基于Excel VBA高校工資輔助管理工具的應(yīng)用

文| 戴柯峰

我校勞資管理工具現(xiàn)狀

近年來(lái)隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教師人數(shù)、種類也在增加。教師工資待遇計(jì)算和發(fā)放是人事工作中重要的環(huán)節(jié)，關(guān)系到廣大教職工的切身利益，是維持教師基本生活的重要保障。因此勞資工資在高校管理中是一個(gè)極其重要的環(huán)節(jié)，特別是在工資計(jì)算過(guò)程中要認(rèn)真仔細(xì)盡可能避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。那么如何利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)提高工作效率，精準(zhǔn)完成工資核算具有十分重要的意義。

目前我校工資計(jì)算工具使用FoxPro進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。FoxPro在數(shù)據(jù)庫(kù)處理能力方面較強(qiáng)，但隨著科技的發(fā)展，微軟已經(jīng)宣布停止開發(fā)該軟件。在日常的使用過(guò)程中，筆者以非計(jì)算機(jī)背景人員使用FoxPro對(duì)工資數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，時(shí)常感覺力不從心，操作復(fù)雜且效率底下，尤其是使用SQL語(yǔ)句導(dǎo)入數(shù)據(jù)而非設(shè)定的程序，通過(guò)可視化界面的導(dǎo)入。而Excel具有強(qiáng)大的制表功能，且普及性較廣，為了提高工資工作效率，結(jié)合本單位實(shí)際情況，利用Excel VBA構(gòu)建適用我校的、界面友好、操作熟悉的高校工資輔助管理工具具有重要意義。

VBA技術(shù)簡(jiǎn)介

VBA作為微軟公司開發(fā)的、作為Excel拓展工具的一種標(biāo)準(zhǔn)化的宏編程語(yǔ)言，它可以通過(guò)編寫VBA代碼來(lái)對(duì)Excel工作表進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)對(duì)Excel表進(jìn)行交互式管理和控制。VBA作為以Excel為載體的宏編程語(yǔ)言，它可以通過(guò)Excel內(nèi)置的Visual Basic Editor窗口來(lái)編寫VBA代碼擴(kuò)展Excel功能，結(jié)合Excel本身的函數(shù)公式,實(shí)現(xiàn)Excel表格數(shù)據(jù)的自動(dòng)化處理。

在目前信息化迅猛發(fā)展的形式下，各高校在勞資管理單據(jù)匯總、報(bào)送、發(fā)放、統(tǒng)計(jì)中仍然大部分是使用Excel作為主要統(tǒng)計(jì)、匯總工具。運(yùn)用VBA技術(shù)尤其適用于解決在大量勞資數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、匯總、計(jì)算等重復(fù)的操作，因此掌握好VBA技術(shù)可以讓勞資管理人員從復(fù)雜繁瑣的勞資數(shù)據(jù)處理中解脫出來(lái)。

系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

系統(tǒng)功能開發(fā)的總體任務(wù)是要實(shí)現(xiàn)我校工資管理、人員管理、工資計(jì)算等功能，主要功能包括：

1.導(dǎo)入數(shù)據(jù),包括導(dǎo)入人員信息，導(dǎo)入工資數(shù)據(jù)。導(dǎo)入人員信息是指記錄教職工計(jì)酬基本信息，如序號(hào)、姓名、帳號(hào)、部門、職務(wù)、職稱、類型、標(biāo)記、工號(hào)；導(dǎo)入工資數(shù)據(jù)，如匯總值班費(fèi)、其他項(xiàng)目、過(guò)節(jié)費(fèi)、項(xiàng)目等等非常規(guī)性項(xiàng)目的應(yīng)發(fā)金額，以及代扣教職員工的社保金、公積金、個(gè)稅等由學(xué)校代扣代繳項(xiàng)目。

2.課時(shí)量計(jì)算，根據(jù)每學(xué)期初教務(wù)處統(tǒng)計(jì)匯總的課時(shí)量總表，導(dǎo)入課時(shí)量表中，通過(guò)課時(shí)量、職稱及教師類型進(jìn)行折合計(jì)算獎(jiǎng)勵(lì)績(jī)效工資。

3.生產(chǎn)工資數(shù)據(jù)表格，如生成計(jì)算稅表、工資明細(xì)表、銀行入卡表等，方便財(cái)務(wù)計(jì)稅和出帳。

4.增減員工，包含職工的添加、刪除、修改、查詢，本功能主要通過(guò)建立數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)到工資表進(jìn)行添加職工序號(hào)、姓名、帳號(hào)、部門等信息，職工管理包括修改、刪除職工信息。

Excel VBA工資系統(tǒng)主體表格體系

根據(jù)我校績(jī)效工資發(fā)放體系以及歷史形成的績(jī)效工資數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及匯總模式，使用Excel VBA構(gòu)建工資管理系統(tǒng)替換原FoxPro工資計(jì)算方式，盡量在不變更原有操作習(xí)慣前提下平穩(wěn)過(guò)渡，利用新的工資輔助管理系統(tǒng)高效提高工資計(jì)算、管理方式進(jìn)行設(shè)計(jì)，主要工資體系以直觀便利為主，設(shè)計(jì)內(nèi)容盡量在一張Excel表里面完成，各種類型對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)盡量寫入到系統(tǒng)代碼當(dāng)中，以便節(jié)省Excel表格大小。最終確定Excel VBA工資輔助管理系統(tǒng)表格界面主要分為三個(gè)模塊：人員基礎(chǔ)信息表、工資數(shù)據(jù)表、課時(shí)量表。

基礎(chǔ)信息表

基礎(chǔ)信息表主要是錄入涉及工資計(jì)算的人員基礎(chǔ)信息，如序號(hào)、姓名、帳號(hào)、部門、職務(wù)、職稱、類型、標(biāo)記、工號(hào)等，將確認(rèn)好的人員基本工資信息數(shù)據(jù)導(dǎo)入到系統(tǒng)中。根據(jù)我校績(jī)效工資方案將相應(yīng)績(jī)效工資中獎(jiǎng)勵(lì)性績(jī)效工資標(biāo)準(zhǔn)用自定義函數(shù)寫入到Excel系統(tǒng)中，根據(jù)人員信息表中的職務(wù)職稱就高取值，生成教職工的標(biāo)準(zhǔn)獎(jiǎng)勵(lì)性績(jī)效工資（月獎(jiǎng)）；標(biāo)記列，主要為標(biāo)識(shí)輔導(dǎo)員、教學(xué)秘書、課時(shí)量折半人員等特殊人員。類型主要是標(biāo)識(shí)教職工的人員類型，區(qū)分教師和行政人員。

工資數(shù)據(jù)表

工資數(shù)據(jù)表主要是錄入工資數(shù)據(jù)，如已發(fā)工資數(shù)據(jù)主要存放財(cái)政統(tǒng)發(fā)工資數(shù)據(jù)，每月依據(jù)人社廳返盤數(shù)據(jù)導(dǎo)入；工資補(bǔ)差，補(bǔ)公積金、津貼、校內(nèi)工資、電話補(bǔ)助按照學(xué)校文件進(jìn)行發(fā)放，一般這幾個(gè)項(xiàng)目在每月工資發(fā)放過(guò)程中變化不大，因此若有調(diào)整則手動(dòng)進(jìn)行調(diào)整；其它項(xiàng)目類、值班費(fèi)、項(xiàng)目一、項(xiàng)目二按照各部門提供的導(dǎo)入模板進(jìn)行導(dǎo)入累計(jì)。月獎(jiǎng)：寒暑假，按照人員信息表中的職務(wù)職稱就高取值，生成教職工的標(biāo)準(zhǔn)獎(jiǎng)勵(lì)性績(jī)效工資（月獎(jiǎng)）；學(xué)期中間行政人員按照考勤數(shù)據(jù)，對(duì)應(yīng)職級(jí)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)發(fā)月獎(jiǎng)。教輔人員，按照學(xué)校績(jī)效工資方案由各二級(jí)部門計(jì)算上報(bào)教輔人員月獎(jiǎng)，通過(guò)模板導(dǎo)入到系統(tǒng)中。教學(xué)人員由教務(wù)處匯總上報(bào)課時(shí)量匯總到人事處進(jìn)行相應(yīng)規(guī)則計(jì)算。實(shí)發(fā)工資數(shù)，主要通過(guò)Excel本身函數(shù)公式進(jìn)行計(jì)算，實(shí)發(fā)工資=應(yīng)發(fā)工資-扣款統(tǒng)計(jì)-已發(fā)工資。

課時(shí)量表

在正常教學(xué)期間，每學(xué)期開學(xué)后第二個(gè)月按照教務(wù)處統(tǒng)計(jì)匯總的各教師學(xué)期總課時(shí)量，導(dǎo)入系統(tǒng)中，按系統(tǒng)設(shè)定的Excel函數(shù)公式，平均分?jǐn)?個(gè)月進(jìn)行計(jì)發(fā)教師獎(jiǎng)勵(lì)性績(jī)效，變動(dòng)課時(shí)量是設(shè)定存放教師每月課時(shí)量增減變動(dòng)的情況，按照教師相應(yīng)的職稱進(jìn)行計(jì)算教師的月獎(jiǎng)（獎(jiǎng)勵(lì)性績(jī)效工資）。

VBA代碼實(shí)現(xiàn)

Excel VBA是通過(guò)對(duì)象來(lái)操作和控制Excel，操作對(duì)象有Excel程序（Application對(duì)象）、工作薄（Workbook對(duì)象），Range對(duì)象，工作表（Worksheet對(duì)象）或其中的單元格（Cell對(duì)象），EXCEL VBA工資系統(tǒng)主要功能體現(xiàn)在對(duì)EXCEL數(shù)據(jù)文件進(jìn)行控制，執(zhí)行系統(tǒng)相應(yīng)功能，這里只針對(duì)系統(tǒng)主要功能的實(shí)現(xiàn)進(jìn)行介紹并展示關(guān)鍵導(dǎo)入模塊主要功能代碼。

Excel VBA 工資系統(tǒng)功能總界面的實(shí)現(xiàn)

為了提高VBA代碼使用效率，節(jié)約查找命令按鈕的時(shí)間，通過(guò)XML語(yǔ)言在功能區(qū)定制屬于工資系統(tǒng)的專用選項(xiàng)卡，提升VBA代碼運(yùn)行的便捷性，同時(shí)也使自己的VBA代碼程序融入到系統(tǒng)中。功能區(qū)使用的代碼語(yǔ)言為XML語(yǔ)言，因此無(wú)法通過(guò)VBA代碼來(lái)構(gòu)建功能區(qū)的選項(xiàng)卡，主要通過(guò)第三方軟件CUSTOM UI Editor軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)效果如圖1。

圖1 EXCEL VBA工資系統(tǒng)功能總界面

導(dǎo)入工資數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)

For Next是VBA代碼中最常見的一種循環(huán)語(yǔ)句，它主要可以指定重復(fù)運(yùn)行一組VBA代碼語(yǔ)句，拓展代碼運(yùn)行廣度，使原一次性的操作可以批量重復(fù)執(zhí)行。工資數(shù)據(jù)的導(dǎo)入主要通過(guò)以姓名為關(guān)鍵字，通過(guò)FOR 循環(huán)用If語(yǔ)句進(jìn)行判斷關(guān)鍵字是否一致，一致則將數(shù)據(jù)進(jìn)行累加。通過(guò)選項(xiàng)卡中的導(dǎo)入工資數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡執(zhí)行VBA代碼，主要功能代碼如圖2。

課時(shí)量計(jì)算功能實(shí)現(xiàn)

通過(guò)選項(xiàng)卡中的課時(shí)量計(jì)算選項(xiàng)卡執(zhí)行VBA代碼。主要使用IF語(yǔ)句，IF語(yǔ)句是VBA代碼中使用效率最高的條件語(yǔ)句，相對(duì)于其他條件語(yǔ)句，它簡(jiǎn)單易懂，使用靈活。課時(shí)量計(jì)算中VBA代碼主要使用條件語(yǔ)句中最簡(jiǎn)單組合If Then語(yǔ)句，它代表如果符合條件，則執(zhí)行相關(guān)代碼。課時(shí)量計(jì)算過(guò)程中，通過(guò)For Next循環(huán)批量判斷是否符合設(shè)定的條件，符合條件則計(jì)算數(shù)值放入到相應(yīng)單元格中。

導(dǎo)出獎(jiǎng)金明細(xì)表實(shí)現(xiàn)

通過(guò)選項(xiàng)卡中的生成獎(jiǎng)金明細(xì)表功能，生成獎(jiǎng)金明細(xì)表主要是根據(jù)學(xué)校財(cái)務(wù)要求進(jìn)行編寫，生成符合財(cái)務(wù)出帳要求的獎(jiǎng)金發(fā)放明細(xì)表。此代碼編寫主要涉及到使用區(qū)域Use Range的列數(shù)，區(qū)域復(fù)制命令Copy,數(shù)組寫入Array，復(fù)制粘貼past Special屬性，單元格合并Merge，F(xiàn)or Next循環(huán)，Range對(duì)象等操作。

結(jié)束語(yǔ)

圖2 導(dǎo)入工資數(shù)據(jù)模塊關(guān)鍵代碼

系統(tǒng)采用基于EXCEL內(nèi)置功能編寫VBA程序進(jìn)行開發(fā)研究，搭建Excel VBA高校工資輔助管理工具，目前運(yùn)行良好，能較好的完成目前我院教職員工的工資輔助管理需求。系統(tǒng)實(shí)用性較強(qiáng)，較原來(lái)的FoxPro開發(fā)的程序更容易上手，且操作界面友好熟悉。Excel VBA高校工資輔助管理工具運(yùn)行解決了人事處勞資科對(duì)全校教職員工的工資高效化管理需求，主要包括核算工資，生成工資明細(xì)表、計(jì)稅表、入卡表等等功能。系統(tǒng)代碼維護(hù)簡(jiǎn)單，可根據(jù)業(yè)務(wù)流程變動(dòng)進(jìn)行可視化修改，使勞資管理人員能夠及時(shí)應(yīng)對(duì)工資發(fā)放政策的變化而進(jìn)行系統(tǒng)功能調(diào)整，較好的完成工資管理工作需求。