企業檔案數字化的質量和安全保密控制策略研究

劉淑貞

（南京揚子開發投資有限公司，江蘇 南京 211800）

1 引言

企業檔案數字化建設優勢的發揮，是企業深入開發利用檔案資源的重要表現，實現在檔案信息價值利用上的高效率保障。與此同時，在實際的建設過程中，也要注重檔案數字化的質量提升和安全保密 控制。

2 企業檔案數字化的質量和安全保密控制內涵

企業檔案數字化建設過程中，質量控制和安全保密控制是極其重要的建設環節，要發揮出較高的資源控制優勢，就應充分落實其各自的基本要求，現就基本內涵進行闡述。

1）質量控制。質量控制就是要求企業檔案數字化建設能滿足企業發展的基本需求，符合客觀的企業發展階段性需要，在提升質量管控優勢，提升實際的檔案信息數字化應用過程中，都能發揮出良好的質量控制效果。能深入利用檔案數據，將檔案數據的基本資源共享價值、信息反饋價值發揮出來。一般要求在企業檔案數字化管理中，落實科學化的管理流程，提升管理效率，同時為質量化的建設效果提供可靠的指導依據，依靠完善的企業檔案數字化的管理制度，切實提升實際的質量控制能力。

2）安全保密控制。檔案安全保密控制的具體內容包括，建立科學合理的安全工作制度規范，明確數字檔案安全保密管理目標，安全保密管理工作人員需要明確自身責任，建立相應的安全保密工作方案，對網絡當中存在的風險進行有效預防，使用正確的方式操作檔案管理軟件，避免造成檔案信息的泄露。同時，還應加強自身學習，提升工作人員的安全意識及對安全問題應對能力，良好掌握計算機軟硬件知識，建設安全防護系統，保障良好的檔案操作環境。

3 數字檔案質量管理有效措施分析

1）構建質量管理標準。企業檔案數字化管理工作的開展，要具備可靠的指導依據，從而保障在質量管理控制上，具備全面深入的規范制度保障，做到科學質量管理標準的有效引用。質量管理標準機制的建設，要充分符合企業在檔案管理中的發展需求，實現在檔案管理方面具備可靠的問題導向機制作用，一般要能結合企業檔案數字化建設的階段性建設需求，實現制度內容的可靠發揮，應能落實質量管理機制的可調優勢，做到在管理工作開展中，能發揮出良好的標準建設引導效果。同時要建立質量管理效果反饋機制，通過觀察質量管理的基本效果，獲得最可靠的質量管理指導方式。

2）搭建科學靈活體系。檔案數字化管理目標方案的科學制定，要能符合企業的實際發展需求，同時要結合企業的實際發展水平，具備較高的完成度。在檔案數字化管理目標管理方案的制定過程中，全面地對檔案數字化建設發展的環境情況、企業的階段發展現狀、企業的階段戰略發展要求等信息可靠的搜集和評價分析，應能實現檔案數字化管理目標制定中，確實具備有效的成本優化管控指導效果。確保檔案數字化管理目標能具備科學性和實施性保障。要能在企業的經濟管理中，分析檔案數字化管理目標管理的科學落實措施，做到在工作開展過程中，具備實施優勢，經過有效的論證，保障檔案數字化管理目標具備較高的可行性保障。

3）落實責任考核制度。檔案數字化管理機制對于各項工作開展提供了較高的細節劃分優勢，使得工作開展具備可靠的工作優勢前提，在實際的工作開展過程中，應能具備更加突出的責任考核引導能力，以提升檔案數字化管理任務的實際執行效果。責任考核機制的建立，要能具備明確的工作目標和效果引導作用，主要是能實現在實際的工作開展過程中，能發揮出突出的考核優勢，具備實質性的建設效果。因此要能根據責任考核的具體目標內容，落實匹配性的建設內容，在實際的工作開展過程中，能更加具備突出的優勢作用。應能具備較為突出的公平性原則，主要是以可靠的責任考核模式，使工作人員更加具備突出的責任意識，能確保各項工作要求深入的發展。

4）提升人員專業水平。檔案數字化質量建設的基本目標要能由專業的高素質人才完成，實現在工作開展過程中，能具備更加突出的專業素質水平建設效果，以實現在工作開展中，能切實的落實各項專業畫的建設機制，以實現在工作開展過程中，更加具備突出的管理目標實施效果。要能建立企業的標準化檔案管理人員培訓機制，主要是能做到在人員工作開展中，更加具備突出的專業素質優勢，實現良好知識技能提升氛圍的科學打造，以保障在實際的工作開展過程中，能滿足基本的建設需求。要嫩落實必要的激勵機制，主要是能引導檔案數字化管理工作者積極的投入到工作開展中，能釋放自身的工作培訓參與熱情，獲得較高的管控優勢。要能做到在工作開展過程中，具備工作人員投入活力的有效的管控。

4 數字檔案安全保密控制有效措施分析

1）堅持強基固本，提升重視程度。檔案安全保密在數字檔案管理的工作開展中，具備較高的價值意義，因此要落實好檔案安全保密的科學宣傳工作，通過構建多元的檔案安全保密思想認知傳遞機制，實現在工作開展過程中，具備較為突出的工作行為指導機制，在檔案安全保密意識不斷深入人心的基本前提下，能做到科學檔案安全保密效果的發揮。宣傳形式可以通過企業的各種安全防控動員大會、企業的檔案管理部門宣傳欄、工作部門安全總結報告大會等多種形式的安全思想植入路徑，提升檔案安全保密的認知水平。

2）堅持提質增效，落實科學手段。檔案安全保密工作在數字化檔案管理的模式下，提出了更高的要求，主要是潛在的風險隱患增加，導致數字化檔案管理的安全防控任務要求增加，為提升實際的安全控制效果要能做到在安全控制過程中，能充分發揮出良好的多元安全防控問題的措施的落實，一般要能實現在工作開展過程中，能發揮出較好的安全控制優勢，以實現在安全控制中，具備多重防控能力。數字化檔案管理的安全防控體系設置，可以聘請專門的安全維護結構進行設置，確保安全系統科學、有效，同時要能定期做好安全控制系統的維護，保障其科學有效的運行。

3）堅持精準發力，防范網絡風險。在數字化檔案管理工作開展中，很多的安全問題都與工作人員不良的工作行為有關，比如隨意地使用U盤接入檔案管理系統，導致系統存在受到U盤病毒攻擊的風險。在網絡連接過程中，接入不安全的網頁，也是導致安全問題隱患發生的重要因素。通過建立安全防控指導制度，可實現工作人員各種工作行為安全可靠，有效消除不良安全隱患的威脅。同時要建立起工作人員的安全管控職責劃分，具備安全防控層面上較高的任務執行能力，以實現科學安全防控體系的有效落實，達到安全控制的基本目標。

5 結語

質量控制和安全保密控制是檔案數字化建設的重要內容，應能充分落實其基本的建設需求，以保障科學建設效果的有效發揮，進而為企業的跨越式發展提供強大動力。