探析信息化條件下會計檔案的電子化管理

文| 葛 露

新時期下，檔案管理具有雙向性，電子檔案管理與紙質檔案管理相協調的模式下，對于會計檔案管理也提出了更高的要求，一旦出現數據丟失或者數據銷毀等問題，會嚴重影響會計檔案電子化管理成效，甚至會影響會計檔案使用價值的發揮。為促進企業健康發展，對信息化條件下會計檔案的電子化管理展開探究，具有一定現實意義。

會計檔案電子化管理的特點

會計檔案電子化管理的實現，以磁盤、光盤、磁帶等設備為載體，檔案信息存儲也可通過云技術來實現。云端存儲空間大，操作便捷，但存在較高要求。當前會計檔案電子化管理的特點主要表現在以下幾個方面：（1）電子會計檔案載體對環境要求高。會計檔案管理過程中，傳統紙質檔案管理方式對于空間存在較高要求，紙質檔案的分類保存復雜化，實際管理存在一定難度。而信息化條件下，會計檔案電子化管理的開展，對于空間的要求有所減小，查閱便利，一般以硬盤等作為存儲介質。但硬盤等會計檔案載體對于環境存在較高要求，一旦環境潮濕或者溫度過高，極易損壞硬盤，若會計檔案信息數據并未及時備份，則極易出現會計信息丟失的情況。（2）電子會計檔案的脆弱性。信息化條件下，會計檔案電子化管理的開展，需要儲存介質的穩定性，會計檔案信息的存儲具有明顯的集中性，一旦存在人為篡改會計檔案信息的情況，很難留下任何痕跡，非計算機高手難以發掘，這就會影響會計檔案信息的真實性和有效性。電子會計檔案存在一定脆弱性，磁盤儲存介質的使用壽命有限，一旦出現問題，會對會計檔案數據造成破壞，或者設備更新也有可能導致會計信息數據丟失的情況出現，這就無法保證會計檔案電子化管理成效。（3）內容豐富，擴展性強。傳統會計檔案一般包括原始單據、記賬憑證等內容，拓展性有限。在信息化條件下，會計檔案電子化管理的實現，能夠涵蓋傳統會計檔案的所有信息，并且具有良好的拓展性，能夠結合會計檔案管理的現實需求出發，對會計信息內容進行更改和拓展，因而具有良好的應用價值。（4）效率性與共享性。會計檔案電子化管理的實現，主要是計算機技術為載體，對會計檔案信息進行整合、規劃、分類等，會計檔案電子化管理的整體效率能夠得到明顯提升。以網絡技術為支持，電子會計檔案信息對順利傳輸，能夠免受時空限制，網絡空間內會計檔案信息資源共享得以實現，電子會計檔案的積極作用也得以充分發揮。

信息化條件下會計檔案的電子化管理策略

（1）建立健全檔案管理制度。信息化條件下為全面提升會計檔案的電子化管理質量和效率，需要積極建立健全檔案管理制度，為會計檔案電子化管理的規范化落實提供支持。會計檔案大多為企業重要經營數據，在實際管理過程中，要以對電子會計檔案管理流程加以規范，保證管理的系統化和明確化，要規范錄入會計信息數據，仔細核查，之后做好數據備份，于指定位置存放電子檔案，并通過軟硬件的更新，來滿足會計檔案電子化管理需求，這就能夠確保電子會計檔案管理的穩定性和有效性能夠得到明顯增強。（2）保障軟件版本的一致性與協調性。以管理軟件為支持，信息化條件下會計檔案電子化管理工作得以順利開展，隨著軟件的更新，會計檔案管理也面臨著新的挑戰。為全面提升會計檔案電子化管理質量，所開展的培訓課程應當具有系統性，必須要定期落實教育，全面提升管理人員專業素質與綜合技能，確保會計檔案管理人員能夠更好的適應更新后的軟件版本，保證操作的規范化和熟練化，避免會計信息失真或者丟失，全面提升會計檔案電子化管理質量。會計檔案電子化管理過程中，所應用到的軟件版本更新時間有所不同，必須要保證軟件版本的一致性與協調性，維護整個系統的穩定可靠運行，為數據查詢和調整等提供極大便利，會計檔案電子化管理的整體效率也能夠得到明顯改善。（3）加強防護措施。在計算機技術和網絡技術的支持下，會計檔案電子化管理得以順利實現，實際管理質量和效率也能夠得到明顯改善。就當前會計檔案管理的現實情況來看，主要采取紙質與電子共存化的管理方式，就紙質會計檔案管理模式來看，其安全系數較高，而電子化會計檔案管理模式必須要高度重視信息安全，尤其是在云儲存等方面，為會計檔案使用價值的有效發揮創造條件。在做好電子檔案備份的情況下，要采取有效的防護措施，防范系統漏洞，要保障檔案信息安全，避免不法分子竊取會計檔案信息。會計檔案管理人員應當強化責任意識，規范開展會計檔案管理工作，重視防火工作，保障儲存介質安全，避免其受到損害。通過殺毒軟件、防護盾牌等的安裝，能夠達到理想的防護效果，常見的有騰訊管架、260殺毒、金山毒霸等。

結語

總而言之，在會計檔案管理電子化發展的大環境下，為全面提升會計檔案電子化管理效率，保證會計信息查詢便捷，必須要明確會計檔案電子化管理的特點，積極建立健全檔案管理制度，采取有效的防護措施，保障會計檔案信息真實性與完整性，全面提升會計檔案管理效率，為企業的持續健康發展提供可靠的支持。