紙質檔案數字化過程中若干細節問題思考

張玉蕾

（龍口市檔案館，山東 龍口 265701）

信息時代的到來使電子檔案的出現能夠推進檔案管理工作的開展更具現代化的簡便特性，而且智能化、自動化的分析可以實現深度挖掘電子檔案當中的信息內容，這樣通過有價值的信息提取，就能為企業的發展做好決策工作的準備。而且，在信息化的發展趨勢下，如果檔案部門仍舊以紙質檔案進行工作的開展，必然會面臨著數據量的不斷增加而使其自身工作的開展無法滿足企業的有效運行。對此，真正實現將紙質檔案進行數字化加工，能夠確保檔案管理工作的開展，可以更加具有效率性，給企業的發展帶來全新的動力。

1 紙質檔案數字化加工的總體規劃

對于紙質檔案進行數字化加工轉變而言，它是一項具有復雜性且長期性的工程，特別是對于一些館藏較多的檔案館而言，成千上萬的檔案需要進行數字化處理，絕不是在短時間能夠完成的工作，而是需要真正實現根據檔案內容的不同進行分批處理，這樣按照總體規劃進行逐步轉變，才能確保檔案的轉化可以實現不留遺漏地完成數字轉變工作。對此，在實際開展相關工作前，必須要通過總體規劃的落實來實現降低轉化工作盲目性的出現，這樣才能保證該工作的開展可以落到實處[1]。在當前階段中，很多單位急于將數字化工作落實到位，但又希望在短時間內能夠完成對紙質檔案的轉化，這使得在開展相關工作時，并沒有針對紙質檔案進行價值分析就進行全部數字化處理，這樣不但會增加成本的投入，還會導致信息無法分類，而使后續工作的開展出現新的難題。

根據當前現行的管理工作來看，數字轉化工作需要通過總體規劃的定制來實現，足企業的具體需求，這必須要結合企業自身的實際情況來進行有效規劃，從而才能結合物質條件、成本條件以及人員技術能力進行全面分析，并針對其館藏的實際數量進行實施方案的有效制定，這樣既能夠設立長遠目標，又能確保近期目標可以貼合實際情況。除此以外，在進行規劃的過程中，必須要保證該工作的開展能夠獲得所有部門人員的認可，進而才能確保該工作的開展不會耽誤各部門日常工作的進行，否則就會導致該工作的開展，既無法實現成本控制又無法保證在轉換的過程中，能夠使檔案資料仍然可以被其他部門進行有效應用。

2 紙質檔案數字化加工的工作原則

第一，在進行轉化的過程中，必須要保證價值原則的應用。在進行檔案分類時，首先要轉換的就是使用頻率較高的檔案，因為其自身的實際應用價值較高，所以進行優先數字化處理，能夠確保在進行轉化的同時，仍然可以被其他部門所應用。其次，針對需要長期保存的檔案而言，其自身的保存價值相對較高，所以它的應用價值也要高于普通檔案，在進行轉化的過程中，也要進行優先處理。最后，對歷史性價值較高的檔案而言，也可以通過優先處理來實現確保在開展相關活動時，能夠實現對歷史資料的有效應用。除此以外，在進行紙質檔案數字化轉換的過程中，也要針對基建類檔案進行優先轉化，這樣才能滿足企業的改革或擴建需求。

第二，在開展紙質檔案進行數字化加工轉換的工作時，必須要保應用“效益至上”原則，這樣才能確保在進行轉化的過程中，不會產生遺漏現象。而且，在進行紙質檔案掃描的過程中，為了確保能夠真正實現無紙化辦公，也需要在建立文件數據庫時，針對企業已有的檔案信息資源進行有效應用，進而才能確保將紙質檔案進行融入轉化時，可以實現對接，從而才能夠避免由于重復勞動而導致成本浪費現象的出現[2]。除此以外，在進行原文掃描時，必須保證數據庫能夠對此類檔案進行有效的自動識別，這樣才能發揮軟件功能的應用效果，并提高掃描速度，這樣才能節約數字化轉換的成本。

第三，針對紙質檔案的轉化而言，也必須要確保能夠落實質量至上原則。因為，只有加強對數據的有效控制，才能確保其質量的提高可以滿足檔案的應用需求。首先，在進行數字化轉換前，必須要對原有紙質檔案進行檢查，這樣才能確保在進行數字化轉換時，確保檔案原件的完整性，且內容則損率能夠降低在5%以下，否則就會導致在掃描過程中，使原件無法被識別。其次，針對破損文件而言，必須要進行預先修正，這樣才能滿足掃描的需求。而且，在進行數字化轉換的過程中，還需要將掃描文件的圖像保持原本檔案的原貌，這樣才能確保檔案的完整性得以體現。針對一些歷史悠久，且字跡不清的失真檔案，則需要進行文字修復，這樣才能確保檔案的收集可以滿足應用的需求。最后，通過全面轉換后，必須要實現對目錄數據庫進行對接處理，這樣才能確保掃描的圖像文件可以與其進行連接，并確保目錄能夠與實際文檔進行對應，這樣才能保證檔案的儲存能夠滿足數字化管理的需求。

3 紙質檔案數字化加工的注意事項

3.1 確保有效性和適用性

檔案信息數字化轉變必須要注重應用的有效性和適用性，這樣才能在進行轉換的過程中，確保信息工作的建設能夠滿足企業的全面發展。而且，在實際進行開展檔案轉換工作時，也必須要注重建設的實效性，這樣才能確保在控制成本的過程中，可以真正實現對檔案的有效轉化。此外，在進行檔案轉換的過程中，必須要保證總體目標的建設能夠貼合實際工作開展的情況，還要通過分段處理來確保原則的應用可以實現滿足檔案轉化的所有程序，進而才能降低盲目轉化而導致的成本加大以及其他工作無法開展的狀況出現。

3.2 強化轉化工作的認知

在進行檔案轉化工作的開展時，部分管理人員由于自身存在著年齡較大的問題，這也使得其自身在接受新鮮理念時，無法實現對其進行有效應用。而且，在轉換的過程中，往往也會存在著墨守成規的現象，即使他們對現代化管理設備有一定的了解，但是在具體操作時，仍然習慣用傳統方式進行處理，這對檔案轉化工作的開展而言有著不利因素[3]。對此，在進行數字檔案轉化的過程中，則必須要保證先做好基礎的培訓宣傳工作，這樣才能確保管理人員可以針對當前時代的發展進行有效認知，并真正認識到數字轉化的利大于弊，這樣才能保證在開展相關工作時，可以真正實現通過加強管理人員自身的認知來滿足數字化轉換工作的需要，以此才能確保工作的開展可以更加順利。

4 總結

對于數字化轉變而言，這是檔案管理工作依據時代變化必須要面臨的一項挑戰，因此為了確保能夠使檔案管理工作的開展，可以真正實現利用現代化設施來滿足自身工作的需要，則必須要結合實際需求來進行有效工作的開展，這樣才能通過數字化工作的落實，來確保檔案管理工作的開展可以對企業的發展起到積極作用。