高校檔案數字化的重要性及其措施探析

張雪紅 龐永珍

（燕山大學，河北 秦皇島 066004）

隨著高校管理體制的不斷深入，高校在開展各項事業和擴大招生規模的同時，檔案的數量和載體、類別也在逐年增長。隨著檔案利用范圍越來越大，服務對象也越來越廣泛，檔案的管理工作的要求也在逐漸提高。加強檔案管理工作的數字化建設至關重要。檔案管理數字化建設作為我國現代檔案發展的重要手段，對于檔案管理工作具有促進作用，通過利用現代技術完善檔案管理信息化、網絡化的建設，這不僅能夠提高高校檔案數字化管理的手段，也能夠為社會現代化檔案管理事業的發展指明方向。

1 高校檔案管理工作中的問題

1.1 高校對于檔案管理的數字化建設缺乏重視

隨著素質教育的不斷推進，對于學生的教育受到了社會各界的關注，而高校在經營管理的過程中會將管理的重心投入到各項教學活動的開展當中，而檔案管理作為高校管理中的輔助內容，高校管理人員對于其發揮的作用并沒有給予高度的重視。目前雖然很多高校在檔案管理的過程中已經開展了數字化建設，但由于對檔案管理缺乏足夠的重視，在進行信息化建設的過程中投入的各項資源較少，導致很多高校的檔案管理的數字化建設進度較為緩慢。

1.2 數字化建設缺乏相應的技術支持

高校檔案管理工作在投入建設的過程中，不僅需要高校管理人員的重視程度，還需要軟件和硬件的共同支撐，但這需要高校給予必要的資金投入，才能夠促進檔案信息資源數字化建設的完成，而在實際的高校管理中，財政資源往往是由政府負擔，相對來說資金較為緊張，因此在資金的分配的過程中，更多的是投入到了學校的教學活動當中，對于檔案管理的投入較少，這就是很多高校的檔案管理數字化利用率低下的直接影響因素。

1.3 高校檔案管理人才整體素質較低

為了適應時代的發展，高校的檔案管理人員應當不斷提升自身的管理水平，通過提高對檔案管理理論的學習和先進技術的運用，從而使檔案管理人員能夠更加熟練地對高校的檔案資源進行有效的管理和整合，形成清晰的管理體系，但就目前高校的答案管理人員來說，普遍存在知識儲備低下，管理水平較弱的現象。由于管理人員能力的限制，導致高校的檔案管理工作無法與實際俱進，從而影響了高校檔案管理的數字化和專業化的開展。

2 高校檔案數字發建設的重要性

2.1 開展高校檔案數字化建設有利于適應我國檔案數字化建設整體發展

隨著我國科技的發展，互聯網技術逐漸融入到各行各業當中，而在檔案管理的過程中，也逐漸向數字化、網絡化的方向發展。近年來，我國檔案管理部門開始逐漸探索檔案數字化建設的有效措施，并制定了相關文件積極要求各級當管理部門積極響應關于檔案數字化建設的研究和實踐，雖然我國數字化信息系統建設的過程中受到了很多的阻礙，但隨著信息技術的不斷完善檔案管理，數字化模式也越來越完善。為了緊跟時代的步伐，加強高校檔案數字化建設有利于使檔案管理工作更加的便利，通過利用數字化檔案管理模式，能夠有效實現檔案管理的多樣性，從而改善傳統的檔案資源管理模式。

2.2 保護原始檔案資料，提高檔案資源的使用效率

高校檔案管理部門開展檔案數字化建設，通過合理利用數字技術和數字化信息資源為基礎完成了高校檔案的基礎建設。將高校的檔案轉為數字化信息后能夠對高校的檔案資源進行合理的開發。數字化檔案信息能夠打破傳統檔案在利用時間上的概念，通過網絡渠道能夠使更多的人快速合理的運用同一份檔案資源。通過檔案數字化還可以實現異地檔案信息資源的傳遞和利用成為可能，通過將檔案工作合理的利用能夠最大限度地利用檔案信息資源，不僅如此，通過數字化檔案信息還能夠促進計算機行業的迅速檢索，在收集各種單資源時，能夠更加便捷，有效降低對紙質資源的浪費。

2.3 檔案數字化減少管理成本

對于高校檔案管理來說建立完善的檔案管理系統是對學校負責，對學生負責的表現。但是，過去通過紙質檔案的方式，不僅需要更多的人力資源以及管理費用，而且學生紙質檔案的保管也需要占用更多的空間，對于高校檔案管理工作來說也是一筆不小的費用。如今通過先進的科學技術，將檔案數字化不僅節省了人力資源和維護費用，而且通過網絡空間的儲存，節約了存儲空間。不僅如此，通過檢索功能等類似的搜索手段，可以更快更好的找到需要搜索的內容，減輕工作量，從而減少管理成本。

3 高校檔案管理數字化的有效措施

加強檔案信息資源的開發和利用有利于實現檔案存在的價值，而這對于發展高校檔案管理工作具有重要意義，為了更好地加強檔案資源管理的開發和利用工作，應當樹立強烈的創新意識，充分認識到高校檔案管理的重要性，以下是為了促進高校檔案管理數字化建設的幾點建議：

3.1 完善高校檔案的管理制度

完善檔案管理的管理制度，實現對高校檔案的規范化管理。現代的檔案形式多以電子檔案為主，要想對其充分利用就必須統一高校各個部門之間的檔案存儲模式，從而對其進行標準化的管理工作。不僅如此，隨著現代化科技技術的迅猛發展，檔案管理工作也應與時俱進，在進行檔案管理工作時，應當充分利用計算機技術、聲像技術和網絡技術，通過與時代同步的方式，將檔案信息和檔案實體進行有效分離，使檔案的信息與物質載體分離，從而實現簡化管理、深化搜索的目的，通過這種方法不僅使檔案管理工作更加便捷，而且為用戶的查找提供了便捷條件，不僅如此，通過信息搜索傳輸的信息錄入能夠使檔案管理工作更加深層次的儲存和加工，從而形成計算機搜索和在網傳輸的便捷模式。

3.2 培養高校檔案管理人才

為了更好地實現高校檔案的信息化檔案管理，應當提高相關管理人員對于高校檔案的重視。只有在政治思想上，提高認識才能制定符合高校檔案發展的有效措施，并且通過思想的帶動，有利于促進措施的落實工作，如果管理人員在思想上缺乏對于檔案事業的重視，那么在制定管理措施時，就會缺乏完善系統或者未能從根本上提出相關的管理措施，使很多措施流于形式，不能對檔案事業的發展起到實質性的作用。因此，在開展檔案工作時，應當引進先進的管理思想，通過結合自身的工作經驗與檔案管理的實際情況相結合，從而制定出一套符合時代標準的檔案管理意識，通過網絡和科技的融合，有利于促進高校檔案信息化的發展。

不僅如此，還應強化工作人員的意識，首先，因對工作人員的信息管理意識進行改善。在檔案管理工作中需要處理較多的數據信息，而這些信息具有較大的零散性，因此在整理的過程中，相對比較繁瑣，為了保證信息的規范性，應當加強信息管理的意識，從而使檔案信息管理工作能夠順利開展，實現自身的價值。其次，應當對檔案有效使用力的意識進行強化，在整理檔案的過程中，應當采取規范的整理方法，從而提高檔案的利用率，最后，應當提高利用檔案的意識，從而實現檔案資源的合理分配，并提高檔案的有效使用率，從而避免檔案資源浪費的現象。

3.3 加強軟硬件設施的完善

提高檔案管理工作的使用率離不開軟件和硬件設施的完善。因此，對于檔案管理部門的信息化建設應列入部門預算當中，通過資金上的支持保證檔案管理部門在技術上的需要，通過先進的器材保證人事檔案的妥善保管。根據《檔案法》、《人事檔案管理制度》、《干部人事檔案數字化技術規范》等相關規定，建立符合高校規劃檔案管理需要的數據庫，做好檔案信息化的利用、檔案的轉接以及檔案的保密工作。并且加強對于檔案管理工作人員的培訓，加強人才管理，從硬件設施到軟件配置對檔案管理工作做好完善措施。

隨著時代的進步，科技的迅猛發展，科學技術也逐漸應用到各行各業當中，互聯網技術的迅速崛起，也帶動了檔案管理工作的開展，通過微信、微博、網站、App等互聯網平臺，為林業檔案的信息化管理提供了更好的途徑。通過線上、線下相結合的管理模式，使檔案管理工作能夠符合時代發展的需求，利用在線預約和查詢的方式降低檔案管理的管理成本，從而實現平臺和個人相互連接的便捷程度，通過互聯網的有效應用，增強用戶的體驗感，使企業的檔案管理工作更好地為客戶服務。不僅如此，還應對檔案管理部門所涉及的檔案建立相應的數據庫，通過大數據技術的有效應用使檔案管理工作更加便捷。

4 總結

結合上述分析，高校檔案工作是學校的重要的基礎性工作，對高校檔案進行數字化建設，不僅是檔案工作發展的必然趨勢，也是推動高校檔案事業現代化發展的重要途徑，通過高校檔案數字化能夠提高高效的辦事效率，提升檔案工作者在社會中的社會地位。而為了更好地加強檔案數字化建設，應當實現檔案管理業務流程處理的自動化，通過完善高校檔案的管理制度，培養高校檔案管理人才，加強軟件硬件設施的完善，從而促進檔案數字化建設順利開展。