基于信息化在檔案管理中的重要性

宋 明

（中共梨樹縣委黨校，吉林 四平 136500）

檔案信息化的建設是整個時代發(fā)展的必然要求，在面對檔案信息化建設的過程中需要明確自身的作用，克服困難，這樣才能夠不斷提升檔案信息化的過程，這就是進行檔案信息化的必然選擇。因此，需要不斷進行檔案信息化建設來滿足各企業(yè)單位發(fā)展的要求，也是為了更好的提升自身的經(jīng)濟效益。

1 信息化在檔案管理中的重要性

1.1 有利于提高檔案管理工作的效率

在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理中，很多企業(yè)的管理思想比較陳舊，并且企業(yè)沒有嚴格審核檔案管理，導致檔案管理工作中不僅會消耗大量的時間，同時也會導致檔案管理的效率低下。在信息化的時代背景下，利用信息化技術對檔案工作進行管理，有利于提高檔案管理工作的效率。真實可靠的檔案在企業(yè)的建設與發(fā)展中具有重要作用，是企業(yè)建設的重要參考，在檔案管理中加強對信息技術的應用，能夠提高工作效率，為檔案管理人員進行檔案真實性和準確性的查證工作提供時間，促進檔案的優(yōu)化，保障檔案的真實可靠。同時，利用信息化技術，能夠準確掌握檔案在企業(yè)中被閱讀和使用的人數(shù)，為檔案管理工作提供了便利性。

1.2 是實現(xiàn)國家信息化和新時期檔案管理工作的需要

伴隨計算機的深入推廣和使用，計算機已經(jīng)成為科研、教學、生產(chǎn)、生活、服務等許多方面提高效率的主要途徑，用現(xiàn)代化、科學化的手段做好新時期的檔案管理工作，更好地為以經(jīng)濟建設為中心的社會主義現(xiàn)代化建設服務，這既是新時期檔案工作的需要，也是國家信息化工作的必然要求。

1.3 是檔案管理信息規(guī)范化的需要

在日常的檔案管理工作中，形成了大量的個人信息，比如：工作業(yè)績考核、人員工資計算、人事數(shù)據(jù)統(tǒng)計、人事檔案填寫，保管貯存等等，這些工作繁瑣、耗時費力，由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學，檔案工作信息滯后，檔案管理數(shù)據(jù)加工不及時，沿用手工操作不適應新形勢的發(fā)展要求，難以滿足人員個體微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現(xiàn)狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化工具管理個人信息，從而提高信息的規(guī)范程度與利用效率。

1.4 檔案管理信息化建設的意義

檔案管理信息化建設的過程并不是一帆風順的。對于檔案管理而言，檔案管理工作既面臨著機遇，也面臨著挑戰(zhàn)。檔案管理信息化建設不僅是信息時代發(fā)展的要求，也是推動我國檔案管理進行數(shù)字化、信息化轉型的重要途徑。目前科學技術、信息技術、計算機技術成為衡量國家文化軟實力的重要指標，全面推動檔案管理信息化，使檔案管理與信息化建設有效融合，使其全方面融合科學技術和文化內(nèi)涵，能提高我國的文化軟實力。可以說檔案管理信息化建設是推動檔案管理轉型的重要方法，對提升我國信息化建設水平有著重要意義。檔案管理信息化建設的過程并不是一帆風順的。對于檔案管理本身而言，檔案管理面臨著機遇，也面臨著挑戰(zhàn)。如何利用信息技術全面提高檔案管理質量需要技術專家不斷研究，而檔案管理信息化建設進程中又面臨著諸多問題，如信息保存、信息管理、信息安全防護等，需要檔案管理人員在長期工作實踐中解決。

2 實施檔案信息化建設途徑

2.1 利用信息技術建立檔案信息檢索系統(tǒng)

檔案信息檢索是實現(xiàn)檔案信息資源有效利用的前提和基礎，在檔案管理信息化體系建設中，必須全面重視檔案信息檢索體系的建設，利用多種工具和技術面向用戶建立科學合理的檔案檢索體系。一方面，在檔案管理信息化建設中，要注重延長紙質文獻和實體資源的使用壽命，完善基礎設施建設，給紙質文獻及實體資源提供專業(yè)的存儲空間；另一方面，要對紙質文獻資源進行數(shù)字化處理，將各種具有較高保存價值的紙質文獻資源保存到相關數(shù)據(jù)庫中，建立科學合理的信息檢索系統(tǒng)，以滿足用戶精確查詢的需要，保障信息資源得到高效利用。

2.2 確定檔案信息資源檢索目標

在檔案管理體系信息化建設中，為保證檔案信息資源高效利用，要全面重視檔案信息檢索體系建設，根據(jù)用戶需求和檔案管理目標確定檔案信息資源檢索目標，從檔案信息資源利用角度合理規(guī)劃信息檢索流程，可采用圖片檢索方法、文字檢索方法、電子文獻查詢等方法，科學化檢索有較高利用價值的檔案資源，這樣能使檔案信息資源得到全面利用，使檔案信息使用模式更符合用戶的預期，提高檔案信息檢索效率，對檔案信息資源高效使用和高速流通創(chuàng)造積極條件。

2.3 利用計算機技術建立先進的檔案資源查詢體系

檔案信息資源查詢體系是保障檔案信息資源有效利用的前提，也是檔案管理現(xiàn)代化建設的重要組成部分。為了促使檔案信息資源得到有效利用，檔案管理部門要積極引入先進的信息化管理方法，利用計算機技術對各類檔案信息進行有效的收集、整理、分類、歸檔，以保障對各種檔案信息的有效存儲，使各種檔案信息有效地存儲到相關數(shù)據(jù)庫中，結合用戶的使用需求，建立操作便捷且科學合理的查詢系統(tǒng)，使用戶能及時便捷地查詢檔案信息。

2.4 培養(yǎng)復合型的信息化人才

進行檔案信息化建設，必然需要進行信息技術的革新，而對于技術革新來說，需要就是人才的培養(yǎng)，需要人才的不斷滿足我國國有企業(yè)的檔案信息化建設的要求。檔案，對于我國人才隊伍建設來說，需要進步的進行培訓，提升培訓的積極作用，這樣才能夠不斷幫助我國國有企業(yè)更好的發(fā)展。對于人才隊伍建設來說，需要不斷培養(yǎng)研究性、管理性和信息化性的復合型人才，這樣才能夠滿足我國國有企業(yè)檔案信息化建設的基本要求。

3 檔案信息化建設堅持原則性

檔案信息化建設應堅持“統(tǒng)籌規(guī)劃，有序推進，創(chuàng)新驅動，注重實效”的基本原則，按照統(tǒng)籌部署、深化應用的發(fā)展要求，有序推進，逐步構建集中管理、優(yōu)質高效的檔案信息網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)支撐環(huán)境。在檔案基礎業(yè)務的基礎上，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，充分利用檔案信息化手段，推動檔案管理機制、管理模式和檔案管理手段的變革，提高企業(yè)檔案工作者工作效率，以企業(yè)檔案信息化建設促進企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。

4 總結

事業(yè)單位檔案管理進行信息化建設，是事業(yè)單位發(fā)展的必然趨勢，進行檔案管理信息化建設非常重要，可以保證事業(yè)單位工作人員檔案的完整性和真實性，這是檔案管理的初衷。同時，事業(yè)單位檔案管理信息化建設可以促進檔案管理的完整性，在檔案整理及分類方面也會具有很大的便利。