對機關事業單位檔案管理信息化建設的探討

盧中華

（山東省淄博市周村區交通運輸事業服務中心，山東 淄博 255300）

在以往的事業單位檔案管理中，由于信息技術水平有限，導致了檔案信息的管理工作效率低下，如今出現了檔案管理信息化建設，利用信息化管理手段，極大方便了檔案管理工作。事業單位檔案管理信息化建設是指用計算機等智能化工具代替人工操作，提高檔案實體管理效果和檔案利用服務質量的一系列活動，開發事業單位中的檔案信息資源，能夠有效提升檔案管理工作的質量和效率，還能有效的避免保密信息資源的外漏。因此，為了提高信息化建設效果，工作者需要深入分析建設中存在的問題，并采取有效措施，推進科學、合理的檔案管理信息化建設方案，提升檔案管理的信息化水平，只有這樣才能增強事業單位檔案信息的效用，保證事業單位的檔案管理信息化建設工作順利進行。

1 機關事業單位檔案管理信息化建設的重要性

事業單位與普通企業的檔案管理工作相比，具有一定的獨特性，這是它隸屬于國家的性質而決定的。人事調動、工作紀要記錄以及發展歷程等內容則是其工作的重點，這些資料都是事業單位歷史變革的見證，有著重大的意義。現代社會科技的快速發展，使得辦公走向自動化、無紙化的道路，檔案的生成方式也從傳統的方式走向了信息化的道路，讀取的方式從人工走向了機讀。這樣的檔案管理方式與傳統的紙質管理方式有著很大區別。在未來檔案管理當中，檔案工作人員會面臨各種各樣的檔案文件，對于信息檢索者來說，無論是進行信息決策還是開展有關的項目服務，這些都是可以參考的重要內容。所以，積極創新事業單位檔案管理的方式方法，深入數字化、信息化的應用手段，推進檔案信息化管理工作，更有助于實現事業單位檔案管理工作的優化、效率的提升，對于實現檔案管理工作的可持續發展大有裨益。

2 對機關事業單位檔案管理信息化建設的探討

2.1 增加對資金的投入力度

不管什么樣的項目構建都需要投入很大的人力、物力和財力，工程項目建設與機關事業單位的管理也同樣如此。人力、物力和財力的大量投入是確保整個項目能夠順利開展的必要保障。而在事業單位當中，構建信息化的檔案管理，則需要對傳統的設備進行更替、換代，這時候就必須要投入大量的資金進行支持，才能夠為進一步建設信息化管理程序提供保障。由此可見，事業單位的建設需要相關部門予以支持，運用現代化的管理模式，有效地改進傳統管理當中的方式以及硬件設施（例如打印機、計算機、掃描儀等），確保檔案管理信息化的構建更加順利。在針對設備進行更換的過程當中，檔案管理人員則需要對運行過程當中的每一份數據進行記錄，然后再轉移到設備的運用和管理過程當中。除此之外，事業單位的檔案管理還需要有足夠的安全性，保證管理過程當中的資料和數據不會外泄，由此則需要構建相對完整的安全系統，確保檔案信息在運行當中不會丟失、不會被竊取，讓信息能夠充分得到保護。

2.2 優化設備配置

為了緩解設備配置問題，奠定扎實的事業單位檔案信息化建設基礎，政府部門需要加大在硬件上的投入，并完善配套的檢修維護措施，確保各項先進信息技術能夠順利應用到檔案管理中。在設備配置上，政府部門要規劃好信息技術引進計劃，并根據信息技術的作用規律，來為各個事業單位合理配置硬件設備，同時，在安排采購工作時，選擇口碑好、規模大、資質齊全的設備供應商，從源頭保障設備的質量。此外，領導者還要結合硬件設備的運行規律以及檔案管理工作安排，科學規劃檢修維護方案，而且要針對設備運行中容易發生的故障，提前做出應對策略，縮短故障維修的時間，保障信息化管理系統的穩定性，提升事業單位檔案管理信息化水平。對于老舊設備，事業單位要及時進行淘汰和更新，并及時提取老舊設備的剩余價值，避免出現浪費，進而深入優化信息化建設工作的效果。

2.3 轉變觀念，優育人才

一是事業單位領導者和管理層應起到“領頭羊”的作用，積極轉變觀念，建立起完善開展檔案管理的正確認識，充分掌握檔案信息化管理的含義、關鍵價值、長處及不足，樹立良好的信息化應用意識；二是積極引進檔案管理人才，并培養高素質的檔案管理工作人員，事業單位可借助內部競聘、向社會招聘、邀請專業人士講座制定等方式，來搭建起一支高素質的檔案管理人才隊伍，并強化檔案管理工作人員的教育，確保其具備較強的責任心、良好的專業素質、牢固的檔案管理知識等；三是強化輪訓學習，確保檔案管理人員能夠及時掌握最新的檔案管理知識，充分了解信息化管理手段與技能，使之專業能力和專業素養能夠始終滿足現階段事業單位發展的需求；同時，事業單位應強化檔案管理人員的計算機應用能力等培訓，對其管理業務能力進行著重考核，強化其檔案管理思想認識的培養，促使其一心一意投身到檔案管理事業之中；四是激勵管理，為確保檔案管理工作的有效性，檔案管理人員應學會應用最新的科學知識，可以說檔案管理就是知識管理，基于此，事業單位應鼓勵檔案管理人員積極學習新知識、新技能、新方法，不斷完善自我，從而確保方案檔案信息化管理能夠更加靈活開展。

2.4 規范檔案管理標準和安全信息保證系統

做好規范化的管理體系是提高檔案管理工作實效性的關鍵，只有在持續規范和優化制度體系的同時，才可以確保檔案管理的技術水平。在具體的管理流程方面，必須做好歸檔、接納、儲存與交換等多方面制度體系建設，同時突出落實信息化的管理機制。檔案管理必須從起點與終點兩方面著手，在標準化制定的同時，需要做好相應的宣傳。安全屬于信息化環境下檔案管理工作的重點，在管理工作中需要從硬件設備、軟件設備雙方面做好對檔案的安全性管理，強化網絡平臺的安全性建設與管理工作，提高檔案信息的安全性，提高檔案實踐性應用價值。

3 結語

綜上所述，有效緩解事業單位檔案管理信息化建設中的問題，能夠提升單位檔案管理水平。作為事業單位相關管理工作人員，要充分重視檔案信息化管理建設，并不斷提高信息化管理水平，機關事業單位檔案信息化管理是一項十分重要的工作，實現機關事業單位檔案管理信息化建設迫在眉睫。要從思想上入手，相關單位要提高重視程度，加快檔案管理信息化建設步伐；建立人事檔案信息數據庫，實現檔案數字化、科學化管理；要不斷加強消防設施設備，科學保存數據備份，注重保密工作，確保檔案的完整性、真實性；要匯聚人才，加快檔案信息化建設步伐，逐步實現傳統紙質檔案管理向數字檔案信息資源“智慧型”管理的躍升，提升檔案管理利用水平，開創檔案管理工作新局面。