信息時代檔案管理工作的實踐與創新淺談

李 娟

（山西陽光蘭臺科技有限公司，山西 太原 030000）

前言：隨著網絡信息時代的飛速發展，信息使用和信息管理成為社會發展水平和科學技術水平的象征。當前在檔案管理中，需要突出信息化的特點，用計算機系統和互聯網管理檔案，這樣的管理方式使傳統的實體檔案轉變為電子檔案，可以快速的管理檔案和查閱檔案，有利于發揮出檔案的作用，避免資源的浪費。檔案管理包括電子檔案的錄入、采集、查詢、共享，要挖掘和利用檔案信息，發揮檔案信息作用和功能，是檔案信息滿足網絡時代需求的重大戰略問題。怎樣在網絡時代做好檔案管理工作，發揮其重要作用，是我們面臨的主要 任務。

1 信息時代檔案管理的必要性

1）檔案管理更高效。信息化建設促進了檔案管理工作的現代化發展，符合信息時代發展的實際需要。隨著信息技術的發展，檔案資源通過互聯網進行管理，突破了傳統檔案信息管理的時空限制，為檔案管理的信息化建設提供前提條件。在檔案管理工作中使用信息技術集中處理檔案信息，將不容易保存的實體檔案整理成電子檔案，通過互聯網上傳到對應的管理庫，利用信息技術分析檔案信息、加快對檔案信息的處理速度、提高檔案信息的準確性，不僅方便保存，還促進此部門管理工作水平逐步提升，具有可借鑒價值。

2）信息采集更便捷。通過與信息化社會大背景相結合，檔案管理工作整體體現出網絡信息化特點，將紙質檔案轉化為電子檔案，而電子檔案也成為檔案信息化的重要標志[1]。信息化的檔案管理工作在采集信息方面，將檔案管理工作與信息技術相結合，利用計算機網絡的優勢，用最短的時間整理出大量準確的檔案信息。與傳統檔案管理相比較，現代檔案管理采集信息迅速，還保障了檔案信息的時效性，大大提升了檔案管理的質量和效率。

2 檔案管理工作面臨的問題

1）檔案資源浪費。隨著信息時代的發展，在幾乎所有的單位，檔案管理工作都是一項牽制行業發展的工作。各行業的最寶貴的資源都在檔案室里，但是大多數檔案館依然處在紙質存放的傳統檔案管理階段。幾乎所有的檔案室平常都是大門緊鎖無人管理，造成檔案室中信息資源的浪費，是行業的巨大損失。若公司需要查找以往資料，進行當前項目的規劃及決策時，工作難度就會相應增加，在檔案館中找某一年的資料就很難，當需要在這些檔案堆里找出某幾年的以及與其相關的資料簡直就是難上加難。但是這些需求在行業里面都比較常見，不僅需要準確的檔案信息還要可以快速及時的找到。信息時代的快速發展，能夠讓工作人員了解及明確檔案管理工作中存在的不足，了解當前行業發展趨勢，對自身工作作出調整。

2）標準化、規范化程度偏低。隨著信息時代的迅速發展，檔案管理開始信息化建設，但當前檔案管理體系與現代化建設不相適應，自主研發的文件管理體系不能滿足文件管理的統一發展要求。檔案管理部門也沒有一套完整規范和規格。因此檔案管理工作不符合規范的標準。檔案信息管理體系的形態各不相同，也沒有建立統一的標準化文件，這使網絡檔案的管理缺乏規范、共享等功能，不能滿足信息時代下檔案信息相互協調通用要求。大多數系統軟件的兼容性不好，所以檔案管理工作可能隨時出現問題，阻礙了檔案管理信息現代化的 發展。

3）檔案的安全性和保密性弱。信息化檔案管理以計算機電子文件形式儲存，電子檔案存儲的方式有很多種，一般是光盤或磁盤，磁盤容易產生物理反應，變卷曲導致磁粉脫落，破壞磁盤里面的文件。電子檔案遇到不法分子網絡攻擊或者計算機系統癱瘓以及進行病毒傳播時，就會被損壞無法使用。電子檔案的保存壽命一般在10年左右。電子檔案有很大的脆弱性，容易損壞數據而無法讀取[2]。

4）檔案管理人員缺乏?，F階段，大多數檔案管理人員具備專業的檔案管理知識，但是缺乏檔案現代化管理的專業知識技能，還有一些年齡大的檔案管理人員無法適應利用計算機工作的工作環境。所以檔案管理人員的素質參差不齊，專業技術人才匱乏。

3 信息時代檔案管理的實踐與創新

1）創新檔案管理方式高效利用檔案信息。隨著通訊技術及信息化技術發展，各行業推進檔案管理的信息化建設，所以電子檔案的收集工作不斷增加，在這樣的新形勢下，創新檔案管理就顯得尤為重要。之前的檔案室只存實體檔案和檔案目錄，現階段要求雙管齊下的工作制度，即同時保留紙質檔案及電子檔案，要求在具體工作中推陳出新，改進以往工作中不足的內容。任何檔案管理部門都不會將所有知識信息全部收集保存和加工利用，因此各個檔案管理部門都必須建立完善的信息共享系統，發揮信息網絡化的優勢。要想創新檔案管理方式，就要加以重視，才能改善檔案管理工作的現狀，使檔案管理更加有針對性。之后要加強對檔案管理工作的研究，創新檔案管理的方式，可以進一步減少檔案管理障礙，實現檔案信息的高效利用。

2）檔案管理方式的創新。檔案管理部門要加強宣傳工作，從各方面提高檔案管理工作的社會地位，強化管理意識。科學的使用檔案管理系統，使保管和統計的工作也變得更加方便迅速。自主研制開發信息化辦公系統，對檔案管理信息做到更深層次的利用，該系統匯集了單位的大量電子檔案，利用率高，是檔案利用最方便的平臺。檔案管理工作專業性強，要求檔案管理人員具有專業的理論知識，也要良好的職業道德和熟練的工作技能。有助于提高綜合素質和做好信息時代的檔案管理工作。

3）加強檔案信息數據的建設。建立數據庫要協調信息技術與檔案管理工作，利用信息技術，加強對電子檔案的整理與保護。選用的辦公系統應該安全可靠，根據采取電子簽名、數字加密和安全認證等技術手段，保障電子檔案安全。還要依據電子檔案保存和利用的業務要求分別建立相應數據庫。比如：電子檔案整理內部文件，以年、組織機構、保管期限為類別進行整理[3]。

4）思想觀念的創新。檔案管理工作在現實中非常繁雜，整理檔案信息，需要先對相關文件進行分類，再進行分別保存，這樣可以直接地獲取信息的關鍵部分，有效的利用檔案信息。所以創新思想觀念，有利于提高對檔案工作的認知，加強文件工作者的保密意識，提升對檔案管理工作的重視程度。利用信息技術獲取文件信息，促進文件資源高效的開發。對檔案信息的使用，可以提高更好的工作效率，這樣才能更好的體現出檔案管理工作的價值。

4 結語

檔案管理實現信息化建設是一項復雜漫長的任務，要順應時代的發展步伐，利用合理科學的檔案管理模式，不斷創新檔案管理理念，助力各行業轉型升級，力求分步實施，講求實效，努力創新，持續發展。從而提高檔案管理工作的質量和效率。