信息時代檔案管理工作的實踐與創新

楊特團

（福建省漳州市紀委信息技術中心，福建 漳州 363000）

1 引言

傳統的檔案管理工作采用人工方式，收集并錄入檔案基本信息，再建立起滿足規范要求的紙質檔案，對檔案進行歸檔與保管，向外界提供檔案信息查閱服務。傳統的檔案管理服務存在著管理效率低等問題，隨著檔案數量的增多，會使得檔案資料越來越多，會給檔案管理工作人員帶來更多的工作量，檔案管理效果也不理想，需要采用信息技術進行檔案管理，通過實踐創新不斷提高檔案管理水平。

2 信息時代下檔案管理工作存在的問題

1）標準缺失。為保證可以按著統一要求對檔案信息進行處理，需要制定檔案管理標準。但在實際的檔案管理工作過程中，存在著標準缺失問題，檔案信息的采集與錄入并沒有根據統一標準進行處理，使得檔案信息缺少規范性，還容易使檔案管理工作出現偏差。隨著檔案管理信息化不斷推進，需要采集和錄入更多的信息，沒有統一標準會給后續的工作帶來很多麻煩，需要做好檔案管理標準化建設，科學合理地設置檔案管理標準，使檔案信息更為規范，更好地保證錄入信息的真實性、可靠性。

2）安全問題。紙質檔案管理需要保證檔案室濕度達到存儲要求，再做好全面的防火工作，可以引進先進的設備來保證檔案室溫度、濕度，安裝火災自動報警系統，可以很好地解決安全問題。采用信息手段對檔案進行管理，主要依賴于檔案管理數據庫，通過服務器來存儲檔案數據，不法分子會利用網絡技術侵入到檔案管理系統來獲取有價值的信息，會帶來嚴重的損失。檔案管理系統也存在著諸多不確定性因素，比如管理系統崩潰、電腦硬件損壞等問題，嚴重情況下會存在數據丟失問題，對檔案管理提出嚴峻的考驗。需要在采用信息技術進行檔案管理時，加強對數據系統軟、硬件的管理，及時做好備份工作，避免檔案信息丟失帶來損失。

3）人員素質。紙質檔案管理工作，需要工作人員完成建檔、調檔等日常工作，對工作人員的素質要求較低。采用信息技術對檔案進行管理，需要工作人員具備檔案管理平臺的操作能力，了解管理軟件的使用功能，還需要具備豐富的檔案管理知識，可以有效解決信息化檔案管理過程中存在的問題。對平時的檔案管理工作情況進行總結，向信息部門反映檔案管理軟件使用缺陷，不斷完善檔案管理軟件功能。將檔案信息情況整理成管理意見，為決策提供準確、詳實的參考依據。實際的檔案管理過程中，很多信息管理資源并沒有落實，很多檔案管理人員并沒有定期接受培訓，管理人員的素質停滯不前，不能勝任當前的信息化檔案管理工作。

4）體系問題。采用信息化手段對檔案信息進行管理，不只針對掌握檔案管理軟件的使用，還需要做好檔案數據信息采集錄入，采用數據庫對信息進行管理，保證檔案信息的安全。同時，還需要多個部門配合檔案信息化工作，但很多部門并沒有對檔案信息化管理給予足夠重視，也沒有意識到檔案管理工作的價值，使得檔案管理水平停滯不前，即便投入資金用于檔案信息化建設，但沒有建立起科學完善的檔案信息化管理體系，無法推動檔案管理工作向前發展。管理層也沒有充分意識到檔案管理工作的價值，在進行決策時沒有充分利用好檔案信息，使得決策缺少數據支持。

3 信息時代檔案管理工作創新實踐

1）樹立起正確的檔案管理理念。檔案管理人員應該樹立起正確的工作觀念，明確檔案管理工作職責，不斷提高檔案信息化管理水平。應該具備檔案信息化全面建設的理念，開展好檔案信息管理工作，并不是一個部門可以解決的，需要多個部門進行聯動，積極配合開展好檔案信息管理工作，這樣才能將檔案信息充分應用起來。還需要樹立起信息化理念，不能將檔案信息化等同于將紙質檔案轉變為電子檔案，需要將信息化應用到檔案管理的每個環節，制定信息化管理制度，明確管理內容。樹立起標準化理念，只有做好標準化管理，才能解決檔案管理無序化的現象，制定出統一的標準才能使檔案信息化管理更為規范，明確檔案管理流程，保證檔案管理按著要求有序開展，可以更好地保證檔案信息的準確性，不斷提高檔案管理工作價值。樹立檔案信息價值利用理念，將檔案管理系統進行優化升級，對檔案管理工作進行評價，利用大數據技術對檔案信息價值進行深度挖掘，為決策提供更為寶貴的信息，也可以使管理層轉變對檔案管理工作的印象，其它部門也可以更好配合檔案工作。

2）檔案管理內容。需要不斷推進檔案管理標準化建設，確定檔案創建的標準，保證檔案內容不存在遺漏。例如，對人事檔案進行建檔工作時，需要統一工作年限、年齡等計算方法，不可以存在標準不一致的問題。對音頻、視頻等檔案信息進行管理時，應該明確納入標準，都存在著那些主體要素，采用何種記錄標準。管理制度是開展檔案管理標準化的依據，應該把檔案管理內容進行細化，對每項管理內容制定合理制度，工作人員可以根據制度規定來開展檔案管理工作。檔案管理還需要按著標準化流程進行操作，從檔案信息的處理，再到為決策提供檔案數據，需要嚴格按著流程進行管理。檔案是資源整理的重點內容，如果資源管理存在問題則會使檔案管理工作無法有效開展，資源管理可劃分為入庫前、入庫后兩個不同的階段，入庫前需要做好信息收集與處理，保證錄入信息的準確、全面，可對數據信息進行驗證，保證信息的時效性，及時更新檔案信息內容。入庫后需要開展好檔案數據庫管理工作，根據檔案類型來劃分類目，并將信息納入檢索目錄，保證利用管理軟件可以對檔案信息進行查詢。定期更數數據庫內容，保證檔案信息的準確性，做好檔案信息的備份工作，對達到保存期限的檔案進行刪除。

3）檔案管理工作方式。檔案管理工作會與多個部門存在工作交叉，應該加強與其它部門的溝通與協調，保證檔案管理工作可以正常開展，保證錄入到數據庫的檔案信息都真實可靠。為了調動檔案工作人員的積極性，可以對工作人員進行績效考核，制定出科學合理的績效標準，對檔案管理工作業績突出的給予獎金獎勵，為工作人員提供公平的職業上升空間。

4）檔案管理工作人員。為了提高檔案信息化管理水平，需要定期對工作人員進行管理軟件使用、檔案管理內容、管理流程、標準化處理等方面的培訓，對培訓考核不合格的人員應該停崗學習，達到合格標準后方可以上崗。引進復合型檔案管理人才，優化檔案管理人員學歷結構，不斷提高檔案管理團隊整體素質。

5）保障檔案數據安全。為保證檔案信息系統的安全，應該對管理內容進行安全分級，絕密檔案應該給予特殊保管，做好檔案備份工作。做好檔案管理數據庫安全維護，定期更換管理密碼，對不同級別管理人員授予不同的管理權限，與檔案管理人員協定保密協議，約束管理人員的行為。

4 結語

綜上所述，在信息時代開展好檔案管理工作，應該明確檔案信息化管理內容和工作方式，工作人員樹立起正確的工作理念，加強檔案管理人員的教育培訓工作，采取有效的檔案數據安全措施，才能不斷提高檔案管理水平。