信息社會視角下企業(yè)辦公室文書管理工作的改革與創(chuàng)新

■魏 媛

（太原供水集團(tuán)有限公司）

1 引 言

現(xiàn)階段諸多領(lǐng)域科學(xué)技術(shù)正處于快速更新迭代的黃金時期，很多先進(jìn)成熟科學(xué)技術(shù)在很大程度上改變著人們?nèi)粘Ｉa(chǎn)生活的方方面面，對于企業(yè)運營尤其是企業(yè)辦公室文書管理工作的影響比較顯著，而信息化智慧化相關(guān)科技技術(shù)的發(fā)展勢頭尤為迅猛，為社會各行各業(yè)的深入發(fā)展提供了新的機(jī)遇及可能，并且在很大程度上推動了整體經(jīng)濟(jì)社會的跨越式發(fā)展及整體人類的維度躍升，信息社會雛形已經(jīng)基本搭建完成，企業(yè)辦公室文書管理工作作為企業(yè)長期健康可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵保障基礎(chǔ)，確實需要在積極認(rèn)識把握信息社會視角的基礎(chǔ)上，結(jié)合行業(yè)總體發(fā)展趨勢及企業(yè)基本情況，對企業(yè)辦公室文書管理工作所涉及的諸多環(huán)節(jié)進(jìn)行與時俱進(jìn)的改造創(chuàng)新及優(yōu)化提升，當(dāng)前我國正處于從追求高速度發(fā)展向追求高質(zhì)量發(fā)展積極轉(zhuǎn)變態(tài)勢之中，企業(yè)所面臨的來自各個方面的壓力不斷顯著提升，抓住了企業(yè)辦公室文書管理工作這個核心要素就是抓住了企業(yè)的未來。

2 當(dāng)前企業(yè)辦公室文書管理工作存在的主要問題

2.1 總體重視關(guān)注程度明顯不足

當(dāng)今我國所面臨的國內(nèi)外形勢瞬息萬變，企業(yè)作為直接參與到我國經(jīng)濟(jì)社會運行發(fā)展一線的組織機(jī)構(gòu)，其在日常生產(chǎn)經(jīng)營過程所遭遇的困難壓力也明顯增加，企業(yè)需要將更多的精力、時間及多維度資源投入到實際業(yè)務(wù)推進(jìn)落地當(dāng)中，唯有如此才能在最大程度上確保企業(yè)的長期健康可持續(xù)發(fā)展態(tài)勢穩(wěn)健前行，企業(yè)辦公室文書管理工作作為偏向后臺的基本保障性工作，尤其與實際業(yè)務(wù)的直接關(guān)聯(lián)度較低，在企業(yè)運營發(fā)展壓力日趨增大的整體宏觀大背景下，就很容易使得企業(yè)內(nèi)部各個層級對于企業(yè)辦公室文書管理工作不能給予應(yīng)有的重視及關(guān)注，未能充分認(rèn)知理解到企業(yè)辦公室文書管理工作的積極作用。

2.2 工作人員綜合素質(zhì)普遍偏低

從企業(yè)辦公室文書管理工作的核心本質(zhì)來看，企業(yè)辦公室文書管理工作的順暢有序推進(jìn)開展落地有賴于人財物等多維度資源的積極配合，而其中企業(yè)辦公室文書管理工作所涉及到的工作人員是最為重要且關(guān)鍵的影響因素，企業(yè)辦公室文書管理工作人員的綜合素質(zhì)及專業(yè)素養(yǎng)過硬與否在很大程度上決定著企業(yè)辦公室文書管理工作能否切實有效發(fā)揮出其應(yīng)有成效，在當(dāng)前信息社會整體大背景下，企業(yè)辦公室文書管理相關(guān)工作模式的大范圍調(diào)整提升優(yōu)化對于企業(yè)辦公室文書管理工作人員的綜合素質(zhì)及專業(yè)素養(yǎng)提出了更高更新更全的要求，而從實際情況來看，企業(yè)辦公室文書管理工作人員綜合素質(zhì)整體偏低，不能很好地適應(yīng)當(dāng)前信息社會環(huán)境下企業(yè)辦公室文書管理工作的現(xiàn)實需要。

2.3 整體統(tǒng)籌運作水準(zhǔn)有待提高

企業(yè)辦公室文書管理工作并不是新生工作類型，而是具有相對悠久歷史的傳統(tǒng)工作細(xì)分種類，在長期發(fā)展演變過程中形成一套系統(tǒng)完備的體系化標(biāo)準(zhǔn)化工作方式方法，而當(dāng)今信息化智慧化相關(guān)科學(xué)技術(shù)為企業(yè)辦公室文書管理工作賦予了新的內(nèi)涵，對于信息化智慧化相關(guān)科學(xué)技術(shù)的科學(xué)有效應(yīng)用能夠明顯大幅提升企業(yè)辦公室文書管理工作的整體工作效率及效果，能夠起到事半功倍的積極作用，然而信息社會視角下的企業(yè)辦公室文書管理工作的合理有序推進(jìn)落地需要與之相配套的全新宏觀統(tǒng)籌運作體系及實際執(zhí)行操作水準(zhǔn)，唯有如此才能從源頭上保證新時代新形勢下企業(yè)辦公室文書管理工作充分發(fā)揮優(yōu)勢，而當(dāng)前企業(yè)辦公室文書管理工作整體統(tǒng)籌運作水準(zhǔn)有待進(jìn)一步提高。

3 信息社會視角下企業(yè)辦公室文書管理工作的改革與創(chuàng)新核心思路

3.1 秉持全套流程系統(tǒng)變革關(guān)鍵理念

信息化智慧化相關(guān)科學(xué)技術(shù)的快速蓬勃發(fā)展對企業(yè)辦公室文書管理工作的實際開展造成了多維度多層次的全方位影響，為了切實有效確保信息社會視角下企業(yè)辦公室文書管理工作卓有成效，需要進(jìn)行具有針對性及實效性的改革及創(chuàng)新，其中最為首要的就是積極秉持全流程全鏈條的系統(tǒng)完備化總體變革關(guān)鍵理念，上級建筑指導(dǎo)并反作用于下層經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)，唯有事先確定并不斷夯實主干指導(dǎo)思想，才能真正從源頭上保證信息社會視角下企業(yè)辦公室文書管理工作的推進(jìn)開展落地符合初始預(yù)期目標(biāo)，從實際執(zhí)行操作層面來看，主要需要將核心精力、時間及多維度資源聚焦在三大方面，也及時需要著力于實現(xiàn)企業(yè)辦公室文書管理工作全過程把控、全人員參與及全方位監(jiān)督，不僅要關(guān)注企業(yè)辦公室文書管理工作的初始匯總整合環(huán)節(jié)，也需要關(guān)注企業(yè)辦公室文書管理工作的實際使用及反饋環(huán)節(jié)。

3.2 著力落實業(yè)務(wù)技術(shù)有機(jī)融合提升

信息社會視角下的企業(yè)辦公室文書管理工作雖然與前期相比，并沒有對企業(yè)辦公室文書管理工作核心本質(zhì)及訴求進(jìn)行顛覆性調(diào)整，然而信息化智慧化相關(guān)科學(xué)技術(shù)的推廣延伸應(yīng)用帶來了企業(yè)辦公室文書管理工作在形式方面的明顯變化，唯有將前期傳統(tǒng)常規(guī)的企業(yè)辦公室文書管理工作內(nèi)容及方式方法與信息化智慧化相關(guān)科學(xué)技術(shù)進(jìn)行充分有機(jī)融合，才能真正有效發(fā)揮出信息化智慧化相關(guān)科學(xué)技術(shù)對于企業(yè)辦公室文書管理工作的跨越式提升作用，進(jìn)而使得企業(yè)辦公室文書管理工作展現(xiàn)出對于企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營的關(guān)鍵助力意義，從實際執(zhí)行操作層面來看，需要嚴(yán)格避免將信息化智慧化相關(guān)科學(xué)技術(shù)作為負(fù)擔(dān)對待，或者被信息化智慧化相關(guān)科學(xué)技術(shù)牽著鼻子走，更多地需要從企業(yè)辦公室文書管理工作原始需求及發(fā)展訴求角度進(jìn)行統(tǒng)籌考慮，秉持開放發(fā)展的積極心態(tài)，確保實現(xiàn)信息化智慧化相關(guān)科學(xué)技術(shù)為我所用，唯有如此才能發(fā)揮出信息化智慧化相關(guān)科學(xué)技術(shù)的顯著優(yōu)勢。

4 信息社會視角下企業(yè)辦公室文書管理工作的改革與創(chuàng)新優(yōu)化建議

4.1 積極構(gòu)筑全新工作流程機(jī)制

沒有規(guī)矩不成方圓，為了從源頭上真正確保信息社會視角下企業(yè)辦公室文書管理工作推進(jìn)開展落地切實有效，需要及時積極構(gòu)筑起全新的工作流程機(jī)制，保證企業(yè)辦公室文書管理工作的推進(jìn)開展有章可循及有法可依，從實際執(zhí)行操作層面來看，一方面需要從企業(yè)辦公室文書管理工作的前期工作環(huán)節(jié)入手，嚴(yán)格把好企業(yè)辦公室文書管理工作的入口關(guān)，為后續(xù)相關(guān)諸多工作開展打下堅實有力的保障基礎(chǔ)，另一方面需要加強企業(yè)辦公室文書管理工作后續(xù)工作環(huán)節(jié)的科學(xué)合理配置，提升整體工作效率及效果。

4.2 強化提升多維全面安保防護(hù)

企業(yè)辦公室文書管理工作并非靜止不變的，而是呈現(xiàn)出常態(tài)化動態(tài)調(diào)整發(fā)展趨勢，除了企業(yè)辦公室文書管理工作耳熟能詳及普遍認(rèn)知的基礎(chǔ)職能之外，企業(yè)辦公室文書管理工作另一個重要職能就是企業(yè)從頭至尾的關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息進(jìn)行妥善保存，以備企業(yè)的不時之需，而在當(dāng)前信息社會視角下，對于企業(yè)辦公室文書管理工作履行數(shù)據(jù)信息保存職能提出了全新要求，需要采取多種措施不斷強化提升多維度全方面的安保防護(hù)水準(zhǔn)。

4.3 重視陳舊資料合規(guī)實時處置

從企業(yè)辦公室文書管理工作的原始初衷來看，并不簡單粗暴的存儲就屬于履職盡責(zé)，還需要根據(jù)當(dāng)前實際需要及時代形勢變化，與時俱進(jìn)地做出針對性更新調(diào)整，尤其是在當(dāng)今諸多領(lǐng)域信息數(shù)據(jù)爆炸式增加的整體宏觀大背景下，在企業(yè)辦公室文書管理工作的實際執(zhí)行操作過程當(dāng)中，特別需要重視對于相關(guān)陳舊報廢信息數(shù)據(jù)及其載體進(jìn)行依法合規(guī)的實時有效處置，為更為重要關(guān)鍵的信息數(shù)據(jù)及其載體騰出寶貴空間。

4.4 持續(xù)優(yōu)化閉環(huán)反饋監(jiān)督管控

相對系統(tǒng)完備的閉環(huán)反饋總體管控機(jī)制能夠有效提升工作效率及效果，在企業(yè)辦公室文書管理工作方面也不例外，為了切實確保信息社會視角下企業(yè)辦公室文書管理工作推進(jìn)開展落地符合預(yù)期，需要在積極秉持全流程管控理念的基礎(chǔ)上，持續(xù)優(yōu)化建立起閉環(huán)反饋監(jiān)督管控機(jī)制，采取績效考核等先進(jìn)管理技術(shù)手段，將相關(guān)責(zé)任壓實到個人，著力于盡快形成螺旋式上升正向循環(huán)體系，進(jìn)而保證工作效果。

5 結(jié) 語

由于前期我國環(huán)境不友好及資源不集約的粗獷式經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展模式所帶來的負(fù)面影響不斷顯現(xiàn)并深化，長期健康可持續(xù)發(fā)展理念越來越得到我國各級政府及諸多行業(yè)主管部門的高度重視，既要金山銀山也要綠色青山的口號不斷被喊出，科學(xué)發(fā)展及綠色發(fā)展觀念也日益融入人們?nèi)粘Ｉa(chǎn)生活的方方面面，當(dāng)前信息化智慧化相關(guān)科學(xué)技術(shù)的快速蓬勃發(fā)展進(jìn)化及持續(xù)廣泛推廣應(yīng)用為我國整體經(jīng)濟(jì)社會跨越式轉(zhuǎn)型發(fā)展創(chuàng)造出了積極有利條件，辦公室文書管理工作在信息社會的整體宏觀背景下也需要進(jìn)行因地制宜及與時俱進(jìn)的改革創(chuàng)新及優(yōu)化提升。本文在對當(dāng)前企業(yè)辦公室文書管理工作存在的主要問題進(jìn)行細(xì)致論述的基礎(chǔ)上，通過詳細(xì)分析信息社會視角下企業(yè)辦公室文書管理工作的改革與創(chuàng)新核心思路，相應(yīng)提出積極構(gòu)筑全新工作流程機(jī)制、強化提升多維全面安保防護(hù)、重視陳舊資料合規(guī)實時處置及持續(xù)優(yōu)化閉環(huán)反饋監(jiān)督管控等相關(guān)優(yōu)化調(diào)整建議，期望在進(jìn)一步深化促進(jìn)信息社會視角下企業(yè)辦公室文書管理工作的改革與創(chuàng)新提升方面起到一定的推動作用。