培訓需求分析的三個層面

■侯澤芹

（達州市中心醫院）

培訓是人力資源管理的一項重要內容，從某種角度上說，培訓也是企業提供給員工的一項福利，有人站在全面薪酬的角度更認為培訓也是全面薪酬的組成部分。所以，做好培訓工作，讓培訓價值效用最大化是我們人力資源工作者應該追求的目標。要想做好培訓工作，首先需要做的就是培訓需求分析，那么什么是培訓需求分析呢？我的定義如下：培訓需求分析是指在充分考慮企業戰略目標和實際經營情況下，在盤點現有人才技能和管理才能清單的基礎上，通過各種方法和技術，對組織成員已有的知識、技能、態度、行為以及潛力進行鑒別與分析，從而確定培訓的內容、目標和手段的過程。這個定義指出了進行培訓需求分析時應該考慮的三個層面的內容，一是企業戰略層面，二是實際經營情況層面，三是人員現有技能及發展潛力情況層面。這三個層面中企業戰略層面屬于宏觀層面，實際經營情況屬于中觀層面，人員現有技能及發展潛力屬于微觀層面，重點是在微觀層面。下面對這三個層面逐一進行分析：

第一，企業戰略層面。為什么培訓需求分析需要結合企業戰略呢？其實我們發現無論是哪一個模塊，都離不開對企業戰略的考慮，因為企業既已存在就會有其使命目標，不管這樣的使命和目標是低級的還是高級的，這都是必然存在的事實。這個目標其實就是企業從事一切活動的一個準則和方向，任何企業行為都不能背離這樣的使命和目標。所以，我們會看到不論是市場經營、生產、管理、財務、人事等方方面面都會說到企業戰略和目標。另外，我們的培訓不能僅僅站在培訓的角度去講培訓。培訓的任務是要為企業培育更多更優秀的人才，也同時實現人才自身的發展。我們培育的人才既有現實性的，也有未來性的，很明顯的一個就是接班人的培訓，如果不考慮公司的戰略目標，我們怎么知道在企業發展的這個階段是否應該儲備人才，為下一步的發展計劃提供優質的人才服務呢。綜合這兩個方面，我認為必須分析企業戰略目標，并且也是頭等重要的分析。當然，這個分析并不孤立，企業的各項管理活動都會涉及到分析企業戰略，對于我們具體做這項工作的人來講，只需要把別的地方關于公司戰略的新的定位和方向拿過來，從中挑選出我們需要提供人才支持的地方和環節即可了。

第二，企業的實際經營情況。剛才的戰略分析是從比較宏觀的角度，是長期來看我們培訓工作應該切合的主線，但具體到某一年度，我們就需要分析企業實際的經營環境了。因為可能某年的實際經營環境發生了重大變化，需要我們在培訓上給予某方面足夠的傾斜，而不是按照以前的既定方針去做。舉個簡單的例子，這幾年國際經濟形勢并不見好，有的企業面臨嚴重的經營困難，這個時候我們可能做的培訓就會少一些，也會專注于如何突出重圍，走出低谷，日常的例行性的培訓活動就會大量壓縮，我們的培訓經費也會大量壓縮。也就是說我們的培訓工作也要體現出時效性，這樣我們才能稱得上稱職的培訓工作者。

第三，人員現有技能和發展潛力。當我們考慮了前面兩個因素之后，我們要回到人力資源管理的基礎工作中來，那就是人才信息庫，這個信息庫里面包含了人員的各項技能特征，人是企業的資產，既然是資產，我們就要經常進行盤點，看看我們的資產情況如何，我們都知道資產是需要保值增值的，否則就會貶值，人作為資產也是符合這個規律的。今天是人才，明天是人才，如果不能及時進行再培育，或許后天就不再是人才了。當我們建立了比較完善的人員信息庫之后，一方面可以知道員工的優點和長處，也知道了員工的不足以及這個員工的個性特征，另一方面，也為企業調整員工的崗位、職務等提供了現實的依據。通過人才信息庫我們可以發現員工需要在哪些方面提高、哪些方面改進、哪些方面更新等等。

當然，個人現有技能和發展潛力不能僅僅是在靜態層面進行分析，我們還需要一種動態的分析結果，才能讓個體層面的分析變得全面，這個動態的分析就是培訓需求調查。這個調查也很有講究，到底怎么做調查也是個難題。調查的方式很多，一般我們說到的是調查問卷，除了這個之外，還有面談、實地觀察等等。這里我們主要說調查問卷的形式。我做過培訓需求的調查問卷，我的同事們也做過調查問卷，我們采用的方法就不完全相同。我們共同的地方是都區分了公共課程和專業課程，我們的不同在于，我所作的培訓調查在專業課程領域已經將課程題目列出，由員工按照輕重緩急的程度進行選擇，最后再列出自己其他的一些培訓需求。而同事的做法是將培訓的內容完全放開，由員工自行填寫需要培訓的項目和內容，再由她進行匯總，列出各個部門人員對培訓的各項需求。而我按照收回問卷時大家對課程選擇頻率的多少來確定年度培訓項目。這兩種培訓需求調查方法都是可行的，是一個問題的兩種表現形式：一種是如同我做好了菜單供員工選擇，大家也可以提出自己的意見和建議，另一種是我不提供菜單，大家想想看吃什么，然后再按照大家的意見做菜。

一般來講，在設計培訓需求調查問卷時，著重把握如下幾個點：一是在問卷中加上一段序言，表達企業對培訓工作的重視，力爭獲取更多人對培訓工作的支持；二是問卷調查應針對不同部門員工設置不同的內容，從而了解不同的人對同樣一個問題的看法，便于找出差異，進行詳細分析后把握相關要點；三是問卷內容設計應能夠了解不同層次的人員對培訓的重視程度，分析是否有必要采取相關措施進一步提升不同層面的人對培訓的重視程度；四是問卷調查還應包含對現有培訓工作的評價及現有培訓體系可以優化的方向，從而診斷和提升培訓體系運作效率。

當我們通過問卷調查、談話和實地觀察、工作分析等等方式獲取了大量的培訓需求信息的時候，我們下一步就應該著手進行信息的匯總處理，處理信息的結果會形成大致的培訓需求分析報告，這個報告是對前期的一系列工作的回顧和總結以及下一步工作的打算和安排，是企業高層用以決定年度培訓計劃的一個依據。培訓需求分析報告一般包括如下內容：一是需求分析實施背景介紹，二是需求分析的目的和性質，三是需求分析的實施方法和過程，四是闡明分析結果，五是解釋評論分析結果，給出參考性意見，六是附上前期準備的各種數據表格、問卷及其他相關材料。

在進行培訓需求調查結果處理形成培訓需求分析報告時，我們要注意如下幾個方面：一是不要過于夸大問卷調查對精確獲取培訓需求的作用。由于問卷調查本身的限制，導致收集的需求并非精確，但一般情況下，可以找到大致的培訓方向；二是不要過于在意問卷的回收數量與質量。問卷調查過程中，按照正常的程度發放問卷，按照正常的工作方法督促問卷的回收，但千萬不要過于督促問卷的回收。由于問卷本身的局限，其本身收集的信息的真實性就有待考量，沒有必要為了問卷回收的問題過于督辦，影響了與其它部門的關系。實際上，從另一角度上，通過正常情況下收集問卷，可以清晰的判斷出公司各人對培訓的重視程度與支持程度，對人力資源管理的重視程度，同時也可大致判斷公司的執行力狀況；三是在統計分析調查結果的時候，最好不要一刀切，可能的話，可以設置不同層面的人的權重，計算出平均分。

到此，我們才算完成了對培訓需求三個層面的分析。從上述對三個層面的分析中，我們可以看出，這三個層面既是宏觀到微觀的變化，也是三位一體的格局。戰略層面定基調、定方向；實際經營層面定主題、定規模；人員現有技能及發展潛力層面定內容、定形式。三者相互支持、缺一不可。如果企業在進行培訓需求分析時，沒有能夠從上述的三個層面，系統全面進行分析，我相信它的培訓工作基礎是不扎實的，體系是不完善的，培訓效果及培訓滿意度必然是不高的。

當我們按照上述的三個層面進行了分析，完成了培訓需求分析報告并得到了企業的認可后，我們的培訓需求分析工作才算真正結束。應該說培訓需求分析是培訓工作的起點，也是培訓工作的基礎，我們只有打好了這個基礎，開好了這個局，我們接下來的培訓工作才能夠具有針對性、普遍性、實用性和創新性。