從傳統方式到信息化管理過渡期的檔案管理工作思路

胡學華

（山東膠州阜安街道辦事處，山東 膠州 266300）

伴隨著社會經濟的不斷發展，各個領域運行進程逐漸加快，檔案資源增長速度過快，社會對于檔案提出了極高的需求量，利用率逐漸提升。從實際情況來看，以往單一的檔案利用方式已經不符合當代社會提出的高要求，因此，加強信息化檔案管理和創新力度是很有必要的。在以往傳統管理方式朝著信息化管理過度期間，檔案管理工作的重心有了明顯改變，從以往初級檔案存檔應用變成了滿足新形勢下發展需求的檔案現代化管理。

1 對于過渡時期檔案管理工作特征的分析

信息化是生活中非常重要的一部分，特別是對于街道辦事處檔案管理工作而言，信息化技術產生的作用極高。當處于過渡期實施檔案管理工作的過程中，從以往傳統的檔案管理模式過渡為了新型信息化管理方式，其中，相關的工作特征表現在以下幾點：其一，對于工作人員提出的要求非常高，除了熟練掌握信息化管理軟件之外，還必須熟悉所有的計算機應用知識點。其二，涉及的工作內容非常繁多，需要明確各項思路，否則后期將會發生混亂。其三，具備數據輸入比較多并且工作量大的特征，工作人員長時間的大量錄入，在錄入數據的時候有可能會發生誤差。其四，相關的規章體系和標準不具備完善性，也沒有引進一體化的管理方式，這就導致檔案管理工作和標準要求不相符，并且短時間內是無法適應該項標準的，導致工作人員的積極性被削弱。

2 從傳統管理工作方式過渡為信息化管理方式的相關思路

2.1 提升自身技能，樹立正確的思想理念

要想促使工作良好開展，提升工作質量，就需要樹立正確的思想理念，無論是在任何工作中，都應當如此。當對員工進行培訓或者是日常工作開展期間，要求管理層從各方面加深對檔案作用的關注度，比如實施政治方面的學習工作，培養職業道德素養，從被動工作轉變成主動進行工作，全面培訓角色，促使檔案管理從業人員全面了解到自身的職責，落實責任意識，探究對檔案管理工作產生的一系列影響和在社會中體現出來的價值，在促使檔案工作良好開展的基礎上增強檔案管理質量。

2.2 遵循規范性要求實施工作

處于過渡階段中，制定完善的信息化檔案管理體系是特別關鍵的，比如創建收集體系、使用和保存體系以及規范性的流程等。將檔案整合到一起集中進行管理，遵循立卷到保管、檔案利用到堅定銷毀以及檔案移交到獎懲都能夠有法可依的基本原則，為后期檔案管理工作穩定開展提供良好依據。除此之外，還必須加深制度和管理人員績效方面的聯系性，了解到檔案管理人員崗位責任和考核指標等各項要點，把制度與績效相互融合到一起，在增強從業人員檔案理念的基礎上激發人員積極性，確保檔案資料的完善性，提升檔案管理效率。

2.3 制定規范性的流程，加快運行進程

當實施信息化檔案管理工作期間，最為重要的以緩解是做好計算機數據準備工作。在傳統紙質檔案過渡到信息化數據檔案的過程中是非常復雜且繁瑣的，有著一定的龐大性，包含的數量非常多，同時工作效率對于檔案工作信息化開展情況有著直接性的影響。所以，做好前期階段準備工作，制定規范性的工作流程是非常關鍵的，這一點不容忽視。

1）依照ABC分類法實施工作。在過渡期中，需要從檔案卷宗的重要程度、價值大小和利用率以及開放性等方面入手，對全部的全宗進行排隊，采取該項方式優先整理開放類型以及價值型高且重要的檔案。2）遵循分層級著錄的原則，減少成本輸出。在進行著錄期間，可以對案卷類型進行合理劃分，分別是案卷級、文件組合級、文件級三方面入手，有效合理的進行著錄。其一，對于問題過于單一和參考價值較低的檔案，必須實施案卷級著錄工作。其二，一卷中的多項文件包含了相同內容以及相互排列在一起的檔案實施文件組合級著錄。其三，對非常重要的文件以及包含問題非常復雜的文件展開文件級著錄。3）進行分門別類，合理利用各項資源。其一，基礎非常高并且有著全引目錄的案卷，需要在全引目錄中進行分類標引。其二，對于非常特殊的檔案，可以使用計算機技術統一歸納人名和地址以及時間，給出分類號，在利用檔案目錄的基礎上減少著錄環節。

2.4 整合各項信息，加深交流反饋

對于檔案管理人員來講，可以從多方面整合以及收集有關的文件資料，在根本上確保檔案資源的完善性，提升質量，對于和標準要求不相符或者是不具備完善性的檔案來講，必須加以改進，從根本上將問題徹底解決，以免影響到檔案管理工作的有效開展。

3 街道辦事處檔案管理工作策略

3.1 構建完善的標準

健全且完善的標準以及檔案管理制度是特別重要性。從當前情況來看，在街道辦事處檔案管理期間，還存在著制度不完善以及管理十分復雜的現象，針對此種問題，就要求管理層結合實際現象來制定健全的管理體系，在遵循標準的基礎上提升檔案管理效率，促使檔案管理工作穩定開展。比如，在收集檔案信息期間，必須安排統一的整理、溫度控制和防蟲以及儲存等工作，創建規范性的電子檔案系統，利用該項系統為工作人員統一錄入和查找數據提供諸多的便利，從而促使街道辦事處檔案管理工作得到高效率開展。

3.2 定期對人才進行培訓

要想促使街道辦事處檔案管理工作得到良好的開展，少不了專業性強并且經驗豐富人員的幫助。基于此，在選取人才期間，需要落實三項要求。其一，以專業能力高的人員為主，因為該種類型人員在實施檔案管理工作期間，可以靈活應對各項問題，降低問題發生的概率。同時還需要選擇潛力高的人才，這些是選拔人才期間必須重點關注的內容，為人才灌輸先進的思想理念，這是街道辦事處檔案管理工作的關鍵，只有這樣做，才可以培養優秀的復合型人才，從中看出，加強人員培養力度特別重要。

3.3 加大檔案信息化建設工作的宣傳力度

宣傳的作用極高，通過相關探究來看，街道部門經常對檔案管理方面的內容進行宣傳，此種類型的宣傳產生的影響極高，其中受益者是檔案管理工作人員，加大宣傳力度的話將會幫助相關人員較快的接受各項新事物，摒棄以往單一理念，這些均是檔案管理期間非常重要的一方面。而實施工作建設，勇于創新等均屬于街道辦事處檔案管理工作的核心點，從中看出，對檔案信息建設進行合理宣傳特別重要。

3.4 各級管理層應當秉承認真負責的理念

在街道辦事處檔案管理工作開展過程中，要想提升高效性，就必須成立專業的領導團隊和文化隊伍，選出小組長，派遣專業性人員專門管理檔案，以此實現街道辦事處檔案信息化管理的目標。除此之外，檔案管理人員還必須積極應對各項挑戰，制定完善的決策計劃，深入掌握各項工作內容和要點，在健全和改善檔案管理工作的基礎上為后期運行奠定堅實的基礎。

4 結語

從以上論述來看，本文對從傳統方式到信息化管理過渡期的街道辦事處檔案管理工作思路進行了重點探討，明確在街道辦事處檔案管理期間，還必須制定健全的管理制度，培養高素質人才，在提升人員自身能力的基礎上促使街道辦事處檔案管理工作得到高效率開展。