醫院教學檔案資源的作用及高效管理建設探討

王淑華 王 俊 趙云焰 黃金蓮 許 斌 趙晉怡 楊 麗

（1.云南省玉溪市人民醫院，云南 玉溪 653100，2.云南省玉溪市中醫院，云南 玉溪 653100）

教學檔案資源是醫院教學理念的真實反映，是評估醫院教學質量和管理水平的重要依據。我院作為一所地州級的三甲醫院是省內幾所醫科院校的附屬及教學醫院，不僅承擔著繁重的臨床醫療工作，還承擔著繁重的臨床實習和教學任務，每年接收各類實習、進修、規培醫生及基層專項培訓學生一千多人，如何通過建立教學檔案進行有效管理成為一個重要問題，尤其是教育部開展的本科教學評估工作，對醫院教學檔案的收集、整理與保存提出了更高要求。為此，醫院自2006年開始，從建立節假日學生檔案，并逐步完善到現在實現“一學生一檔案”，對實習學生進行詳細的檔案登記和管理，該項工作獲得良好效果。本文就醫院教學檔案資源的作用及高效管理探討如下：

1 醫院教學檔案資源的特點

1.1 教學檔案資源載體多樣化

教學檔案資源的載體有紙質、電子和實物形式，紙質如學校和醫院下發通知、文件、教案、教學大綱、試題試卷、教學計劃總結、考核材料、表彰獎狀等，電子如音頻、錄像、幻燈、課件等[1]，實物載體如教具、教學模型模具、教學掛圖等。多樣化的載體直接影響臨床教學檔案資源管理工作的效果，是重要的檔案信息資源。

1.2 教學檔案資源內容多元化

教學檔案資源從對象構成來分包含中專、大專、本科、研究生等實習同學以及規培醫生、進修生、基層專項培訓學生，既包含院校教育人群又包含畢業后繼續醫學教育人群。教學檔案資源從內容構成來分包含教學通知文件、規章制度、教學查房、臨床講座、病例討論、教學質量評價表、教學進度表、教學工作計劃表、教學日志、教案講義、教學大綱、課件等，內容多元化。

2 醫院教學檔案資源高效管理的對策及措施

2.1 強化教學檔案資源管理意識

教學檔案資源是醫院檔案資源的重要組成部分，但醫院檔案資源目前只有文書、科技、財務、人事和設備檔案，缺乏系統的教學檔案資源管理流程[2]，從而導致大部分教學檔案散落在各部門科室、所以首先要增強領導的教學檔案資源意識以及歸檔意識。針對此種現象，醫院成立了以院長牽頭的教學指導委員會、住院醫師規范化培訓基地委員會和建立了一系列教學管理規章制度，將教學檔案管理工作納入醫院管理制度范疇，強化各臨床科室帶教醫務人員的教學檔案意識。

2.2 建立健全教學檔案資源管理制度

2.2.1 建立實習學生檔案管理工作簿和工作表

每年對到院實習學生進行信息收集，建立學生信息檔案。收集到的實習學生檔案資料分別按類別和班級由教學管理部和護理部報送各位班主任，各班主任利用Excel的數據處理功能和自動計算機功能，建立實習學生檔案數據庫，并上傳教學優知云教學管理平臺系統，結合臨床教學實際工作，建立實習學生檔案，將教學年度計劃、輪轉科室安排、學生實習期間出科考試、成績檔案上傳等納入教學管理資料庫進行動態管理。

2.2.2 建立實習生實時溝通聯系方式

教學管理部根據收集的實習學生檔案資料，由各班主任通過QQ、微信等形式建立實習學生班級群，24小時關注班級學生動態，通過QQ、微信等多種方式，對學生的學習、實習生活及身體健康情況進行動態監測，關注每一位學生的實習和身心健康情況。若遇到特殊時期，我們立即建立學生“日報告”制度，監管特殊時期學生健康狀況，及時做好每日實習學生情況匯報，溝通、協調、處理班級特殊時期管理工作。

2.3 組建教學檔案管理人才隊伍

醫院成立教學指導委員會，根據承擔醫科院校理論授課學科類別組建醫院內、外、婦、兒等十八個教研室（組），委任各專業科室主任擔任教研室（組）主任，每個教研室（組）設置兼職教學秘書，明確教研室（組）主任和教學秘書崗位職責與分工，要求教研室（組）主任督導教學秘書將授課教師教案、課件、講稿收集歸檔并選出優秀課件上傳至教學管理平臺供實習生與教師共享，同時要求教學秘書負責本教研室（組）其他教學檔案規范有效進行歸檔、上傳和管理。教學管理部在全院推行的教學巡查制度，同時進行嚴格的師資培訓，提高師資隊伍能力水平；加大新增的教研室和專業基地績效及考核、科主任目標責任考核、科室月績效考核工作力度，將各教研室（組）教學檔案的收集歸檔納入教學績效考核范疇。

2.4 構建系統化教學檔案資源信息庫，加快教學檔案數字化建設

醫院教學部門與軟件公司合作專門開發了一套功能齊全、符合醫院實際的教學管理軟件“玉溪市人民醫院優知云教學管理系統”。該平臺可達到：1）對教師進行考核上崗、明確職責、各司其職。實習、進修、住培等各類人員入院時即注冊個人檔案信息，確定個人檔案二維碼進行信息化管理，依據權限師生可在互聯網終端上發布與查詢相關通知及輪轉排班、操作、培訓安排；2）對會議培訓實行描碼考核簽到、請假條圖片上傳確認等事項；3）對師生實時進行相關統計、考核，還可進行監督、事前提醒、事后落實等功能；4）依托教學管理平臺實現以勝任力為導向的教學績效考核目標。制定教學管理與績效考核方案，明確各類教師職責，核定考核分值，最終按總分來確定教學績效；5）依據考核結果進行評價、認定教師。以上功能的實現極大的加快了教學檔案信息化管理的進程。該個性化的教學檔案信息管理平臺的創建，很好地完成了教學目標任務，控制教學行為，達到客觀、準確的進行教學績效考核分配，評價教師的崗位勝任力，提高了醫院教學質量。

3 教學檔案資源高效管理帶來優質成效

3.1 教學檔案資源為教學評估提供原始數據

醫院教育認證評估是保障高校教育質量的必要手段，其查閱資料這一重要環節是通過提供教學檔案來完成，醫院的教學檔案資源是教學活動最原始的記載，涉及教學活動的所有環節，是可靠的第一手資料[3]，它真實地記載了醫院教學工作的內容、方法和效果，是評估醫院教學質量和教學管理水平以及考核教師工作績效的重要依據，能為教學認證評估提供科學依據。

3.2 教學檔案資源為規范教學管理質量提供數據分析

醫院教學檔案資源真實地記載了教學管理水平以及考核教師教學工作的重要依據，能夠直觀反映出醫院教學質量和管理水平，通過這些檔案資源的匯總分析可以得出教學中所呈現的規律性和普遍性，發現存在的問題，有助于改進和提高教學管理質量，臨床教學檔案記載了教師和學生原始情況與數據、工作的開展和教學成果，通過檔案記載不僅起到教育學生作用，還可以規范教學流程提高教學質量。

3.3 教學檔案資源為學生特殊時期管理提供了安全保障

學生人身安全的管控是醫院教學工作的重要內容，教學檔案資源的管理是學生人身安全的重要保障。遇到特殊時期，教學檔案中“一學生一檔案，可以更好地追蹤學生，為做好學生安全管理起到重要作用，發揮很好的應用價值。在特殊時期，醫院教學管理部可通過網絡問卷調查和表格填寫等形式進學生進行管理，我們在實施實習學生檔案管理模式后，教學管理部能夠根據學生的檔案信息情況，“一學生一檔案”有針對性地進行實習學生管理和防控工作，各班主任第一時間收集整理并梳理出實習學生檔案信息，在特殊時期針對性開展工作，依據檔案信息梳理，強化學生管理，為學生管理提供安全保障。