芻議信息時代高職院校檔案高效化管理措施

袁靜樂

（惠州衛生職業技術學院，廣東 惠州 516007）

“互聯網+”時代的到來，檔案管理數字化發展已經成為當前高校發展中需要步入的全新進程，高職院校想要不斷提升檔案高效化管理，作為學校可以引進先進的信息化技術，將原始的檔案進行優化處理。在發揮現代信息化檔案管理優勢的同時，有效保證高職院校檔案管理有序進行。

1 高職院校檔案高效化管理的優勢

1）促進檔案管理模式的轉變。伴隨著我國高職教育的迅猛發展，高職院校檔案工作的地位和作用日益突顯，檔案管理涉及的工作范圍也越來越廣，檔案管理體制和工作方式都在經歷重大變革。為適應新時期高職院校檔案工作要求，傳統的資料管理模式并不能將有價值的檔案資料完整地保留下來，加之現階段高職院校教學特色鮮明，教學種類繁多，檔案管理數據呈多元化趨勢，這就需要利用現代信息技術輔助檔案管理工作，有效的建立系統化檔案數據庫，來處理這些龐雜的信息，并能高效地將信息長期完整地保存下來，最終實現快捷信息檢索。因此，在未來的發展過程中高職院校需對管理模式進行智能化更新，進而提高工作效率。

2）有助于提高檔案利用效果。隨著高職院校的不斷擴張，其規模越來越大，高職院校的檔案資源信息也與日俱增，這給檔案管理工作帶來了壓力和難度，因此不斷加強檔案信息化建設顯得尤為重要。高職院校通過建立電子信息檔案，節省原本傳統的紙質檔案所需的存儲空間，獲取更多的空間，保證了檔案的完整性與安全性。查檔時可以直接利用信息平臺進行快速檢索，進而縮短了查檔的工作時間。

應用網絡工具和數字化技術手段，提高開發檔案資源的水平，順利開展信息化檔案服務。大部分高職院校在對學生進行信息采集后，由高職院校內部人員登錄到學生系統對信息進行信息資源的共享，這種方式可以讓學生在信息管理平臺查詢到個人資料、課程信息等一系列內容，從而幫助學生更加合理地安排自己的學習和生活，制定相應的學習計劃。學生也可以隨時地登錄信息系統下載自己的成績單并打印，熟悉自己在學習過程中有哪些弱勢學科、并在最短的時間內進行查缺補漏。對檔案管理部門的工作人員而言，這種高效管理方式能夠大大減輕他們的工作量，也讓檔案信息管理的效果更佳。

2 高職院校檔案高效化管理措施

1）加強業務學習，提高檔案管理人員綜合素質。新形勢下國家對高等職業教育提出了新要求，高職院校檔案管理工作必須適應這種新發展，創新管理模式，全面提升檔案工作水平。但這所有的一切都需要一個重要前提，那就是須具備一支專業化的檔案管理人才隊伍。首先，高職院校可以從社會中引進高級檔案管理人才，打造專業團隊幫助學校進行檔案管理。其次，高職院校應大力支持檔案管理人員參加全省、市組織的各項培訓及學術活動，給檔案管理人員提供專業的學習平臺。信息時代發展高職院校檔案管理呈多元化趨勢發展，這就要求檔案管理人員應加強學習，確保本校檔案管理人員的專業水平能夠滿足高職院校對檔案管理高效化的相關需求。另外，還需考慮檔案管理人員的計算機專業水平，高職院校在進行檔案管理過程中，探索管理人員的計算機專業素養，所有檔案管理人員不僅僅要熟練地掌握計算機技術，從而有效提高計算機操作水平，增強綜合素質來適應新形式下的學校檔案工作要求。最后，高職院校在開展人力資源管理工作時，應當建立一定的獎勵措施，激勵檔案管理人員不斷創新。

2）利用現代化信息增強檔案管理的效果。隨著互聯網的不斷發展，信息化技術也成為高職院校檔案室檔案高效化管理的最重要措施之一。在這種情況下，高職院校需要利用信息化技術提高檔案管理的整體質量。如果高職院校對檔案管理的信息化要求較低，檔案管理就難以真正的走向高效化，特別是對于高職院校而言，學校檔案數字化管理能夠有效提升檔案管理效果，對于檔案管理工作的認知程度得到提高。

由于以往在查詢紙質檔案時，過早的紙質檔案，其內容可能存在不完整的情況，在存放的過程中可能出現了變質，導致紙張發黃、信息缺少等一系列問題。因此，高職院校可以利用信息化時代所帶來的高效管理方式，將信息化技術引入檔案管理工作中，可以隨時隨地的調用檔案、分析檔案中的信息內容。可以利用信息技術作為主要的支點，能夠在開展信息管理時建立數字化檔案信息，既可以提高所有檔案的利用率同時也能夠在獲取相關信息時及時地輸入關鍵詞，提高學校信息管理的質量。檔案管理進行優化時，其目的之一就是能夠為高職院校在后期的決策帶來一些信息支撐，使院校不斷向前發展，努力找到適合學校發展的主要方向。

3）創新管理機制，不斷完善制度建設。高職院校在進行檔案管理時應緊緊跟上時代的步伐，明確檔案管理的重要性，認真貫徹落實《檔案法》，以省教育廳《高等學校檔案管理基礎》為指導，按高校的要求構建和完善高職院校檔案管理工作機制。一是把檔案管理工作列入了學校發展規劃，檔案管理實行“三納入”，即納入學校各部門的計劃、納入管理制度、納入管理人員的職責范圍。二是調整檔案工作領導小組，校辦具體負責，各處（室）、系部負責人為責任人，同時各部門配備一名兼職資料員，負責本部門材料的收集、整理、移交等工作，做到集中統一管理，明確崗位職責，形成“領導親自抓，校辦具體抓，各處室共同抓”的檔案工作管理機制。三是通過專題會議、各類網絡平臺不斷宣傳檔案的重要性，提高全校師生的檔案意識。

不斷完善檔案管理制度建設，做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標。在完善相關制度時還應從現階段時代背景出發，考慮到檔案信息管理的安全性、準確性，確保其不會被隨意的改動。

4）優化檔案的分類與整理工作。根據學校檔案產生的領域范疇，結合檔案記述的內容性質，高職院校檔案管理大致可分為黨群檔案、行政檔案、教學檔案、科研檔案、設備檔案、財會檔案等12個類目。一方面，文書檔案按“件”、其他門類檔案按“卷”為整理單位，對紙質文件進行組件（卷）、分類、排列、編號、編目、裝訂、編頁、數據錄入、存儲、裝盒、排架等整理流程。另一方面，結合高校檔案實體分類和整理實際優化檔號結構，可直觀反映檔案的基本屬性。同時，按照檔號的順序重新編制文件歸檔目錄，豐富著錄項目，使歸檔文件目錄更契合文件整理流程，也能直接體現文件屬性，從而優化檔案管理的相關整理分類工作。同時，學校還應不斷更新文件檔案資料綜合管理系統軟件，保障檔案管理高效運作。

3 結語

綜上所述，檔案管理工作一直以來都是高職院校中不可或缺的重要部分，檔案中包括了學校從事教學、招生、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、聲像、圖表等不同形式的歷史記錄。高職院校在進行檔案管理過程中必須保證跟隨信息時代的發展步伐，不斷創新檔案管理的方式、完善檔案的管理制度。有效保證學校檔案信息安全的情況下，提高檔案管理的整體水平，促使高職院校做到檔案管理的高效化提升，在優化檔案管理工作人員工作量的前提下，優化管理水平，從而讓當前高職院校檔案管理效率效果達到真正的提升。