紙質檔案數字化加工潛在風險的應對策略

李明秋

（吉林省高速公路管理局，吉林 長春 130000）

1 紙質檔案數字化加工的潛在風險分析

1）檔案拆裝損壞與保密風險。（1）原紙質檔案資料拆分、掃描、裝訂還原過程損壞風險，有些紙質檔案陳年老舊，或因加工中操作不規范造成破損遺失。（2）在紙質數字化加工時，單位檔案管理人員沒有對秘密級別甄別把關，高級涉密文件違規掛接上網，造成泄密風險；或者數字加工委托專業公司工作人員時，沒有嚴格執行保密制度規定，沒有實施保密監督和監控，造成敏感信息或商業機密泄露風險。

2）加工方選擇與合同風險。（1）紙質檔案數字化加工需要專業化人才和價格昂貴的硬件設備，自行運行維護成本較高，一般采取招投標簽約模式，委托給具有專業資質的數字化加工企業，而加工企業的信用度、技術水平、設備先進度和人員配置素質都會給檔案數字化帶來質量風險。（2）紙質檔案數字化加工對外委托合同任務時，往往追求廉價而忽視加工質量、服務水平、工期保障、保密責任、考核違約等細節，在履約過程中易引起糾紛造成合同違約風險。

3）數據掛接與資料遺失風險。（1）掃描電子數據與資質檔案條目不對應，數字化過程中掃描件取名沒有遵循規則，目錄混淆不清，或者檔案信息和數據庫損壞，造成數據和文件目錄掛接重復、混亂，存在數據掛接質量風險。（2）紙質檔案數字化加工過程中，外運到其他數字化加工廠或者外委給專業企業時，沒有簽字領用手續，或看管人員責任心不強，或紙質資料未按時歸還，都可能造成檔案資料的遺失風險。

4）數字化加工設備硬件風險。（1）服務器容量不足風險。紙質檔案數字化掃描或拍照前需要評估信息系統，對服務器配置需要有科學性和前瞻性，如若容量不足或者數據格式不兼容，將無法存儲和讀取大量的電子數據。（2）設備性能及操作風險。在數字化加工時如若硬件設備質量不達標，則極有可能會因硬件設備、存儲光盤和掃描質量而影響數字化加工的質量。（3）數據庫安全儲備風險。紙質檔案數字化需要掛接信息系統目錄，檔案數據庫頻繁讀取會對服務器造成損壞和安全風險，因此，建立健全數據備份制度，通過做好數據信息的備份，避免頻繁讀取而導致的數據丟失。（4）存儲器介質泄密風險。對于數字化加工所用設備自帶存儲功能的，須在完成檔案的數字化加工后，統一將存儲介質上交至檔案部門，以免參與加工的工作人員將存儲設備外帶，而導致出現保密資料的泄密風險。

2 紙質檔案數字化加工風險的應對策略

針對紙質檔案數字化加工潛在的系列風險，要規范加工渠道，選擇正確途徑，保證加工質量、安全和效率，制定好制度、選擇好場所、配置好設備、培訓好人員，切實將責任落實到人，確保各類潛在風險得到有效化解和消除。

1）健全檔案加工管理制度規范。統一、標準的數字化加工制度規范，是做好紙質檔案數字化加工的重要保障。對此，必須要建立健全安全保密管理、加工技術管理、過程監督管理等檔案管理程序性文件，做到有章可循，按制度實施程序化和標準化操作，從而促使檔案數字化加工的前期處理、文件掃描、質量檢驗、數據存儲等各個環節均能按照規范、統一的技術流程有序推進。

2）強化數字化加工場所管理。首先，根據國家對檔案數字化加工場所的要求，選擇指定的加工場所，且工作場所應具備足夠的空間，避免因工作空間過于狹小而導致檔案文件擺放混亂而影響檔案加工的準確率。其次，數字化加工場所須全面考慮加工環境的安全性，并為加工場地安裝現場視頻監控設備，從而確保整個數字化加工過程的安全性、可控性以及可追溯性，一旦檔案出現安全問題，能夠第一時間及時追蹤問題的根源，從而最大程度消除信息泄密風險。

3）加強數字化加工設備管理。（1）加大設備資金投入。數字化加工往往需要先進、安全的設備作為支撐，這就需要投入足夠的資金來購買數據加工、檔案管理、防毒殺毒等軟件，以及數字檔案管理存儲設備、紙質檔案掃描設備等，如計算機、移動式存儲硬盤、掃描儀、刻錄機以及服務器等硬件設備，從而有效確保紙質檔案數字化加工的質量。（2）加強設備安全審核。對于數字化加工企業所提供的加工設備，應按要求進行安全性審核，并對加工設備完好率進行檢查，確保設備質量符合數字化質量要求；同時，嚴格做好加工設備的安全管理，設備出入接受安全性檢查，存儲設備不得私自帶出工作場所，必須帶出的應做好保密處理；另外，加強數據掛接設備的安全管控，數據掛接設備專人管控，存儲介質嚴禁混用，加工完成后所有設備和介質需經專業人員做好保密技術處理。

4）緊抓數字化加工過程監管。（1）做好紙質檔案交接前的規范化處理，嚴格檔案資料的交接流程，做好詳細的交接記錄，交接完成后應由用戶單位以及加工單位的負責人簽字進行確認。（2）遵循檔案著錄規則對檔案內容予以核實，對于著錄存在錯誤或不規范文件命名、檔號等予以糾正，并根據實體紙質檔案予以修改，同時，將未按要求編頁的及時做好標注，確保檔案目錄和內容清晰，并將褶皺的檔案紙張熨平。（3）紙質檔案數字化加工需要大量的掃描工作，在檔案的拆卷、組卷過程中，須按要求逐頁清點整理檔案紙張、頁碼，拆除裝訂用釘時應謹慎、認真，以免用力不當損壞檔案，整個過程須保證檔案的完好無損。（4）檔案加工完成后，應按照原來的排序進行裝訂，無需進行重排及打印；裝訂時采用金屬釘裝訂或線裝，完成裝訂由雙方專人清點、檢查后簽字并如數歸檔入庫。

5）抓好數字化加工質量把控。加強檔案加工質量的全面檢查，做好數據信息的質量控制。可從以下幾方面入手：首先，文件掃描順序應與著錄順序保持一致，并與原檔案的案卷順序排列一致，嚴禁混淆、遺漏或重復；其次，文件掃描后的影像應字跡清晰、無暗影及干擾信息等，且影像文件應能滿足后期的出版及閱覽要求；另外，文件掃描頁面應端正、無傾斜，使用分辨率＞300dpi的彩色JPG格式予以存儲，對于原檔案字跡過小或模糊不清的，可適當加大分辨率，以有效確保掃描文件的清晰度。

6）提升數字化加工人員素質。對參與數字化加工的工作人員進行定期培訓，提高其信息安全意識，強化質量意識，并簽訂檔案加工的保密協議，對涉及國家及單位機密的文件，嚴禁上傳、掛接至系統；另外，定期組織對檔案內容、管理方法和安全保障措施進行自查自檢，檢查發現問題的應及時進行整改，從而在專業和素養上提升工作人員的素質水平。

3 結語

紙質檔案數字化加工后能夠有效避免直接翻閱、接觸紙質檔案而導致的原始檔案損壞，實現了對實體檔案的更好保護并提升了檔案檢索效率，達成了信息資源共享以及最大化利用，但于數字化加工過程中亦存在各種安全隱患、風險。為“揚長避短”妥當預防、應對，需對各類潛在風險予以全面剖析，并切實采取有效舉措予以規避、管控，進而為優質、高效完成檔案數字化加工處理提供切實保障。