企業(yè)檔案管理的信息化建設思考分析

張世廣

（吉林省有色金屬地質(zhì)勘查局六0六隊，吉林 通化 134002）

企業(yè)想要完善檔案管理的信息化建設，其實是一件非常困難的事情。企業(yè)內(nèi)部需要做出相應的調(diào)整和改善，才能從真正意義上去實現(xiàn)這個目標。在整個過程當中，相關的工作人員要靈活的運用現(xiàn)代信息技術，將信息技術更好地應用于檔案管理方面，進而提高檔案管理的質(zhì)量與效率。在當下這個時代背景中，企業(yè)想要快速提高自己的競爭力，就必須要針對企業(yè)檔案管理這一方面做出相應的改革。要想提高企業(yè)本身的競爭力，就必須要實現(xiàn)全面的管理，檔案管理就是企業(yè)發(fā)展過程當中一個非常重要的管理層面，所以企業(yè)必須要對整個企業(yè)檔案信息管理做出相應的研究，并不斷地發(fā)展和完善。

1 企業(yè)檔案管理信息化的重要性及其建設的現(xiàn)狀

1）企業(yè)檔案管理信息化的重要性。在整個企業(yè)管理工作的開展過程當中，檔案管理是整個管理內(nèi)容當中最重要的一個環(huán)節(jié)，尤其是在現(xiàn)在信息技術和網(wǎng)絡技術發(fā)展如此迅速的當下，企業(yè)不得不將加快腳步，盡可能地實現(xiàn)檔案管理的信息化目標，企業(yè)想要提高自己的競爭力，就必須重視起來對檔案管理的信息化建設工作。通過加強相應的建設工作在一定程度上能夠提高企業(yè)檔案管理的相關質(zhì)量和效率。不僅能夠為企業(yè)減少一些不必要的成本開銷，還能將可利用的人力和物力資源分配到合理的地方，實現(xiàn)資源的合理化分配。通過整個檔案管理的信息化建設，能夠從整體角度上解放檔案管理人員的工作內(nèi)容，減刑檔案管理人員的工作壓力。檔案管理信息化的建設目標實現(xiàn)，不僅能夠使相關的人員快速的查到檔案信息，還能夠有效的利用相關資源。通過檔案管理的信息化建設，企業(yè)內(nèi)部的很多部門之間的交流就會變得非常方便，通過加強各企業(yè)之間的聯(lián)系和交流，可以更好地服務于整個企業(yè)的長遠發(fā)展，在整體角度上能夠提高企業(yè)管理的水平。

2）企業(yè)檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀。（1）檔案管理信息化的意識有待加強。監(jiān)管在當下這個激烈的市場環(huán)境之下，很多企業(yè)都意識到了企業(yè)檔案管理信息化建設的重要性，但是在具體的開展工作和落實工作當中卻出現(xiàn)了很多大大小小的問題。企業(yè)檔案管理信息化的建設現(xiàn)狀并不樂觀，還有很多問題等待相關的工作人員去解決和完善。在企業(yè)檔案管理的過程當中，存在有一些工作人員或者是領導人員對整個信息化管理的理解和認識不夠徹底，從思想方面就比較松懈信息化管理的質(zhì)量和水平，這就直接影響著整個檔案管理信息化建設的開展，會給整個檔案管理信息化建設帶來一定的阻礙。另外很多領導人也會認為答案信息化建設和公司的經(jīng)濟效益并沒有直接的關系，所以投入信息化建設只是會增加企業(yè)的經(jīng)濟壓力，白白的浪費企業(yè)的運行資金。除此之外，檔案管理工作人員在對待自己的管理工作方面也有一些態(tài)度問題，工作的能力也有待提高，所以這也就導致了檔案管理的質(zhì)量和效率比較低。（2）沒有對檔案信息化建設完整規(guī)劃。在開展信息化建設工程的過程當中并沒有和企業(yè)的整體發(fā)展和長遠發(fā)展聯(lián)系起來，所以在信息化建設的過程當中，并沒有將檔案信息化建設的作用充分的發(fā)揮出來。最根本的原因就是在于某一分企業(yè)重點看重的是眼前的經(jīng)濟收益，并沒有為企業(yè)的長遠發(fā)展和未來的擴展方向做出一個系統(tǒng)的規(guī)劃，這也就會導致檔案信息化建設的方向出現(xiàn)差錯。在信息化建設當中，企業(yè)的相關工作人員要用長遠的角度去看待問題，要做好一個長遠的規(guī)劃和方案設計，提高整個檔案信息化的水平，只有這樣才能夠?qū)n案信息化的相關資源充分的利用起來，共同服務于整個企業(yè)的經(jīng)濟收益方面。（3）檔案信息化管理人員缺乏。在開展企業(yè)檔案信息化管理工作的過程當中，管理人員的能力對于整個信息化管理的質(zhì)量來講至關重要，如果管理人員的能力達不到相應的要求，就非常不利于信息化管理工作的開展。想要高效率的開展企業(yè)檔案信息化管理，就必須要聘請更多的專業(yè)信息化人才，只有有了專業(yè)的檔案，信息化人才的外在條件，才能從整體角度上去提高整個企業(yè)檔案信息化的服務水平。可是在實際的檔案管理工作當中，很多管理人員，他們自身的工作素質(zhì)和綜合素質(zhì)都比較低，自己的業(yè)務能力達不到整個檔案信息化管理的相關要求。除此之外，在信息技術方面，業(yè)務也不夠熟練，不能夠靈活的運用一些信息技術用于日常的檔案信息化管理當中，從知識理論來講，對于整個檔案信息化管理的相關文獻了解程度不夠深入，這些都嚴重阻礙了企業(yè)檔案信息化建設工作的高效率開展。

2 企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)建設策略

1）注重檔案信息管理的概念轉(zhuǎn)化。想要更好地提高企業(yè)的檔案信息化管理水平，就必須要不斷的去更新企業(yè)領導人員對于檔案管理的觀念和看法，必須要改變相應的管理觀念才能夠和時代發(fā)展共同進步，在整個管理工作當中，工作人員需要靈活運用檔案信息化管理的創(chuàng)新模式，企業(yè)當中的領導團隊也需要投入一定的人力和物力用于整個檔案信息化建設的宣傳上，讓公司內(nèi)部的人員更好地意識到檔案信息化管理的重要性，通過這樣一個引導效果，可以促使企業(yè)的全部工作人員積極主動地參與到企業(yè)檔案管理信息化建設工作當中，這樣可以很好的促進檔案信息化建設工作的穩(wěn)定發(fā)展。

2）完善檔案信息化基礎設施的建設。想要進一步的提高企業(yè)檔案信息化建設的水平，就必須要不斷的完善建設施工當中所需要用到的基礎設施，只有加大投入力度，才能夠不斷的完善基礎設施的整體水平，企業(yè)需要在這一方面做出相應的改善，并不斷地加強基礎設施的完善。要想保證企業(yè)長遠穩(wěn)定的在市場競爭，如此激烈的環(huán)境下生存下去，就必須要以一個長遠的遠光做出相應的規(guī)劃，盡可能地實現(xiàn)檔案信息化建設的發(fā)展進度，在企業(yè)信息化建設的過程當中需要投入一定的專項資金，這樣能夠為檔案信息化工作的開展創(chuàng)造有利的條件，除了硬件設備要跟得上之外，還需要在軟件當中加強投入力度，只有這樣才能滿足企業(yè)檔案信息化建設更加符合企業(yè)的未來發(fā)展。

3）加強檔案信息化建設人才的培養(yǎng)。在整個檔案信息化建設的過程當中，必須要有專業(yè)化的管理人員參與進去，這才是提高檔案信息化建設進程的關鍵因素，企業(yè)在聘請人才的時候，一定要注意引進一些開發(fā)檔案信息化建設的工作人員。只有這樣才能更好的完成人才儲備的工作，通過積極的組織相應的信息管理人才的培養(yǎng)活動，讓檔案信息化建設人員得到專業(yè)的提升，通過采用相應的培訓活動，以此來達到提高檔案信息化管理人才的綜合素質(zhì)。不管是從理論知識上還是實踐技術方面，都要加大力度培養(yǎng)管理人員的綜合素質(zhì)，能夠讓檔案信息化人才積累更多的工作經(jīng)驗，在檔案信息化管理工作當中會更加得心應手。除此之外，企業(yè)也可以采取一定的措施去激發(fā)工作人員的工作積極性，通過制定相應的激勵機制，可以更好地促進員工不斷努力提高自己的專業(yè)能力，共同服務于整個企業(yè)檔案信息化建設的過程當中。

3 結束語

企業(yè)也想要在市場競爭如此激烈的環(huán)境下長期的生存下去，就必須要重視起來企業(yè)檔案管理工作。通過應用先進的信息化技術，全面的實現(xiàn)檔案信息化建設工作，結合企業(yè)自身的發(fā)展，采取強而有效的措施，讓檔案管理信息化建設的水平相對以前有一個顯著的提升。