新形勢下企業檔案管理信息化建設探究

劉文雯

（儀征市棗林灣文化體育旅游發展有限公司，江蘇 儀征 211400）

21世紀，計算機網絡開始迅速發展，人們已經開始進入大信息時代，對社會的經濟和生活產生了巨大的影響，企業檔案管理信息化在這個背景下也應運而生。如今社會信息資源在各企業的市場競爭中占有重要地位，信息化建設工作的開展從根本上改變了傳統的檔案管理方式，讓企業檔案管理的成果和效率得到顯著提高。在新形勢下，開展企業檔案管理信息化的建設對企業的發展是至關重要。

1 現如今企業檔案管理中存在的問題

1.1 企業重視不高

相對于目前來說，大部分的企業對檔案管理信息化建設還不夠重視，并沒有意識到其重要性，企業領導對信息技術的發展趨勢和優點沒有深入的了解，信息技術投入資金不足，企業檔案管理信息化建設徒有其表，并沒有真正的進行建設，所以在企業中也不能發揮出其作用。

1.2 管理人員能力不夠

由于科學技術的不斷發展進步，企業檔案管理對于檔案管理人員的要求也不斷提升，需要企業招聘高知識、高學歷、高水平的管理工作人員。但是，現如今企業相關部門缺少的就是高水平人才，導致現代化的設備不能發揮出最大的作用。檔案管理工作人員的各方面基本能力，直接影響到企業檔案管理信息化的水平，管理人員沒有豐富的知識理論和實踐經驗，使檔案管理的效率和質量大大降低。而且因為有些企業體制的特殊性，在選擇檔案管理人員的時候只會應付了事，沒有責任感，對企業檔案管理信息化發展產生阻礙。

1.3 規劃不清晰

企業檔案管理工作是一件很繁瑣的事情，需要長時間又有條理的開展，所以，對企業檔案管理信息化建設要有清晰的計劃。沒有工作規劃，檔案管理工作就失去了開展的目標，變得沒有方向，使工作效率低下，管理的效果也遠不如預期。如果工作人員缺乏責任感，信息化建設就會變得缺頭少尾，最后潦草收場，在浪費時間的同時又消耗了精力與物力，得不償失，起不到任何作用。

1.4 管理體系不夠完善

擁有完善的管理體系，企業檔案管理信息化建設才能順利進行，只對檔案進行整理從而忽視管理檔案，就不能使檔案信息建設發揮最大的作用，還會使工作效率降低，從而造成檔案丟失和保存不當的事情發生，為后期對檔案的閱讀和調查帶來阻礙。

2 新形勢下企業檔案管理信息化建設的方法和措施

2.1 提高重視程度

在實際發展中，企業要想在市場競爭中的地位突出，首先要做的就是，改變自身傳統的思想觀念，對企業檔案管理信息化建設高度重視。企業的領導和檔案管理信息化建設的管理人員，需要改變對檔案管理的傳統觀念和想法，意識到檔案管理信息化建設的重要性和迫切性，為檔案管理的信息化建設工作開展提供人力物力和財力，為企業的檔案管理信息化建設引進先進技術，與一些大企業進行合作，學習其先進的技術和優點，引進其他優良企業的先進設備。其次，企業高層人員可以聘用高新技術管理人才，或者為優秀員工提供學習的機會，讓優秀人員的隊伍得到進一步擴充，管理人員要對檔案管理信息化建設有一個充分的理解和認知，改變落后的管理思想，順應時代和企業發展的潮流趨勢，認真學習管理技術和經驗，讓自己變的更充實，從而讓企業檔案管理信息化建設的發展更上一層樓。

2.2 提升工作人員的綜合素質

人類是工作的主體，管理人員的素質不達標，企業檔案管理工作就沒辦法進行。所以，必須要加強企業管理人員對各種網絡信息技術的了解和掌握，對檔案的管理人員進行培訓，加強他們對于專業信息知識點的理解，實行分明的獎罰制度，對積極參加培訓并取得良好效果的管理人員給予充分的肯定和獎勵，激發工作人員的積極性，提高檔案管理人員的綜合素質和信息技術的掌握能力。其次，企業可以引進一批高素質的檔案管理人才，傳授給其豐富的工作經驗，讓企業檔案管理信息化建設能夠跟上時代發展的潮流，與新時期的技術相連接，使企業檔案管理工作效率大大提升。最后，培養工作人員對職業的責任感和工作耐心，讓管理人員能夠改變落后的思想觀念，對檔案管理工作有更清晰的認識，多多宣傳企業檔案管理信息化建設工作的重要意義和管理的必要性，讓工作人員對檔案管理信息化建設更加重視，從而對檔案管理有更強的責任心，對待工作態度認真，使企業檔案管理工作效率進一步提升。

2.3 有良好的工作規劃

為了使企業檔案管理工作能夠順利開展，就必須為檔案管理信息化建設進行合理的規劃，制定井然有序的工作計劃，保證工作在計劃下順利進行。首先，對檔案管理工作操作方法和過程有明確的計劃，使工作人員嚴格按照具體計劃進行，并讓管理人員規范自己的操作方法，了解工作流程，使工作人員按照流程進行操作。其次，要對工作人員的操作過程進行看管和監督，防治工作人員有操作失誤和操作不當的行為，要保障操作方法的規范性，進而防止出現信息輸入不正確和無法查詢等問題。最后，要定期維護企業檔案管理系統的安全，尤其是信息庫的維護，要想使企業檔案管理信息化建設工作能夠順利進行和發展，就要確保信息化建設的各種網絡設備的運行保持暢通，讓工作更加穩定，從而使企業檔案信息化建設順利進行。

2.4 建立檔案管理體系

沒有完整統一的管理體系，就會讓企業檔案管理工作中出現很多問題，使企業檔案信息化建設的工作進程變得緩慢。所以，在企業檔案管理信息化建設當中，必須有一個完整的管理體系。管理體系需要完整且周密，保證檔案管理體系能夠正常運作的同時，又能防止一些特別情況對檔案信息化建設的發展造成阻礙。在企業發展檔案管理信息化建設的初期階段，一定要注意保管好紙質檔案，避免檔案發生丟失遺漏，讓企業信息發生泄漏情況。另外，要保障信息系統的安全性，加強對數據庫的定期檢查、網絡病毒的阻攔、查閱權限的限制和防護功能的保護。這個管理體系需要全方位覆蓋，讓工作人員做到行為規范，防止工作人員有疏忽行為。還需要盡快制定檔案管理機制，讓各個部門對自己的分工更加明確。

3 結語

信息技術在我國的地位越來越重要，其發展為我國企業的生存發展創造了良好的機會。在新形勢的要求下，企業應該緊緊跟隨時代發展的潮流，在進行企業檔案管理信息化建設的過程中，正確的運用信息技術進行信息化建設，讓企業在市場經濟的地位變得更加突出。綜上所述，對于企業的檔案管理信息化建設，企業應該根據自身的發展情況制定與其相符合的檔案管理信息化建設方案，進而讓檔案管理信息化建設的工作發揮出其具有的最大作用。