做好辦公室文秘工作的幾點思考

張傳玉

（河南油田培訓中心，河南 南陽 473132）

公司內部的辦公室部門是整個公司的綜合協調機構，因此很多公司的重要管理事務都必須由辦公室來開展處理，辦公室是公司內部政策制定、文件傳達的核心樞紐。因而，從事行政工作的文秘人員要具備極強的行政管理能力，高效處理行政工作。此外，文秘人員要具備一定的計算機操作能力，熟練使用辦公軟件，其中文秘人員的核心能力、寫作能力能夠有效滿足公司內部文案的編制需求，承擔起信息傳達、承上啟下的作用。

1 辦公室文秘工作對企業的重要性

企業的辦公室文秘工作通常是服務領導，日常工作包括規劃領導每日活動、將領導日程等。如果企業領導需要外出辦公或出差，文秘工作人員需要提前安排好領導活動流程、辦公時間、交通出行等。企業的辦公室文秘還是領導的傳話筒，當領導傳達出某一意圖或者指令后，文秘工作人員需要使用合理的傳達方式將領導意圖傳到企業的各個部門中，一般情況下，文秘工作人員通常使用文件將領導意圖轉化為書面形式。是企業上下級傳遞信息的一個重要樞紐，對企業未來發展有著至關重要的作用。

2 企業辦公室文秘工作現狀

2.1 辦公室文秘人員沒有明確的工作目的

企業辦公室文秘工作人員每天面臨的工作數量繁多，倘若工作缺乏條理性、規律性，將非常容易導致工作混亂，效率下降。辦公室文秘工作人員要準確抓住領導意圖，否則會出現錯誤傳達領導意見的情況。出現這些問題的主要原因有：沒有對工作內容進行統籌規劃、無法平衡各項工作內容之間的關系、對公司現狀理解不夠透徹等。

2.2 企業文秘工作人員綜合素質較低

隨著企業的不斷發展，各個部門的人才需求量呈現上升趨勢，工作難度也在不斷增加，這樣一來導致了兩種消極現象的產生。1）招收的文秘工作人員專業素質較低，不了解工作流程，無法負擔起巨大的工作量，導致文秘工作效率不斷下降。2）原有的文秘工作人員知識系統較為陳舊，容易誤解領導意圖，引發失誤現象。

3 企業辦公室文秘工作質量和水平的提升策略

3.1 強化培訓，并建立完善的工作制度

企業辦公室的負責人要加強文秘人員的培訓，結合辦公室內部行政工作的需要以及文秘工作者自身工作的短板，有針對性地給文秘人員開展專業技術培訓和管理培訓。結合文秘人員培訓的需求，制定年度文秘培訓計劃，并制定文秘培訓方案。將文秘人員的培訓資金納入部門的年度預算當中，給文秘人員培訓的內容，主要是提高文秘人員的心理素質、動手能力、綜合管理能力以及應急處理能力，保證文秘人員在緊急情況下快速處理異常突發情況。

3.2 提高公文的寫作能力

掌握了公文一些基本原則和要求，只能算是初入門者，還不能算是“會寫”。公文的基本格式是外在形式，這是非常重要的，但是要想成就一篇質量上乘的公文，內部的結構和聯系才是需要真功夫、見真章的，這里重點談一下篇章結構。一篇公文能夠立起來，最重要的就是篇章結構，這是骨架，也是起草公文至關重要的一步。一般而言，公文內文包括三個部分：開頭（前言）、主體和結尾。開頭開篇名義，講明制發公文的緣由、依據及意義等，結尾是再強調，提出希望等。那么核心內容就是主體部分，必須先列明提綱，確定寫作思路，一般采用分條列項或者擬制小標題的方式，如果小標題下面仍需闡述的，需要再列分項的小標題，框架出來以后，再按照掌握的情況，分門別類進行“分裝”，公文才能真正立起來。

3.3 建立獎懲機制

辦公室要結合實際的行政管理工作狀況，有針對性地設計獎懲機制來提高文秘工作者工作積極性，以實現激勵員工的目的。辦公室制定的獎勵管理制度，要對積極提高自身行政管理工作能力的文秘人員，給予一定的獎勵，以及在行政工作上做出重大貢獻的人員，給予一定的年度獎金激勵和精神獎勵，可以給員工頒發優秀工作者稱號，以此來激勵全體辦公室人員努力工作，積極向上。辦公室以公開公平、多勞多得的原則來建立獎勵機制尤其是在公司內部文秘工作量較大的情況下，通過制定激勵機制可有助于文秘人員高效完成文案寫作工作，給高質量完成任務的員工頒發優秀獎，可以給員工發放現金獎，發放辦公用品和生活用品以及提高員工的績效工資。

3.4 要做好督察督辦，確保各級要求及時落實

文秘工作人員是領導的得力助手，發揮著重要的參謀作用，主要體現在會議精神內容紀要、文件傳遞、督辦待辦事項等方面。企業的主要領導每天都會接收并處理大量的文件，文秘工作人員必須協助進行甄別、分類、處理等。其中最為重要的是會議精神內容紀要，包括每周例會、階段性工作總結以及各種新政策、新方針、新指示的下達等。文秘工作人員必須高效、精確、全面地將領導的要求提煉出來并在會議紀要中體現出來，尤其是在會議上公布的待辦事項，必須特別重視，全面、高效地傳達給所有職工。文秘工作人員必須明確會議紀要所涉及的各項工作內容的時間節點并完成事項的標記工作，同時及時進行督察督辦，確保上級要求和領導指示精神得到迅速落實。

4 結語

企業辦公室文秘工作雖然內容復雜，但其工作職能在整個企業中都非常重要。作為連接上下級之間的樞紐，辦公室文秘工作質量與工作水平會直接關系到企業的未來發展規劃，因此文秘工作人員應當適當優化工作方式，協調好各項內容，提高文秘工作的條理性。