信息技術在疾控檔案管理中的應用研究

曹愛華

（臨沂市疾病預防控制中心（臨沂市預防醫學研究院），山東 臨沂 276000）

疾控中心是由我國各級政府舉辦的國家疾病預防控制與公共衛生技術管理和服務的公益事業單位。隨著我國醫療體制改革，公共衛生政策不斷完善，各個地區的疾控中心都承擔了當地公共衛生事業的責任。疾控中心檔案管理工作變得更加復雜，工作量增加。因此，將信息技術運用到疾控檔案管理中是必然趨勢。優化老舊疾控中心檔案管理方式，提高疾控中心檔案查找的質量和效率，推動各地區疾控檔案資源共享，不斷提高疾控中心檔案管理水平。

1 信息技術在疾控中心檔案管理中的作用

1）有利于提高查找疾控檔案的質量和效率。傳統紙質版疾控檔案管理模式具有一定的滯后性和限制性，每次查找相關疾控檔案時，都需要花費巨大的人力物力財力到檔案室查找相關資料，工作效率非常慢，而且紙質版疾控檔案資料在查找過程中及其出現內容缺失，文件丟失或破壞等現象。隨著信息技術水平不斷提高，將信息技術應用到疾控檔案管理過程中，有效提高了控檔案管理的質量和效率。提高疾控檔案查找的效率。工作人員可以根據檢索信息，關鍵字、關鍵詞在疾控檔案管理信息系統中對相關內容進行查找，能夠在最快時間內查找相關信息，無需人工查找大量的文字資料，隨意對疾控檔案資料進行全面、系統地查閱，甚至可以根據電腦內文件檢索信息，快速準確的找到疾控檔案資料相關存放的位置。

2）有利于推動資源共享。傳統紙質版疾控檔案只能存在于地方的疾控中心檔案室中，無法做到與其他地區疾控檔案之間進行數據共享、數據交換，其他地區的疾控中心想要了解相關疾病，對其進行治理，開展防控措施，查找類似病例等信息需要單獨坐車、打電話、郵寄等方式進行借閱，無法實現有效的資源共享。而將信息技術應用到檔案管理中，有效的改變了這一現象。建立疾控中心檔案管理系統，所有的客戶端使用者都可以登錄疾控中心網站，對相關疾病內容和實際情況以及疾病傳染源、傳染力度等信息進行詳細查閱，快速控制疫情的發展。

3）有利于節省存儲空間。傳統紙質版疾控檔案的儲存非常復雜，需要有專門的檔案室進行儲存。對檔案室要求也較高，必須注意密封、防水、防潮、防火，防盜。疾控中心檔案管理工作人員對所有的紙質版疾控檔案加以整理和匯總，分門別類將疾控檔案進行劃分，放置在檔案室的不同位置，并作出相應的標記，以便后期能夠快速掌握檔案。即使如此，檔案查找效率依然較低。信息技術應用到疾控中心檔案管理工作中，能夠有效改變這一狀態，節省儲存空間，將數以千計萬計的疾控檔案信息儲存到電腦硬盤中，并加以備份儲存，不但節約空間還便于查找。

2 信息技術在疾控檔案管理中的現狀

1）疾控檔案管理制度不夠完善。目前來說我國各個疾控中心管理人員對于檔案管理的重要性認識不足，缺乏科學有效的檔案管理理念，對檔案管理的要求相對較低，沒有建立完善的提供檔案管理制度。從而導致檔案工作人員對于自己整理的檔案，所有擺放位置和檔案內容比較熟悉，能夠在自己職責范圍內快速找到相應檔案，但是如果面對突如其來的突發狀況時，無法快速的將所有檔案信息整理并匯總。導致在發生疫情時，無法第一時間總結相關疾病信息，無法得到有效的治理和防控措施，無法有效遏制疫情的快速再次爆發。

2）疾控檔案管理人員專業能力素養不足。目前為止，我國依然有一部分疾控中心管理人員對疾控檔案管理工作的重要性沒有給予高度重視，導致疾控中心檔案管理工作人員在選擇和任命上過于隨意，選擇疾控中心內年齡較大或工作能力不突出的人員對疾控中心檔案進行管理。這些管理人員則因為缺乏科學的檔案管理理念和管理方式，在進行檔案整理時并沒有科學對檔案進行規劃和總結，將檔案根據疾病性質劃分不同的類別，認為只要在查找答案時快速找到就可以了。總體來說檔案管理工作人員缺乏專業能力素養，沒有全面的檔案管理知識系統。

3）疾控檔案信息化程度較低。傳統的疾控檔案管理方式都是采取紙質版檔案管理方式為主，這樣檔案管理的方式，主要特點是記錄內容比較詳細，疾病記錄者能夠將自己對于疾病的認識、處理方式、以及自己觀察到的疾病特征加以充分的記錄，以便后人能夠對相類似疾病相關內容有全面深刻的了解。但是部分資料檔案很難隨著時間的流逝完整的保存下來，造成疾控資料不齊全，檔案信息化程度低等現象，在疾控檔案管理過程中，容易出現資料丟失和破損的現象。很多時候，在各個疾控中心檔案室中都會發現有部分儲存資料只有目錄，沒有其他具體內容。

3 將信息技術應用在疾控檔案管理中的具體策略

1）轉變疾控檔案管理理念。為了提高疾控中心檔案管理工作的質量和效率，提高疾控檔案整理的質量，疾控中心管理人員應轉變疾控檔案管理理念，提高對疾控檔案管理重要性的認識，提高對疾控檔案管理的重視程度。積極將信息技術應用到疾控檔案管理中來，提高疾控檔案管理工作人員信息化水平，快速對信息化檔案管理進行熟悉和摸索，提高疾控檔案管理工作效率。主要從兩個方面來說：一方面是將檔案室里檔案信息整理到疾控中心檔案信息系統中；另一方面是制定相應檢索信息，以便后期能夠快速高效的查找疾控檔案信息。

2）提高疾控檔案管理工作人員信息化水平。為了提高疾控中心的檔案管理工作的質量和效率，提高檔案查找和整理的工作質量和效率，疾控中心領導者應重視疾控中心檔案管理工作人員的培訓任務，通過開展相應的專業檔案整理工作培訓，提高疾控中心檔案管理工作人員專業能力素養。通過為檔案管理人員開展計算技術的培訓，提高檔案管理工作人員信息化水平，以便提高檔案管理工作人員檔案信息查找和錄入的工作素養，鼓勵工作人員能夠接受信息化的疾控檔案管理工作。

3）加強疾控檔案信息化建設。為了提高疾控中心檔案查找效率和質量提高檔案管理水平，節約儲存空間。疾控中心領導人員應加大力度加強疾控檔案管理信息化建設，積極引進信息化設備，為實現疾控檔案信息化提供物質基礎。改變傳統紙質版檔案管理觀念和方式，積極提高疾控檔案管理工作人員進信息化能力水平，除了購買計算機設備之外，還應購買防火墻、數據加密相關軟件，防止檔案信息被盜取被破壞。

4 總結

綜上所述，提高對疾控中心檔案管理的作用和現狀進行分析，在現在疾控檔案管理工作中，信息技術的應用是歷史發展的必然趨勢，疾控檔案管理工作有著非同尋常的現實意義，將新技術應用到疾控中心檔案管理工作中極大的提高檔案管理的工作質量和工作效率，同時將所有疾控檔案集中管理容易推動資源共享，有利于政府第一時間查找相關疾病的信息，提高預防疾病預防和治理工作的工作效率。加強疾控檔案信息化建設，促進我國檔案管理事業健康穩定的發展。