風控視角下電子招標采購交易平臺業務淺析

孫馨暉

（南京長江油運有限公司，江蘇 南京 210003）

采購活動處于航運企業運輸生產經營的物資準備階段，主要是利用企業籌集的資金購買勞動資料和勞動對象，包括購買日常生產所需燃、潤料，修理備件等物資，采購活動涉及業務處理、資金結算和信息采集等內容。南京長江油運有限公司（以下簡稱“公司”）作為招商局集團電子招標采購交易平臺上線實施第一批試點單位，嚴格貫徹執行招商局集團采購及招標管理辦法，按照集團“應招必招、應上必上”的要求，對招標采購項目全面通過交易平臺實施招標采購。

一、招商局集團電子招標采購交易平臺簡介

招商局集團電子招標采購交易平臺運用“互聯網+”思維，按照“一個平臺、多方應用、統一管理、規范招標”思路建設，可實現招標、投標、開標、評標、定標、中標公示等全過程電子化，有利于招標采購集中管理、規范運作、資源共享、提高效率、節約成本、控制風險。

招商局集團電子招標采購交易平臺（以下簡稱 “交易平臺”，https：//dzzb.ciesco.com.cn）于2016年底上線，2017年7月1日成功與中國招標投標公共服務平臺對接，并通過國家權威機構檢測認證，具備承接各類招標采購項目的運營資格，于2017年7月1日起在招商局集團總部及集團具有控股權和管理權的下屬各級單位全面實施。

二、加強內控制度建設，規范采購行為。

（一）建立平臺實施組織機構，廣泛開展平臺實施宣貫。

公司成立了黨政領導人為組長的采購管理領導小組，明確發展運營部（后調至財務部）為公司采購業務的歸口管理部門，下設采購管理辦公室，負責公司范圍內各單位采購交易的管理與指導；同時按照交易平臺試點要求，在公司范圍內對在交易平臺實施采購的必要性進行廣泛、深入、多層次宣貫。

（二）完善采購管理內控制度，組織全員合規操作培訓。

根據招商局集團《采購與招標管理辦法》、《長航集團采購管理實施細則》（試行）的要求，對公司原有的采購管理辦法進行修訂完善，印發《南京長江油運有限公司采購管理辦法（試行）》、《南京長江油運有限公司招標采購實施細則（試行）》，細化和明確了采購方式的分類，招標采購的適用范圍、招標形式，結合交易平臺，理順了招標與采購實施流程，建立了公司開/評標會議制度，要求采購人員簽署廉潔從業承諾書等。

公司組織采購管理分管領導、航運部、技術部等職能部門負責人、業務經理及各下屬單位經營、采購部門負責人，進行采購基礎講解與常見問題分析，聯合風險管理部組織了采購管理和業務風險控制專題培訓，以提升全員采購合規意識，提高平臺基礎流程操作能力。

三、采購流程全面管控，規避采購風險。

（一）采購流程全面管控

1.立項確定采購方式

采購方式分為招標采購（公開招標、邀請招標）、非招標采購（詢價采購、競爭性談判、競價采購、單一來源采購）。招商局集團招投標管理辦法規定，原則上境內開展的工程建設項目合同估算價格達到辦法相應額度標準的，必須通過交易平臺公開招標，非工程建設項目可以邀請招標；根據候選供應商的數量、報價及談判的輪次選擇具體非招標采購方式，采購方式確定之后，應分別通過交易平臺實施招標或非招標平臺項目實施，經招商局集團批準不在交易平臺實施的項目達到相應額度需在平臺報備。

2.合理安排采購計劃

公司通過交易平臺實施招標采購的項目有工程類、貨物類、服務類三種，均納入公司年度預算采購計劃。每年各單位使用部門根據以往資產及存貨耗用和當前結存情況，編制采購預算，結合市場行情，以資金占用適當為原則，合理確定采購的品種、時間和數量，由各單位分管采購的負責人對預算進行審核后報公司預算辦平衡，經公司總經理辦公會審議通過后執行。

依據年度預算和部門工作計劃編制采購計劃，每季度/月度填報下一季度/月度采購計劃和該季度/月度采購項目完成情況，反映采購項目的預算金額、采購起止時間、擬采購方式等，經單位負責人審核簽字后報公司采購辦審批。公司要求各下屬單位定期開展固定資產及存貨清查，嚴格控制采購物資存量，避免采購物資過量或短缺，影響企業正常生產經營。

3.編制招標采購文件

具備招標采購條件的擬招標事項，需根據招標事項的推進速度向采購辦進行申報，填制周開/評標申請表，反映招標采購內容、是否立項、采購方式、預算金額、招標采購開始時間、計劃開/評標時間、投標單位等信息，用于采購辦指導招標采購的組織實施。所有采購文件資料均通過公司辦公OA逐級審批實施，確保同一招標采購項目的授權批準與業務經辦，業務經辦與稽核檢查由不相容崗位人員完成。

4.選擇合適的供應商

確定采購渠道、選擇供應商，是采購業務流程中非常重要的環節。公司采購辦按照制定的潛在供應商準入程序，牽頭組織相關部門對潛在供應商的資質、信譽情況的真實性和合法性進行審查，并進一步對產能、服務、質量、成本、供應、安全等方面的信息進行收集和分析評價，匯總各部門意見，根據評價結果對供應商進行合理選擇和調整，形成供應商準入綜合意見，報分管領導審批，據以確定合格供應商清單。

公司嚴格確定招投標的范圍、標準、實施程序和評標規則。對于在交易平臺實施的招標采購項目，采購需求單位會同相關職能部門成立招標工作組，編制招標文件，招標過程中形成評標報告，經評標會議審議后確定中標供應商。對于以詢價方式進行的固定資產和服務采購，采購和服務需求部門至少選取三家供應商進行詢比價，形成詢價文檔，經部門審核后與采購報告一并提交至采購辦審批確定供應商。

5.建立供應商名錄庫

將供應商信息錄入交易平臺并建立供應商名錄庫，對供應商的背景資料，所供應商品的品種、價格、數量以及結算情況等進行信息化管理。建立完善的供應商管理辦法，與選定的供應商簽訂質量保證協議，對供應商提供勞務或物資的質量、價格、交貨及時性、供貨條件及資信、經營狀況等進行綜合評價，定期更新供應商名錄庫，對信譽良好的供應商，旨在建立長期合作關系，而對不良供應商，則建立黑名單制度，將其排除在采購范圍之外。

6.規范采購實施與驗收

公司建立嚴格的采購合同跟蹤制度，科學評價供應商的供貨情況，實時掌握采購供應全過程；采購辦統一制定采購驗收標準，以保證采購物資的質量。涉及到采購退貨，由退貨申請部門提出退貨申請，經單位負責人審批后，提交采購辦核準退貨原因，給出處理意見，及時收回退貨貨款。

7.嚴格審核采購付款

根據招商局集團《關于集團電子招標采購交易平臺全面啟用的通知》（招發財務字〔2017〕394號）要求，“2017年7月1日后，應按本通知要求上線的采購項目，未取得集團招投標中心簽發的中標（中選）通知書或備案確認的，各級財務部門不得辦理付款，違者追究有關人員的責任。”

采購項目完成后，按照合同約定或具備付款條件時，采購部門將采購合同、驗收單、入庫單和發票等信息核對一致后，交由采購需求部門辦理付款審批手續。財務部門必須審查采購項目的中標（中選）通知書或備案確認文件，齊全方可付款。

（二）建立風險預警機制

通過交易平臺實施招標采購，能夠提高對風險管理——事件識別的認知度，篩選出對公司更重要的有利或不利因素，將更多的不確定性轉化為機會。比如利用交易平臺對供應商的供貨及時性、產品質量及技術可替代性、危機處理、付款等信息進行搜集、分析，識別供應持續性影響。在事件識別的基礎上，進行風險評估，進一步考慮潛在事件影響目標實現的程度，采取相應的風險應對策略，將風險控制在可承受度之內。

1.采購計劃

（1）風險評估。當各單位存貨資金周轉率即存貨資金占用超過預警數額時，未及時上報公司采購辦或集團；預算外計劃采購非應急項目，未經審批擅自采購物資；采購計劃超預算未履行預算調整程序；未按公司采購管理辦法在交易平臺實施采購。

（2）風險應對。當各單位存貨資金周轉率即存貨資金占用超過預警數額時，應及時上報公司采購辦或集團；公司嚴格按照預算執行進度辦理請購手續；對于超預算和預算外采購項目，先履行預算調整程序，由具備相應審批權限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續；未取得集團招投標中心簽發的中標（中選）通知書或備案確認的，財務部門不予辦理付款。

2.供應商管理

（1）風險評估。未經批準在合格供應商以外采購物資；公司未定期評估合格供應商，評價機制不完善；對于新增供應商未資信調查。

（2）風險應對。公司建立科學的供應商評估和準入制度，確定合格供應商清單，與選定的供應商簽訂質量保證協議。

3.采購實施

（1）風險評估。未跟蹤采購合同主要條款履行情況，對有可能影響生產或工程進度的異常情況，未及時出具書面報告并提出解決方案；合同簽訂未按規定審批，合同模板未經公司法務部門審核，條款存在問題造成經濟損失；未經恰當驗收，導致采購物品不符合要求。

（2）風險應對。公司根據確定的供應商、采購方式、采購價格等情況擬訂采購合同，明確雙方權利、義務和違約責任，按照規定權限審批、簽訂采購合同；加強對物資采購供應過程的管理，做好采購業務各環節的記錄，確保采購業務的可追溯性；及時跟蹤采購合同主要條款履行情況，對有可能影響生產或工程進度的異常情況，及時出具書面報告并提出解決方案；建立嚴格的采購驗收制度，確定檢驗方式，由專門的驗收機構或驗收人員對采購的物資或勞務進行驗收，出具驗收證明，驗收過程中發現異常情況，及時報告公司采購辦，查明原因并處理。

4.采購付款

（1）風險評估。墊付資金貿易業務未嚴格審批；未在交易平臺上線實施的采購項目，財務部門辦理付款；未核對采購預算計劃、采購合同、驗收單據、入庫單據和發票、采購備案表等信息。

（2）風險應對。公司加強預付賬款和定金的管理，涉及大額或長期預付款，定期進行追蹤核查，發現有疑問的預付款，及時采取措施，保證資金安全；加強采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責任和權限；嚴格審核采購預算計劃、采購合同、驗收單據、入庫單據和發票、中標（中選）通知書或采購備案表等信息。

四、招標程序公開透明，節約采購成本。

（一）集中采購、提高效率

根據市場情況和采購計劃合理選擇采購方式，大宗物資及工程建設項目合同估算價格達到管理辦法相應額度標準的，必須通過交易平臺公開招標，做到采購業務集中化管理，避免多頭采購、分散采購，提高采購業務效率，堵塞管理漏洞。

（二）規范實施、節約成本

通過交易平臺實施的采購項目，實施前需要有立項文件和資金預算，根據項目類別編制采購文件，在公司OA系統采購管理模塊完成審批后方可實施，重點項目的采購文件需組織公司發展運營部、審計部、財務部和法律事務部等職能部室，采用最低價法和綜合評分法進行評審，使投標單位報價具有合理性和可比性，便于評標和議標。根據評標結果選擇確定供應商，在保證采購質量的前提下，做到采購價格最低，從而節約采購成本。

（三）公開公正、杜絕舞弊

嚴格按交易平臺實施程序發布招標文件、接受投標、開/評標、議標、確定供應商，確保所有程序公開透明、有據可查。對辦理采購業務的人員定期進行崗位輪換，重要性和技術性強的采購業務，組織相關專家進行論證，實行集體決策和審批，杜絕舞弊。