高校會計檔案信息化管理探析

熊雪芬

（惠州城市職業學院，廣東 惠州 516025）

高效的會計檔案管理工作是一項極其復雜的工作，需要涉及的范圍非常廣泛，不僅包括教學科研，而且還包括行政，管理等一系列的經濟活動中的歷史記錄關系，通過高校的會計檔案管理能夠對高校的經濟活動進行高效的記載，并為今后的查找提供可靠的依據，而隨著時代的發展，會計檔案管理工作也出現了變化，信息化管理模式給會計檔案的管理模式提供了新的路徑。通過將會計檔案錄入到計算機系統當中，能夠借助網絡的形式，對信息進行有效地儲存，從而實現了脫機保存，而這種管理方法的改變，也是高校的會計檔案管理工作發生了質的飛躍，從而提高了會計檔案信息化管理的工作效率，有利于推進會計檔案事業的可持續發展。

1 高校檔案管理工作中的問題

1.1 高校對于檔案管理的信息化建設缺乏重視

高校的會計檔案信息化管理工作缺乏完善的會計檔案信息化管理制度。由于缺少充足的資金保障，因此在開展會計信息化管理的過程中，缺乏少應的配套設施做輔助，而且由于高校的會計檔案管理人員管理理念落后，無法結合時代的發展對管理理念進行調整，因此在管理的過程中存在紕漏，部分管理人員認為檔案的管理工作只需對檔案信息化進行歸檔，保存，保障高校教學科研的正常運轉，并沒有認識到檔案管理工作的真正意義。

1.2 信息化建設缺乏相應的技術支持

高校檔案管理工作在投入建設的過程中，不僅需要高校管理人員的重視程度，還需要軟件和硬件的共同支撐，但這需要高校給予必要的資金投入，才能夠促進檔案信息資源信息化建設的完成，而在實際的高校管理中，財政資源往往是由政府負擔，相對來說資金較為緊張，因此在資金的分配的過程中，更多的是投入到了學校的教學活動當中，對于檔案管理的投入較少，這就是很多高校的檔案管理信息化利用率低下的直接影響因素。

1.3 高校檔案管理人才整體素質較低

為了適應時代的發展，高校的檔案管理人員應當不斷提升自身的管理水平，通過提高對檔案管理理論的學習和先進技術的運用，從而使檔案管理人員能夠更加熟練地對高校的檔案資源進行有效的管理和整合，形成清晰的管理體系，但就目前高校的答案管理人員來說，普遍存在知識儲備低下，管理水平較弱的現象。由于管理人員能力的限制，導致高校的檔案管理工作無法與實際俱進，從而影響了高校檔案管理的信息化和專業化的開展。

2 強化高校會計檔案信息化管理的有效策略

2.1 完善高校會計檔案信息化的軟件和硬件的建設工作

首先，為了更好地促進高校會計檔案信息化管理工作的開展，在儲存硬件設施中必須保持管理的合理性，比如應當設置專門的庫房和檔案陳列柜為檔案的儲存提供優質的環境，并且在檔案庫內應當安裝空調，確保檔案庫的溫度和濕度都能保持在適宜的范圍內，不僅如此還應注意防水、防火、防潮、防主等工作，通過優化檔案儲存的環境，從而使檔案管理工作能夠更好地開展，并且在進行檔案管理的過程中，應當做到責任到人，將管理責任落實到每一個管理者當中，一旦管理出現問題，可以直接責任到人，避免了部門之間的相互推諉，提高了檔案管理的管理效率。其次，高校財務部門的檔案管理建設應當完善電子信息儲存和電子檔案軟件系統的建設，通過與會計核算系統相連接，從而獲得高校會計檔案的相關電子信息，通過對這些信息進行有效的保存，從而確保高校會計檔案信息化管理建設，能夠按照相應的管理標準穩步進行。

2.2 加強人才培養提高會計人員的綜合素質

為了更好地開展高校檔案信息化管理工作，應當建立一批綜合性較強的會計管理人員。首先，高校應當結合自身的實際情況，通過各個渠道對會計人員進行職業道德的培訓和敬業精神自律性的養成，并結合實際情況，對會計培訓方案進行合理的調整。其次，應當對高校的會計人員進行計算機網絡技術的培訓，通過提高會計人員處理會計業務的能力以及對于計算機網絡技術的熟練程度，從而促進高校會計檔案信息化管理的穩步開展，最后，高校會計檔案信息化管理人員應當樹立終身學習的理念，通過不斷吸取創新知識提高自身的素質，從而使高校的會計管理工作能夠結合計算機技術的發展做出調整，并且在日常的會計檔案信息化管理的過程中，應當結合高校的實際情況對管理工作進行有效地調整，從而為高校的計算機信息化建設打下堅實的基礎，

2.3 完善檔案信息的安全保障體系

在高校會計檔案信息化管理的過程中，應當確保會計檔案信息化管理的安全，首先，在檔案儲存的過程中，除了對相關的數據庫進行有效地保存之外，還應對其進行備份通過做好兩手準備，從而避免數據的丟失而使管理人員無所適從，并且在進行信息錄入的過程中，要注重內外網的分離以及寫入和讀取的分離，通過這種方式避免由于操作失誤而造成的數據丟失。值得注意的是，在進行檔案儲存的過程中，應當選擇專用的儲存位置，從而保證數據的完整，而且在對電腦的磁盤和服務器進行選擇的過程中，應當進行專門的認證，并且安排專業的人員進行實時的監控，從而保證數據的安全性，其次，在使用的過程中，應當對使用的用戶進行限制，只有符合規定的用戶才能夠在規定的時間進行登錄、查詢和使用。不僅如此，還應針對高校會計檔案信息化管理，做好網絡安全防護工作，通過充分利用各種防范軟件和防護系統，從而對整個會計檔案信息化系統進行實時的監控，通過對數據嚴格的限制，從而避免出現惡意攻擊和篡改的現象發生。

3 總結

結合上述分析，高校的會計檔案管理工作是高校財務工作中重要的記錄模式，也是高校管理發展過程中的重要依據。因此，我國高校應當針對當前高校會計檔案管理的問題進行有效地調整，通過完善高校會計檔案信息化管理軟、硬件建設，加強復合型人才培養力度，提高會計人員的綜合素質，完善檔案信息的安全保障體系，從而構建行之有效的會計檔案管理系統，推動高校會計檔案事業的可持續發展。