工作中需要有“讓子彈飛一會兒”的耐心。

為了緩解交通擁堵，很多城市采取了一種叫作“快速理賠”的方式。實際上，除了道路設計不合理、車流量過大以外，城市交通擁堵的一個重要原因是隨意變道搶跑。一輛車遭遇搶道就需要急剎，但前車降速后，后車卻不能同步降速。這種系統(tǒng)的波動累積將造成事故或擁堵。“快速理賠”的輕微交通事故大多由搶道變道產(chǎn)生，這種局部效率的改善方式反而會增加城市的整體擁堵。

局部的效率不等于整體的有效。造成項目延期的很重要的一個原因是返工，當我們不舍得在策劃和計劃上花時間時，返工的頻次就會增加，不但影響了工期，還影響了士氣、成本和質(zhì)量。“慢慢計劃、快速行動”是應對工期壓力的有效策略，這就是所謂的“磨刀不誤砍柴工”，但缺乏系統(tǒng)思維的人們在面臨工期壓力時常常不是去“磨刀”，而是倉促盲目行動。

獎罰的目的不是對過去業(yè)績的認可

獎罰是很重要的一種管理手段。從管理者的角度看，是否決定給某個人獎懲，要看這種獎懲會帶來哪些連鎖反應，即對未來的價值而不是對過去的回報。比如，子貢做好事不要回報，受到孔子的批評；子路做好事拿了回報，得到孔子的贊揚。孔子看到的是這些做法將起到的示范效應，看到的是系統(tǒng)的演化趨勢。

項目是臨時的，但項目業(yè)主和項目承擔企業(yè)的發(fā)展卻是長久的。獎罰的目的是懲前毖后，這個目的決定了獎罰的依據(jù)和獎罰的策略。獎罰并不是對過去的認可，而是拿過去的事情做給將來看，也就是所謂的“賞一以勸百，罰一以懲眾”。這是管理者的理性和大局觀，也是“慈不掌兵、義不掌財”的邏輯依據(jù)。

《史記·司馬穰苴列傳》中說明了獎罰的要訣：“要取信，罰不如賞，賞大不如賞小；要立威，賞不如罰，罰下不如罰上”，但在現(xiàn)實過程中，人們卻經(jīng)常用反了這個訣竅，這同樣是不懂系統(tǒng)思維的癥狀。

迂回比直截了當更有效

“以人為本”的含義是尊重人、以滿足人的需求為工作的目的之本，而不是把人作為工作的工具或資源之本。尊重人才的項目經(jīng)理是好的項目經(jīng)理，但對能人過度依賴的項目通常是管理欠佳的項目。

認為管理的職能是“指揮”和“控制”的，都是假設管理者是有足夠的權(quán)力的，這種假設對項目經(jīng)理經(jīng)常不成立。項目是臨時性的、是需要多個相關(guān)方合作才能完成的，這些相關(guān)方來自不同的企業(yè)和不同的專業(yè)領域，因此，項目經(jīng)理通常既沒有足夠的權(quán)力、足夠的資源，也沒有足夠的權(quán)威。

人的行為會受到其所處系統(tǒng)位置的影響，這就是人們俗話中說的“屁股決定腦袋”。人善變而不愿意被改變，項目經(jīng)理要特別注重對項目這個由人、財、物、工具、方法、信息等構(gòu)成的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，而不是將眼光局限在人身上。當系統(tǒng)結(jié)構(gòu)變了，人的行為自然就會改變。

項目經(jīng)理是弱勢管理者，項目經(jīng)理們需要承認這一點。迂回和交換是項目經(jīng)理常用的策略，借力打力是項目經(jīng)理必備的管理技巧，也是非線性的系統(tǒng)思維方式。只有擁有足夠權(quán)力的管理者們才有資格直截了當，才能采取所謂“一力降十會”“天下武功唯快不破”這些外家拳的套路。

丁榮貴，山東大學項目管理研究所所長，《項目管理評論》主編、首席管理專家，IPMA全球研究協(xié)調(diào)人。