探討信息化時代中學如何做好檔案管理工作

彭舉英

（山東省萊州市第一中學，山東 萊州 261400）

檔案管理工作是各個中學的日常工作中至關重要的組成部分。檔案館保存的檔案資料是各個中學擁有的寶貴資源，一定程度上能夠幫助中學制定后續(xù)發(fā)展目標，起到促進學校發(fā)展的作用，為信息化時代下中學檔案管理工作的順利進行提供便利。但是與此同時，也有很多問題有待解決。

1 檔案管理信息化的優(yōu)勢

信息化時代使得很多工作得以采取信息化的管理模式。信息化管理方法為檔案管理工作帶來的便捷條件也是顯而易見的。便利的管理方法使得種類多樣，數(shù)目繁多的檔案資料規(guī)范的陳列在資料庫中，在必要的時候發(fā)揮真正的應用價值。檔案管理信息化工作模式具體指利用信息化管理技術，將原有模式下的檔案管理制度、措施進行升級改造。在升級改造過后，檔案資料的傳輸速度得到提升，檔案管理工作效率也得到了加強。傳統(tǒng)模式下的檔案管理方法需要人工將大量的紙質檔案資料運輸?shù)街付ǖ谋４娴攸c，需要保證運輸?shù)臋n案資料的完整性，但是運輸過程中存在不可抗因素，容易出現(xiàn)丟失或遺落的情況。而信息化可以節(jié)約人力物力，同時還能夠為檔案資料提供保障。

2 當前檔案管理信息化的問題

2.1 數(shù)據結構不統(tǒng)一

檔案數(shù)據類型多種多樣，不同類型的檔案資料存儲的數(shù)據格式也大不相同。因此，檔案管理人員進行歸檔整理工作時，還需要額外花費精力將存儲的檔案資料的數(shù)據格式進行統(tǒng)一，規(guī)范整理。如此一來，檔案資料的規(guī)整速度就會大幅度下降。這是由于傳播載體的特殊性導致的。因此，盡快解決信息化技術數(shù)據結構的雜亂性問題是十分必要的[1]。

2.2 檔案信息不整體

由于大量檔案資料是由紙質檔案轉化來的，因此容易出現(xiàn)大量存儲信息上傳不完整的情況發(fā)生，比如檔案傳輸人員遺漏信息等問題。加之中學其他管理部門對于檔案信息傳輸工作的重視程度較低，使得部分資料沒有如實得到記錄，重復或遺漏的現(xiàn)象都會使檔案信息不 準確。

2.3 檔案管理信息化水平低

近些年來，仍然存在很多中學采取傳統(tǒng)的檔案管理工作，未能及時跟上信息時代的發(fā)展步伐，沒有及時建立起信息化檔案資料存儲庫，導致中學檔案管理工作水平嚴重落后于其他中學。加之資金不足等問題的出現(xiàn)，檔案管理人員也無法及時適應管理手段的變化，拖延了檔案管理工作的改革提升速度。

2.4 安全系數(shù)不高

眾所周知，信息化時代的到來有利有弊。網絡信息技術的應用在為檔案管理工作帶來便捷條件的同時，也帶來了許多隱患。許多檔案管理人員極其容易忽略網絡安全問題。中學的檔案信息管理工作沒有安全保障，對中學檔案管理工作的未來管理也是十分不利的。

3 提升檔案管理信息化的具體途徑

為了有效應對上述不足，實踐中應積極探索與創(chuàng)新，并且各個中學要結合自身的實際情況，落實以下策略：

3.1 統(tǒng)一檔案管理數(shù)據結構

為了能夠促進中學檔案管理工作的正常建設和快速發(fā)展，同時降低中學檔案管理工作人員的操作難度。中學管理部門應當先行建立完善的檔案管理工作機制，將數(shù)據統(tǒng)計規(guī)范這一問題擺在突出位置，為后續(xù)檔案歸檔等工作提供便利條件，優(yōu)先避免由于錄入格式不規(guī)范造成的麻煩。

3.2 提升檔案信息管理手段

當前情況下，許多中學選擇利用雙軌并行的檔案管理工作模式，在日常工作過程中轉移檔案存儲資料到電子檔案存儲庫上，再提高傳統(tǒng)檔案管理工作的工作手段。保留原有管理模式中有效的部分，對信息化時代下的檔案管理手段進行改革和提升，在實踐中逐步探索，避免一次性改革的失誤和問題的發(fā)生。

3.3 優(yōu)化檔案信息管理水平

信息化時代下中學的檔案管理工作更新改革建設需要從多方面入手，無論是學校還是檔案管理的工作人員都要重視檔案管理工作。中學可以從兩方面進行檔案信息化改革工作，一是明確權責，二是建立嚴格的規(guī)章制度。做到每一個步驟都有人負責，每一個步驟都有條例可依。

3.4 提高檔案信息安全系數(shù)

信息化時代的網絡環(huán)境存在很多問題。由于網絡信息具有一定程度的開放性，中學存儲的檔案信息資料的安全性一定程度上也會受到威脅。為了避免學校的檔案信息被竊取，中學應該組織檔案管理工作人員進行信息加密工作培訓，對檔案信息進行加密處理。與此同時，還可以學習使用防火墻等措施，保護學校的檔案管理系統(tǒng)。在開發(fā)、管理檔案管理系統(tǒng)時，要注意提高所使用的軟件的安全系數(shù)，確保達到相關部門的審核標準[2]。

4 結語

綜合上述觀點，檔案管理工作是中學日常工作的重要部分，對此建立信息化管理模式和制度十分必要。希望各個中學可以積極利用信息化時代為檔案管理工作的展開帶來的便利條件，堅持改良管理措施，深化中學檔案管理工作的開展水平。