公立醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)探討

張 巍

（河北省承德市中心醫(yī)院，河北 承德 067000）

在相關(guān)新時期背景下，特別是現(xiàn)階段隨著相關(guān)醫(yī)療改革的不斷深入，相關(guān)公立醫(yī)院正面臨著更高的醫(yī)療管理要求，包括相對應(yīng)的檔案管理。公立醫(yī)院的檔案主要包含相關(guān)患者信息、病歷等等重要信息。對這些信息的有效管理對于醫(yī)院的監(jiān)管以及發(fā)展非常重要。然而現(xiàn)階段在相關(guān)醫(yī)院當(dāng)中還存在著檔案管理投入不足以及相對應(yīng)制度不完善等等問題，這些問題在很大程度上直接阻礙了公立醫(yī)院加快檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，因此現(xiàn)階段需要迫切需要改進(jìn)和優(yōu)化檔案管理，使其規(guī)范化、合理化，進(jìn)而有效推動公立醫(yī)院健康平穩(wěn)發(fā)展。

1 公立醫(yī)院檔案管理信息化特征

現(xiàn)階段在相關(guān)傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理中，公立醫(yī)院檔案存儲模式本質(zhì)上是以文本的形式所存在，另外隨著現(xiàn)階段相關(guān)檔案管理的日益普及以及實(shí)現(xiàn)信息化，檔案管理的形式不再局限于相關(guān)文本形式，而是以視聽檔案以及電子文件等等形式存在。另外由于公立醫(yī)院缺乏相對應(yīng)的傳統(tǒng)檔案管理手段，相對應(yīng)存儲空間也十分有限，因此相關(guān)檔案工作者只能有選擇地收集檔案信息資源，相對應(yīng)的信息來源有限，另外在信息化資源的實(shí)施方面進(jìn)一步有效方便了科室之間的有效聯(lián)系，檔案管理工作者可以進(jìn)一步有效收集幾乎所有與醫(yī)療檔案有關(guān)的信息。另外在公立醫(yī)院行政、財政、教育以及相對應(yīng)人力資源等等方面進(jìn)行有效檔案管理，并使其來源多樣化。此外，公立醫(yī)院的檔案不僅要服務(wù)于各種職能，同時還要服務(wù)于病人，因此相關(guān)檔案管理人員必須快速高效地處理檔案資源使其系統(tǒng)化、數(shù)字化，并使檔案中包含的信息易于獲取。通過向用戶提供諸如計算機(jī)檔案管理、光盤存儲、在線通信和視聽廣播等服務(wù)，改善檔案處理時間和檔案的利用，便利用戶查閱公立醫(yī)院檔案[1]。

2 公立醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)存問題

1）醫(yī)院檔案管理軟件系統(tǒng)建設(shè)投入不足。由于在相關(guān)認(rèn)識上的偏差，現(xiàn)階段許多開發(fā)公司都更加傾向于關(guān)注眼前利益，因此在許多醫(yī)院管理層當(dāng)中只關(guān)注醫(yī)院醫(yī)療、財務(wù)等軟件的開發(fā)和使用。針對相對應(yīng)的檔案管理軟件開發(fā)重視度明顯不夠，這就在很大程度上直接延誤了這些軟件的開發(fā)以及發(fā)展利用。

2）檔案管理人員流動性大影響工作效率。相關(guān)人才是醫(yī)院發(fā)展的主要資源。各科室存在著兼職檔案人員以及變動頻繁等等現(xiàn)象，以至于在進(jìn)行科室檔案信息化過程當(dāng)中往往由新人來進(jìn)行，這就會使得醫(yī)院只能夠進(jìn)行重新培訓(xùn)新人，在很大程度上浪費(fèi)人力物力。如果這種事情周而復(fù)始，那么必然會造成很大的損失。經(jīng)過多次實(shí)踐分析，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)要求相關(guān)科室檔案管理員相對固定，以便實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化。

3）醫(yī)院檔案管理缺乏統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)制度?，F(xiàn)代檔案管理需要有相對標(biāo)準(zhǔn)化的管理方法，必須對檔案進(jìn)行有效組織和分類，從而進(jìn)一步有效確保記錄的完整性，避免遺漏并確保相對應(yīng)準(zhǔn)確性。由于相關(guān)部門相對來說較為分散，它們具有一定的異質(zhì)。而缺乏相對統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對檔案資源的分類、管理和共享有一定的影響。在不同科室之間其檔案管理工作的特點(diǎn)也有所不同，因此針對不同科室所建立的規(guī)范也應(yīng)當(dāng)不同，這就使得醫(yī)院檔案的整合工作更加困難，也使得檔案的信息資源無法有效實(shí)現(xiàn)共享。在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程當(dāng)中，沒有相對應(yīng)較為統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，信息歸檔工作將難以順利進(jìn)行，醫(yī)院檔案的信息化管理將難以實(shí)現(xiàn)。此外，關(guān)于電子文件和電子簽名的法律效力標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化社會上仍然沒有達(dá)到共識，電子文件的權(quán)威性、公信力和準(zhǔn)時性受到影響，短期還不可能擺脫對紙質(zhì)文件的依賴[2]。

3 加強(qiáng)公立醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)措施

1）增加相關(guān)投入改善相關(guān)檔案管理條件。增加對相關(guān)檔案管理的投資以及有效改善相關(guān)行政條件是加強(qiáng)現(xiàn)階段公立醫(yī)院檔案管理電信息化的根本。為了能夠進(jìn)一步有效加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，相關(guān)公立醫(yī)院就應(yīng)當(dāng)有效加大投入，同時切實(shí)解決在檔案管理信息化設(shè)備和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等等問題。相對應(yīng)的公立醫(yī)院不僅要增加相對應(yīng)的財政投入，通過規(guī)劃投資多渠道籌集建設(shè)資金，解決檔案管理不善和設(shè)備基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后的問題，從而進(jìn)一步在滿足實(shí)際要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格遵守相關(guān)成本控制基本原則，同時為了能夠有效滿足相關(guān)工作基本要求。相對應(yīng)的檔案管理所需信息化建設(shè)設(shè)備主要有專用信息化服務(wù)器等等資源，從而有效建設(shè)公立醫(yī)院檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)平臺和本地內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)一步促進(jìn)科室之間的有效連接，同時充分利用相對應(yīng)的檔案信息，有效實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案利用效率。

2）以人為本打造優(yōu)良管理隊伍。相關(guān)公立醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)具有很高的專業(yè)性以及技術(shù)性，一支具有較強(qiáng)創(chuàng)業(yè)精神以及相對應(yīng)基礎(chǔ)扎實(shí)、善于運(yùn)用信息技術(shù)的專業(yè)人才隊伍必不可少。根據(jù)現(xiàn)階段我國相關(guān)公立醫(yī)院的實(shí)際情況，要想進(jìn)一步提高相關(guān)檔案管理隊伍的整體素質(zhì)，打造出一支高素質(zhì)的人才隊伍來，首先就需要做到以下幾點(diǎn)內(nèi)容：積極引進(jìn)相關(guān)檔案管理專業(yè)畢業(yè)生，吸收質(zhì)量管理專業(yè)人才，從而進(jìn)一步優(yōu)化檔案隊伍結(jié)構(gòu)，另外還所需要加快公立醫(yī)院檔案管理人才結(jié)構(gòu)調(diào)整，以進(jìn)一步有效促進(jìn)檔案技能提升，加強(qiáng)公立醫(yī)院在職檔案人員管理培訓(xùn)，不斷提高相對應(yīng)參觀學(xué)習(xí)、崗位培訓(xùn)等等活動的崗位技能以及綜合素質(zhì)，從而使得相關(guān)人員具備較強(qiáng)的專業(yè)信息管理知識和技能；還需要加強(qiáng)對檔案人員的考核，完善獎勵和淘汰檔案管理信息化建設(shè)的制度，根據(jù)相關(guān)信息化建設(shè)的實(shí)際需要以及檔案管理崗位的要求重組隊伍，進(jìn)一步有效優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，不能有效勝任檔案管理信息化建設(shè)的人員必須調(diào)離或持證上崗，淘汰不負(fù)責(zé)任的檔案管理人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)素質(zhì)較差的人員。

3）完善制度控制管理。公立醫(yī)院在檔案管理實(shí)踐過程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)認(rèn)真完善相對應(yīng)的檔案管理信息化發(fā)展制度，明確相關(guān)職能部門以及相對應(yīng)的個人在檔案管理信息化建設(shè)過程當(dāng)中所存在的責(zé)任，需要進(jìn)一步有效嚴(yán)格控制相關(guān)檔案管理的隨意性，提高信息化發(fā)展水平。公立醫(yī)院的檔案分類和信息化建設(shè)所涉及的材料相當(dāng)多，因此需要根據(jù)所提供材料的類型來進(jìn)行有效區(qū)分，主要是相關(guān)人員所提供的材料、組織提供的材料等等，其中主要包括醫(yī)院所有醫(yī)務(wù)人員的學(xué)習(xí)材料、回收材料等。在這一過程當(dāng)中很有可能發(fā)生填寫不規(guī)范，材料不完整，提交不及時等等問題。因此在這方面，相關(guān)公立醫(yī)院應(yīng)當(dāng)定期和有針對性地收集檔案文件，并及時有效地將其進(jìn)行分類存檔，同時考慮到記錄中缺失的信息，應(yīng)當(dāng)對其記錄進(jìn)行重新建立和補(bǔ)充，以進(jìn)一步有效確保其完整性。如果發(fā)現(xiàn)文件不符合歸檔要求，必須及時處理，文件中丟失的文件必須通知專人移交，文件也必須兼職歸還，禁止向文件中引入虛假信息，對于不能提交原件的文件，必須要求專人歸檔，從而有效保證檔案文件的完整性[3]。