企業檔案工作數字化轉型的問題與策略分析

彭 婷 肖詩羽

（云南大學歷史與檔案學院，云南 昆明 650091）

1 企業檔案工作數字化轉型的概念

企業檔案工作數字化轉型是指企業將檔案工作的管理對象、管理手段等由傳統向數字化轉變及以此提升檔案管理水平和效益的過 程[1]。傳統的檔案工作是印刻在紙質上的文明，現代檔案工作以信息技術為基礎，建立了新時代的檔案工作數字化。

2 企業檔案工作數字化轉型的必要性

隨著網絡技術的進步與發展，檔案工作由傳統的紙質檔案向電子檔案的轉型是必要的，也是順應市場經濟發展的結果。檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、數字影音技術、數據庫技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息[2]。

企業檔案工作數字化轉型是檔案管理工作的有力保障。紙質檔案保管依舊具有不可取代的必要性，檔案的原始性是對該事實的堅實保障，不但為了記錄事件的發生，也具有參考查證的效用，但是，原始紙質檔案由于所用紙質原料的不同，在使用過程中，可能與空氣發生化學反應，加速紙質的損壞，借閱人在翻閱檔案的過程中，由于手與紙之間的摩擦，也會加速紙張的老化程度。

企業檔案工作數字化轉型是信息技術發展的必然產物。互聯 網+、人工智能、大數據等是現今的熱點名詞，以信息技術為基礎，共同作用，深化信息技術的蓬勃發展。檔案工作數字化以計算機為媒介，錄入、儲存、傳遞檔案信息，信息技術的發展，便捷了檔案的利用，檔案工作數字化借助信息技術，提高信息傳遞效率，是檔案充分利用的保障。

3 企業檔案工作數字化轉型過程中面臨的問題

企業檔案工作由傳統向數字化轉型的過程中面臨著許多的現實問題，是企業檔案工作數字化建設中的一道道難關，阻礙著數字化資源的建設發展。

1）檔案數字化保存安全性的不確定性較高。檔案數字化是利用互聯網，以信息技術為基礎，保存、傳遞和利用檔案，在互聯網的平臺上，網絡安全是關鍵，是否建立了有效的安全保障，為檔案數字化建設提供一個安全的平臺是應當重視的問題，例如：商業不法分子利用系統建設的不完善而鉆了漏洞，輕則減損了企業的經濟利潤，重則危及企業的生存發展，市場中也會存在類似與商業黑客的人員存在，盜取商業信息，販賣商業機密，檔案是關系著企業的發展全過程，涉及企業的商業機密，因此，這些非公開檔案信息，一旦被競爭對手獲取，勢必會對企業的發展產生不利影響。

2）中小企業對檔案的收集管理重視不夠。在我國，大部分的企業存在形式為中小企業，對于中小企業而言，檔案工作的重要性微乎其微，沒有直接涉及企業的經營利潤，所以，絕大部分企業重心都在如何提高企業的營業利潤，而忽視了企業檔案的管理工作，沒有意識到檔案工作的重要性，沒有配備專業的檔案管理人員，那檔案數字化轉型也只能是“紙上談兵”。在中小企業中較常出現的為兼職檔案管理人員，兼職檔案管理人員沒有接受過系統的檔案理論知識的學習，“術業有專攻”沒有理論知識的奠定，實際操作中自然也會存在問題，不知道如何立卷歸檔，不能完善的處理企業檔案工作中所遇到的相關問題。

3）檔案數字化建設對信息技術要求過高。檔案資源的信息化建設，需要信息技術提供支撐，信息技術是基礎，檔案資料是公司的內部信息，對檔案信息系統的構建要求較高，需要擁有便捷的查閱方式，足夠的存儲空間，安全的管理系統。信息系統建設需要高技術人才，建設完備的信息系統，技術的進步是人才培養所帶來的必然產物，檔案數字化轉型需要技術的支持與保障，因而，人才的培養是信息化建設的重要一步，所以，在企業檔案工作數字化轉型中，不僅需要構建信息系統的技術人員，還需要管理系統的維護管理人員，及時監測系統的運行狀況。

4 企業檔案工作數字化轉型對問題的應對策略

企業檔案數字化轉型依舊處于成長階段，從傳統的模式到數字化這種新型的工作模式，在整個過程中遇到的問題也是必然的，結合企業在檔案數字化轉型中可能會面臨的問題，提出如下的解決方法：

1）構建完善的檔案信息資源系統。完善的企業檔案工作信息系統是基礎也是安全保障，信息系統的構建，安全性也是極為重要的一個環節，對于每家企業而言，有企業自己本身的特性，企業應當根據企業的主營業務，著重突出企業的經營重心，構建企業文化，在檔案數字化建設中也應當重點突出，加強企業檔案信息資源的開發利用，追求企業檔案的信息化、電子化、特色化。

2）檔案數字化建設的宣傳推進。國家檔案局應當聯手各地方檔案局宣傳企業檔案工作電子化轉型的必要性，配有專業人員指導、監督、檢查企業檔案電子化的完成情況，幫助企業及時了解、改進企業檔案工作電子化過程中存在的問題，也可以每年征集企業檔案電子化建設及運行的優秀案例，評選出企業檔案電子化踐行優秀的企業，并在一定范圍內推廣。檔案館等相關單位也可以組織類似評選活動，激勵各行各業的企業踴躍參與，相互學習，激勵各企業積極開發管理企業檔案電子化的運行。

3）企業要有足夠的支持力度。企業檔案工作電子化轉型發生在企業內部，與企業的生產運營休戚相關，企業應當投入資金構建完善的檔案電子化管理系統、數字化設備和配備專業的技術人員，還應當包括檔案保管的場所，從硬件和軟件兩個方面保障企業檔案工作電子化。對于每一家企業，擁有濃厚的文化歷史，對于企業的生存發展，都會產生積極的促進作用，企業文化便是企業檔案的象征，檔案匯編在一起便形成了檔案資料，企業的文化，在一定程度上，形成了企業的商譽，看不見，摸不著，但是卻深入消費者的心里。

4）吸引專業的高技術人才及專業素質、技術培養。在企業檔案工作數字化轉型中人的因素很關鍵，高技術人才永遠是社會的緊缺人才，尤其是在互聯網技術重要的現今，需要大量的計算機技術人才，若能將計算機信息技術與檔案管理技術結合一起的綜合型人才，更是企業的緊缺人才。在中小企業中，由于涉及的業務簡單，企業并沒有配備專業的企業檔案工作人員，較多存在的是兼職檔案管理人員，他們并不具備檔案工作的理論知識，沒有理論知識作為支撐，在實際操作的時候，便沒有依據而言，因此，企業應當組織企業檔案工作者進行培訓，從檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用方面一一著手，從理論知識到操作技術的雙重學習，加強檔案工作人員的專業素質。

5 結論

根據上文所述，企業檔案工作數字化是時代進步的必然結果，同樣，開展檔案數字化工作的難度也很大，檔案工作密切關系著一個企業的生存經營與發展 。因此，在數字化建設中，應當完善從基礎設施建設開始，逐步優化企業的檔案工作電子化轉型的每一步。