數(shù)字檔案資源建設(shè)在國家信息化體系中的地位和作用

趙慧娟

（廣饒縣檔案館，山東 東營 257300）

在新時代背景下，實(shí)施數(shù)字檔案資源信息化建設(shè)是必然發(fā)展趨勢，采取何種方式把數(shù)字檔案在信息化建設(shè)期間的作用體現(xiàn)出來，并且采取新型數(shù)字檔案管理方式解決傳統(tǒng)檔案中存在的各項(xiàng)問題，明確重要性是面臨的首要問題。

1 數(shù)字檔案資源建設(shè)在國家信息化體系中的地位和作用

自從進(jìn)入了信息化時代以后，各個領(lǐng)域內(nèi)逐漸加大了對現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，在開展檔案信息化建設(shè)工作期間，數(shù)字檔案的選擇是最為關(guān)鍵的一方面，其是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必然流程，在國家信息化體系內(nèi)應(yīng)用數(shù)字檔案資源，有利于增強(qiáng)檔案的規(guī)范性和合理性。針對企業(yè)而言，伴隨著員工流動性的增加，檔案堆積數(shù)量增多，當(dāng)應(yīng)用企業(yè)檔案信息化管理技術(shù)的話，能夠處于較短時間段內(nèi)探究實(shí)際情況，提升工作效率。再者以醫(yī)院舉例說明，保證病人資料的完善性是特別重要的，一般情況下，相關(guān)人員進(jìn)行存檔保存，可是越來越多的病例將使得醫(yī)院檔案管理部門的工作量隨之增加，以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理手續(xù)非常復(fù)雜，只有借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)下的數(shù)字方案系統(tǒng)才可以解決各項(xiàng)問題。而且，數(shù)字檔案資源建設(shè)在國家信息化體系中產(chǎn)生的作用還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止這些，檔案技術(shù)推動了人類檔案的歷史發(fā)展，從一方面來講，記錄過去事件，另外一方面，則是對于未來事件的啟發(fā)。所以，在檔案信息化資源建設(shè)期間，采取何種方式來提升檔案信息的準(zhǔn)確性和有效性是非常關(guān)鍵的。數(shù)字檔案資源的實(shí)施為后期工作提供了便利，由于是高科技類型的產(chǎn)物，所以能夠?qū)崿F(xiàn)所有檔案的及時管理以及更新效果，和以往實(shí)體檔案相比較來看，數(shù)字檔案在準(zhǔn)確性方面產(chǎn)生的準(zhǔn)確性更高。最后，數(shù)字檔案在國家信息化體系中還有一項(xiàng)非常明顯的優(yōu)勢，那就是有著特別高的安全性，這一點(diǎn)是非常重要的。雖然之前的紙質(zhì)方案流傳時間特別高，可是安全性方面較低一些，沒有數(shù)字檔案高，這是因?yàn)閿?shù)字檔案能夠應(yīng)用各項(xiàng)高科技技術(shù)加密文檔，所以和紙質(zhì)文檔比較看出，數(shù)字檔案的優(yōu)勢非常高。

2 國家檔案數(shù)字資源體系建設(shè)期間存在問題的分析

2.1 沒有制定完善的管理體系

從國家層面上進(jìn)行分析，沒有制定相應(yīng)的檔案數(shù)字資源體系建設(shè)檔案，國家檔案具備不可再生以及稀缺性特征，當(dāng)建設(shè)檔案數(shù)字資源體系以及開發(fā)數(shù)字化的過程中，離不開制度的保障。結(jié)合目前情況看出，我國各級檔案館開放檔案方式等均統(tǒng)一規(guī)定了檔案的保存和開放問題，并且也沒有詳細(xì)說明檔案數(shù)字化資源建設(shè)現(xiàn)象，管理體系不完善現(xiàn)象在國家檔案數(shù)字化以及歷史檔案館建設(shè)期間逐漸體現(xiàn)了出來，因?yàn)楦鞑块T沒有統(tǒng)一規(guī)劃檔案數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范和檔案的得不到良好的保護(hù)，因此增加了國家檔案數(shù)字資源建設(shè)的難度，檔案保護(hù)問題也得不到良好的解決。所以，從面向服務(wù)方面進(jìn)行考慮，遵循前端控制基本原則，在制定檔案數(shù)字化資源體系的過程中以不同類型的檔案、載體類型為主，設(shè)置數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 檔案管理系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)缺少

國家檔案有著還原歷史事實(shí)的功能，因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)，載體和內(nèi)容以及形式上都有著一定的特殊性。當(dāng)前階段，大部分檔案均是紙質(zhì)載體的傳統(tǒng)檔案，因?yàn)檎Z言文字變化，因此使得檔案內(nèi)容得不到有效的識別，檔案處于載體、內(nèi)容和形式等方面上也要求檔案管理系統(tǒng)具備相應(yīng)的特殊性。當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)缺失以后，國家檔案管理面臨著一定的難度，并且不利于開發(fā)和利用檔案。由于缺少統(tǒng)一的功能需求標(biāo)準(zhǔn)，國家檔案管理系統(tǒng)升級進(jìn)和擴(kuò)展成為面臨的首要難題。不同系統(tǒng)內(nèi)規(guī)定的數(shù)據(jù)類型和接口也不一樣，所以國家檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)遷徙、備份過程等無法實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)系統(tǒng)的全面兼容。

3 數(shù)字檔案資源建設(shè)在國家信息化體系中的應(yīng)用策略

3.1 調(diào)配檔案信息網(wǎng)和相關(guān)的信息資源

網(wǎng)絡(luò)化存取是數(shù)字檔案館中最為明顯的一種表現(xiàn)，該項(xiàng)表現(xiàn)說明了網(wǎng)絡(luò)有著一定的依附性，對內(nèi)的業(yè)務(wù)組織和對外的信息化服務(wù)等均立足于網(wǎng)計通連。其中，分布式海量數(shù)據(jù)庫群使得信息源具備多層次和多角度，這從一定程度上說明了數(shù)字檔案館資源建設(shè)和優(yōu)化并不是單個檔案館可以完成的，僅僅依靠檔案信息網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)是不行的，還需要各方面的相互配合，在完善信息內(nèi)容的基礎(chǔ)上重視資源建設(shè)。

3.2 加強(qiáng)檔案信息的安全保密性

在檔案信息化工作開展期間，確保檔案信息的安全性是非常重要的一方面，當(dāng)沒有結(jié)合實(shí)際情況制定安全防范措施的話，那么檔案信息工作將難以正常開展。首先，就需要制定健全的檔案信息安全體系，以層次分明的信息利用機(jī)制和權(quán)限設(shè)置為主，確保信息得到安全運(yùn)輸。并且還應(yīng)當(dāng)引進(jìn)防火墻技術(shù)，這是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)病毒和黑客入侵以后會導(dǎo)致信息受到影響。所以，必須在數(shù)字檔案資源建設(shè)大力應(yīng)用防火墻技術(shù)，將病毒和黑客進(jìn)行阻隔，以此維護(hù)檔案信息的安全性。

3.3 建立管理體系和立法

結(jié)合發(fā)達(dá)國家的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)可以看出，采取立法方式管理文件，能夠?qū)㈦娮游募碗娮訖n案的法律地位等位置有效解決。當(dāng)前階段，我國法制建設(shè)得到了良好發(fā)展，不過檔案工作方面有關(guān)于立法運(yùn)行情況相對滯后一些。國際中普遍采取的一種做法是對文件生成期間處于法律框架內(nèi)加以規(guī)范，使文件從生成到生成以后均依照法律要求加以管理，監(jiān)督文件整體環(huán)節(jié)，從文件管理的大系統(tǒng)入手，采取批量或者是完整的集合處理方式來保障電子文件的真實(shí)性以及完善性，從根本上避免對單份電子文件應(yīng)用管理措施和合法性判斷以及識別漏洞等造成的問題。有的國際標(biāo)準(zhǔn)也將該項(xiàng)思想理念全面體現(xiàn)了出來，我國正在積極主動參與到國際標(biāo)準(zhǔn)制定和有關(guān)課題研究方面，以此加快法律體系的建設(shè)速度。目前存在的問題表現(xiàn)為我國和法制建設(shè)較發(fā)達(dá)區(qū)域相比較看出，管理體系差別明顯，立法工作滯后，直接應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)的話不符合實(shí)際情況，這就要求積極面對現(xiàn)實(shí)，盡可能促使檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和我國國際標(biāo)準(zhǔn)相符合。在原則方面，面向計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)以國家標(biāo)準(zhǔn)為主，總之，應(yīng)當(dāng)減少檔案自定標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)量，落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)體系，以此達(dá)到和國家信息系統(tǒng)相互兼容的目的，防止產(chǎn)生檔案信息孤島現(xiàn)象。

3.4 增強(qiáng)規(guī)范性

標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是開展國家數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的關(guān)鍵，面對于復(fù)雜的數(shù)字資源類型，我國對數(shù)字資源共享要求和技術(shù)以及設(shè)備等都需要結(jié)合實(shí)際內(nèi)容進(jìn)行全面調(diào)查，形成數(shù)字檔案信息資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系，逐漸落實(shí)各項(xiàng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，以此確保數(shù)字資源內(nèi)容被長期保存，安全應(yīng)用，有效管理以及數(shù)據(jù)交換，最終實(shí)現(xiàn)資源共享的目標(biāo)。

4 結(jié)語

在國家數(shù)字檔案信息資源建設(shè)期間，人員是一項(xiàng)重要的保障，數(shù)字檔案信息資源建設(shè)中必須遵循以人為本的基本理念，將復(fù)合型人才當(dāng)成一項(xiàng)重點(diǎn)，加快檔案信息資源管理人才隊(duì)伍的建設(shè)力度，提升人員技能，并且還需要制定各項(xiàng)措施，比如加強(qiáng)檔案信息的安全保密性，建立管理體系和立法，以此解決各項(xiàng)問題，確保檔案的完善性和準(zhǔn)確性。