企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的問題與策略分析

彭 婷 肖詩羽

（云南大學(xué)歷史與檔案學(xué)院，云南 昆明 650091）

1 企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的概念

企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是指企業(yè)將檔案工作的管理對象、管理手段等由傳統(tǒng)向數(shù)字化轉(zhuǎn)變及以此提升檔案管理水平和效益的過 程[1]。傳統(tǒng)的檔案工作是印刻在紙質(zhì)上的文明，現(xiàn)代檔案工作以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，建立了新時代的檔案工作數(shù)字化。

2 企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進步與發(fā)展，檔案工作由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)型是必要的，也是順應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的結(jié)果。檔案數(shù)字化是指利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字影音技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息[2]。

企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是檔案管理工作的有力保障。紙質(zhì)檔案保管依舊具有不可取代的必要性，檔案的原始性是對該事實的堅實保障，不但為了記錄事件的發(fā)生，也具有參考查證的效用，但是，原始紙質(zhì)檔案由于所用紙質(zhì)原料的不同，在使用過程中，可能與空氣發(fā)生化學(xué)反應(yīng)，加速紙質(zhì)的損壞，借閱人在翻閱檔案的過程中，由于手與紙之間的摩擦，也會加速紙張的老化程度。

企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是信息技術(shù)發(fā)展的必然產(chǎn)物。互聯(lián) 網(wǎng)+、人工智能、大數(shù)據(jù)等是現(xiàn)今的熱點名詞，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，共同作用，深化信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展。檔案工作數(shù)字化以計算機為媒介，錄入、儲存、傳遞檔案信息，信息技術(shù)的發(fā)展，便捷了檔案的利用，檔案工作數(shù)字化借助信息技術(shù)，提高信息傳遞效率，是檔案充分利用的保障。

3 企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中面臨的問題

企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中面臨著許多的現(xiàn)實問題，是企業(yè)檔案工作數(shù)字化建設(shè)中的一道道難關(guān)，阻礙著數(shù)字化資源的建設(shè)發(fā)展。

1）檔案數(shù)字化保存安全性的不確定性較高。檔案數(shù)字化是利用互聯(lián)網(wǎng)，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，保存、傳遞和利用檔案，在互聯(lián)網(wǎng)的平臺上，網(wǎng)絡(luò)安全是關(guān)鍵，是否建立了有效的安全保障，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供一個安全的平臺是應(yīng)當(dāng)重視的問題，例如：商業(yè)不法分子利用系統(tǒng)建設(shè)的不完善而鉆了漏洞，輕則減損了企業(yè)的經(jīng)濟利潤，重則危及企業(yè)的生存發(fā)展，市場中也會存在類似與商業(yè)黑客的人員存在，盜取商業(yè)信息，販賣商業(yè)機密，檔案是關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展全過程，涉及企業(yè)的商業(yè)機密，因此，這些非公開檔案信息，一旦被競爭對手獲取，勢必會對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生不利影響。

2）中小企業(yè)對檔案的收集管理重視不夠。在我國，大部分的企業(yè)存在形式為中小企業(yè)，對于中小企業(yè)而言，檔案工作的重要性微乎其微，沒有直接涉及企業(yè)的經(jīng)營利潤，所以，絕大部分企業(yè)重心都在如何提高企業(yè)的營業(yè)利潤，而忽視了企業(yè)檔案的管理工作，沒有意識到檔案工作的重要性，沒有配備專業(yè)的檔案管理人員，那檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型也只能是“紙上談兵”。在中小企業(yè)中較常出現(xiàn)的為兼職檔案管理人員，兼職檔案管理人員沒有接受過系統(tǒng)的檔案理論知識的學(xué)習(xí)，“術(shù)業(yè)有專攻”沒有理論知識的奠定，實際操作中自然也會存在問題，不知道如何立卷歸檔，不能完善的處理企業(yè)檔案工作中所遇到的相關(guān)問題。

3）檔案數(shù)字化建設(shè)對信息技術(shù)要求過高。檔案資源的信息化建設(shè)，需要信息技術(shù)提供支撐，信息技術(shù)是基礎(chǔ)，檔案資料是公司的內(nèi)部信息，對檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建要求較高，需要擁有便捷的查閱方式，足夠的存儲空間，安全的管理系統(tǒng)。信息系統(tǒng)建設(shè)需要高技術(shù)人才，建設(shè)完備的信息系統(tǒng)，技術(shù)的進步是人才培養(yǎng)所帶來的必然產(chǎn)物，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要技術(shù)的支持與保障，因而，人才的培養(yǎng)是信息化建設(shè)的重要一步，所以，在企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，不僅需要構(gòu)建信息系統(tǒng)的技術(shù)人員，還需要管理系統(tǒng)的維護管理人員，及時監(jiān)測系統(tǒng)的運行狀況。

4 企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型對問題的應(yīng)對策略

企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型依舊處于成長階段，從傳統(tǒng)的模式到數(shù)字化這種新型的工作模式，在整個過程中遇到的問題也是必然的，結(jié)合企業(yè)在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中可能會面臨的問題，提出如下的解決方法：

1）構(gòu)建完善的檔案信息資源系統(tǒng)。完善的企業(yè)檔案工作信息系統(tǒng)是基礎(chǔ)也是安全保障，信息系統(tǒng)的構(gòu)建，安全性也是極為重要的一個環(huán)節(jié)，對于每家企業(yè)而言，有企業(yè)自己本身的特性，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)的主營業(yè)務(wù)，著重突出企業(yè)的經(jīng)營重心，構(gòu)建企業(yè)文化，在檔案數(shù)字化建設(shè)中也應(yīng)當(dāng)重點突出，加強企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用，追求企業(yè)檔案的信息化、電子化、特色化。

2）檔案數(shù)字化建設(shè)的宣傳推進。國家檔案局應(yīng)當(dāng)聯(lián)手各地方檔案局宣傳企業(yè)檔案工作電子化轉(zhuǎn)型的必要性，配有專業(yè)人員指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查企業(yè)檔案電子化的完成情況，幫助企業(yè)及時了解、改進企業(yè)檔案工作電子化過程中存在的問題，也可以每年征集企業(yè)檔案電子化建設(shè)及運行的優(yōu)秀案例，評選出企業(yè)檔案電子化踐行優(yōu)秀的企業(yè)，并在一定范圍內(nèi)推廣。檔案館等相關(guān)單位也可以組織類似評選活動，激勵各行各業(yè)的企業(yè)踴躍參與，相互學(xué)習(xí)，激勵各企業(yè)積極開發(fā)管理企業(yè)檔案電子化的運行。

3）企業(yè)要有足夠的支持力度。企業(yè)檔案工作電子化轉(zhuǎn)型發(fā)生在企業(yè)內(nèi)部，與企業(yè)的生產(chǎn)運營休戚相關(guān)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)投入資金構(gòu)建完善的檔案電子化管理系統(tǒng)、數(shù)字化設(shè)備和配備專業(yè)的技術(shù)人員，還應(yīng)當(dāng)包括檔案保管的場所，從硬件和軟件兩個方面保障企業(yè)檔案工作電子化。對于每一家企業(yè)，擁有濃厚的文化歷史，對于企業(yè)的生存發(fā)展，都會產(chǎn)生積極的促進作用，企業(yè)文化便是企業(yè)檔案的象征，檔案匯編在一起便形成了檔案資料，企業(yè)的文化，在一定程度上，形成了企業(yè)的商譽，看不見，摸不著，但是卻深入消費者的心里。

4）吸引專業(yè)的高技術(shù)人才及專業(yè)素質(zhì)、技術(shù)培養(yǎng)。在企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型中人的因素很關(guān)鍵，高技術(shù)人才永遠是社會的緊缺人才，尤其是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)重要的現(xiàn)今，需要大量的計算機技術(shù)人才，若能將計算機信息技術(shù)與檔案管理技術(shù)結(jié)合一起的綜合型人才，更是企業(yè)的緊缺人才。在中小企業(yè)中，由于涉及的業(yè)務(wù)簡單，企業(yè)并沒有配備專業(yè)的企業(yè)檔案工作人員，較多存在的是兼職檔案管理人員，他們并不具備檔案工作的理論知識，沒有理論知識作為支撐，在實際操作的時候，便沒有依據(jù)而言，因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)組織企業(yè)檔案工作者進行培訓(xùn)，從檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用方面一一著手，從理論知識到操作技術(shù)的雙重學(xué)習(xí)，加強檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)。

5 結(jié)論

根據(jù)上文所述，企業(yè)檔案工作數(shù)字化是時代進步的必然結(jié)果，同樣，開展檔案數(shù)字化工作的難度也很大，檔案工作密切關(guān)系著一個企業(yè)的生存經(jīng)營與發(fā)展 。因此，在數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)完善從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)開始，逐步優(yōu)化企業(yè)的檔案工作電子化轉(zhuǎn)型的每一步。